כיצד לסווג צבע את לוח השנה של Outlook שלך

ידוע היטב ששימוש בצבע לתיוג פיסות מידע שונות משפר את שימור הזיכרון, ובתמורה, את הפרודוקטיביות. ייתכן שהשתמשת בצבע כדי להדגיש הערות בבית הספר או בפגישות, או השתמשת בצבע כדי לשרטט גרפים. כך או כך, יש סיבה שאנשים משתמשים בזה.

כאשר אתה מתכנן את לוח הזמנים שלך או מזמין פגישות, לוח השנה של Outlook מגיע מצויד בכלים רבים כדי לשמור אותך מאורגן. אחד מהכלים הללו הוא תכונת הקטגוריות, המאפשרת לך לסווג פגישות לפי צבע. כאן אנו מסתכלים כיצד להשתמש בקטגוריות ב-Outlook ביעילות.

כיצד להגדיר קטגוריות בלוח השנה של Outlook

ישנן שתי דרכים שונות להגדיר קטגוריות בלוח השנה של Outlook שלך. זה תלוי אם אתה משתמש בגרסת האינטרנט או ביישום, אבל שניהם יוצרים את אותה תוצאה.

עבור גרסת האפליקציה, הדרך הקלה ביותר היא כדלקמן:

1. לחץ לחיצה אחת על פגישה בלוח השנה של Outlook.
2. על הסרט, ה קביעת פגישה הכרטיסייה אמורה להיפתח.
3. נְקִישָׁה לְסַוֵג.
4. מהתפריט הנפתח, בחר כל הקטגוריות כדי לפתוח את קטגוריות צבע חַלוֹן.
5. בחר חָדָשׁ כדי ליצור קטגוריה חדשה.
6. תן שם לקטגוריה שלך ובחר צבע לבחירתך.
7. חזור על כמה קטגוריות שתרצה, ולחץ בסדר בשני החלונות כדי להחיל אותו.

קָשׁוּר: שמור על אבטחת הדואר האלקטרוני של Outlook וחשבונות Microsoft שלך

לאחר מכן, תוכל לסווג את כל הפגישות שלך על ידי לחיצה על אירועי לוח שנה קיימים ובחירה בקטגוריה מאותה לְסַוֵג להפיל. כאשר אתה יוצר פגישה חדשה, ה לְסַוֵג האפשרות תופיע ב- תור חדש שִׁמשָׁה.

עבור גרסת האינטרנט של לוח השנה של Outlook:

1. בסרגל הכלים הכחול בחלק העליון של המסך, לחץ על שֵׁן סמל עבור הגדרות.
2. בשורת החיפוש, הקלד "קטגוריות" ובחר קטגוריות מהתוצאות.
3. בתוך ה קטגוריות חלון הגדרות, לחץ צור קטגוריה.
4. תן שם לקטגוריה שלך ובחר צבע מהאפשרויות שעל המסך.
5. חזור, לפי הצורך, ולחץ להציל.
6. נְקִישָׁה איקס כדי לצאת מההגדרות.

לאחר מכן תוכל ללחוץ על ו לַעֲרוֹך כל מינויים קיימים או חדשים, והיכן כתוב לוּחַ שָׁנָה עם עיגול צבעוני לידו, תוכל לבחור את הקטגוריה מהתפריט הנפתח. אתה יכול למחוק או לערוך את הקטגוריות שלך על ידי ביצוע אותם שלבים עבור כל גרסה ופשוט לחיצה על לַעֲרוֹך אוֹ לִמְחוֹק אפשרויות לפי הצורך.

בחירת הצבעים הנכונים

כפי שהוזכר קודם לכן, לