כולם שמעו על רשימת מטלות, ורוב האנשים משתמשים בה כדי לעקוב אחר עבודות יוצאות דופן שהם צריכים להשלים. עם זאת, כמו בכל דבר, רשימות מטלות יכולות לצאת משליטה במהירות, ולמעשה יכולות לסתור את הפרודוקטיביות שלך.
לחיות בלוח השנה שלך פירושו לבטל את הרשימה שלך ולתזמן את המשימות הממתינות שלך ללוח השנה שלך, במקום זאת. אם המטלות שלך גורמות לך ליותר בעיות ממה שהיית רוצה, זה יכול להיות הפתרון שלך.
רשימת מטלות לעומת חיים בלוח השנה שלך
אין שום דבר רע ברשימות מטלות כשלעצמן, אבל הן דורשות הרבה משמעת כדי להיות אפקטיביות. מטלות הן פתוחות להפליא, והאחריות היא עליך לגרום להן לעבוד כמו שצריך. אלו הם רק חלק מהדברים שעלולים לפגוע בתועלת שלהם:
- אם הם ארוכים מדי, הם עלולים להפוך למכריעים.
- הם לא מספקים הקשר לתעדוף.
- הם יכולים להיות מורכבים ממשימות מיותרות רבות.
- סביר יותר שתבצע משימות קטנות ומהנות יותר ותזניח אחרים.
- אתה צריך יישומים נוספים כדי להפוך את רשימת המטלות שלך לנייד.
מצד שני, החיים בלוח השנה שלך מטפלים ברוב הנושאים האלה בגלל איך זה עובד. כאשר יש לך יצירה שאתה צריך להשלים, אתה מסתכל בלוח השנה שלך ומתזמן את העבודה כפגישה בין שאר האחריות שלך. זה גורם לך אוטומטית לתעדף את המשימה בהקשר של העבודות האחרות שלך.
קָשׁוּר: דרכים להפוך את יומן Google ללוח השנה שלך בשולחן העבודה של Windows
בנוסף, סביר יותר שתבצע את המשימות הקשות והמורכבות יותר מכיוון שהן כבר מתוזמנות, מה שמונע דחיינות. כל זה אפשרי ללא רשימות ארוכות ומטרידות מכיוון שהיומן שלך הוא מרכז עובד של מידע שמפגיש את הכל.
רוב מקומות העבודה כבר משתמשים ביישום יומן דיגיטלי כמו אאוטלוק או יומן גוגל. זה אומר שאתה יכול לקחת אותו איתך לדרך על ידי שימוש בקישור האינטרנט או האפליקציה בכל מכשיר דיגיטלי שאתה צריך.
יש רק כמה כללים פשוטים לחיות בלוח השנה שלך שייטיבו את הניהול שלו, והם הרבה פחות מסובכים מאשר כללי רשימת מטלות.
חסימת זמן היא החבר שלך
זה משהו שאתה פשוט לא יכול לברוח ממנו, ללא קשר למדיום שבו אתה משתמש למעקב אחר משימות. חסימת זמן פירושה לקחת קצת פסק זמן בתחילת השבוע או היום שלך כדי לכתוב את כל העבודות שאתה צריך לעשות.
זוהי יוזמה חוסכת זמן שמגדילה את תפוקת העבודה שלך באופן משמעותי. על ידי כך, אתה כבר יודע למה אתה צריך לטפל מבעוד מועד, ואתה יכול לבלות את שארית שבוע העבודה שלך בהתמודדות עם האחריות שלך.
קָשׁוּר: טיפים לחסימת זמן לשיפור המיקוד שלך
לפני שאתה קופץ לעבודה שלך, הקדש 15-20 דקות למילוי לוח השנה שלך. עם מועדים בחשבון, מצא את הזמן בין הפגישות, הפרויקטים ועבודת הלקוח שלך כדי ליצור פגישה לשליחות שלך.
אם אחת מהמטלות שלך כוללת קביעת פגישה עם עמית, צור את הפגישה ביומן שלך והזמן אותם. הקפד לכלול קישור לפגישה מאפליקציית שיחות הועידה הדיגיטלית שבה אתה משתמש, אם אתה רוצה להיפגש באופן וירטואלי.
השתמש בערכות נושא כדי לנהל את המשימות שלך
קידוד צבע של פגישות היומן שלך לקטגוריות עוזר מאוד בהבחנה בין משימות, פגישות, עבודת פרויקט וחובות אחרות. במבט מהיר, תוכל לדעת מה מרכיב את השבוע שלך ולתכנן בהתאם.
כדי לעשות זאת באאוטלוק, לחץ על כל פגישה, וברצועת הסרט, לחץ סיווג > כל הקטגוריות. בחר חָדָשׁ, הקלד את השם של ערכת הנושא שלך, בחר צבע ולאחר מכן לחץ בסדר.
חזור על נושאים רבים ככל שתרצה. לאחר מכן תוכל להקצות קטגוריה לכל פגישה שאתה יוצר. ב-Google Calendar, לחץ לחיצה ימנית על כל פגישה ובחר מכל אחד מהצבעים שצצים.
קָשׁוּר: כלים לסנכרון Microsoft Outlook עם יומן Google
הקפידו למנות את הקטגוריות לפי סוג העבודה שהיא, ובחרו צבעים שאתם מגיבים אליהם היטב. כמה דוגמאות לקטגוריות יכולות להיות:
- פרוייקט עבודה
- אדמין ומשימות
- לקוחות
- פגישות
- הַדְרָכָה
שתף את היומן שלך עם עמיתים
בעוד שאתה יכול להשתמש ביישום רשימת מטלות כמו Todolist כדי לשתף את ההתקדמות שלך עם צוות אחר, אם הם לא משתמשים באותה תוכנה, הם לא יוכלו לראות אותה בקלות. זה המקום שבו לחיות בלוח השנה של ברירת המחדל של המשרד שלך יש יתרון נוסף.
על ידי שיתוף היומן שלך, הקולגות שלך יוכלו לראות את ההתקדמות שלך רק על ידי צפייה בו. זה מונע את תיבת הדואר הנכנס שלך להיסתם בהודעות דוא"ל ששואלות על ההתקדמות שלך, ואפילו לא תצטרך לתייג אותם בה. עם זאת, הקפד להודיע להם שכך אתה עובד.
קָשׁוּר: Outlook לעומת Gmail: איזה שירות דוא"ל עדיף?
כדי לשתף את לוח השנה שלך ב-Outlook:
- על הסרט, לחץ שתף את לוח השנה ובחר את זה שברצונך לפרסם.
- נְקִישָׁה לְהוֹסִיף כדי להזין את כתובות האימייל של הצוות שלך ולאחר מכן בסדר.
- תַחַת הרשאות, בחר אחד מהם יכול להציג כותרות ומיקומים אוֹ יכול לראות את כל הפרטים.
- נְקִישָׁה להגיש מועמדות ו בסדר.
כיצד ליצור יומן משותף בגוגל, תוכל לצפות בסרטון הרשמי הזה מ-Google Workspace:
היה מציאותי לגבי התזמון שלך
למרות שהחיים בלוח השנה שלך עוקפים הרבה מהסוגיות של תעדוף רשימת מטלות וניהול זמן, אתה עדיין צריך להיות מציאותי וחכם לגבי האופן שבו אתה מתזמן את המשימות שלך. למרבה המזל, יש כמה טיפים בדוקים לניהול זה ביעילות:
- אם אין לך זמן להשלים משימה גדולה, תזמן אותה כמספר משימות קטנות יותר.
- תן לעצמך יותר זמן ממה שאתה חושב שתצטרך.
- הימנע מביצוע משימות ממש לפני פגישה; תן לעצמך מרווח של 30 דקות ביניהם.
- אם משימה דחופה, החלט אם לסדר מחדש דברים אחרים בלוח השנה שלך.
הסבירות היא שתסיים את עבודתך ויהיה לך זמן פנוי, מה שאומר שתתעדכן במיילים ובפרטים קטנים אחרים שצצים במהלך היום שלך.
קָשׁוּר: שפר את ניהול הזמן עם תכונת השהיית אספקה של Outlook
חי בלוח השנה שלך כדי לשפר את הפרודוקטיביות
היומן שלך הוא כלי נוח שכבר מכיל את כל המשאבים שאתה צריך כדי לעקוב אחר העבודה שלך. לחיות בלוח השנה שלך מספק גישה משולבת לניהול עומס העבודה שלך, וזה שומר הכל במקום אחד.
באמצעות הכללים שהוזכרו לעיל, אתה תהיה בדרך לחסוך זמן, לשפר את הפרודוקטיביות שלך, ותהיה יעיל יותר בזמן שאתה עושה זאת. נסה את זה, ואולי אתה תוהה מדוע השתמשת פעם ברשימת מטלות מלכתחילה.
אם אי פעם חשבתם ש-Outlook מסיח את הדעת, הנה כמה התאמות פשוטות שעשויות להיות שימושיות.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- רשימת מטלות
- ניהול משימות
- לוּחַ שָׁנָה
- ניהול זמן
שי הוא כותב עצמאי ב-MakeUseOf, בעל רקע בניהול ואימון. פרודוקטיביות היא המשחק של שי ובזמן ההשבתה שלהם, הם נהנים לגיימינג, לצפות בסרטים דוקומנטריים ולצאת לטיולים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם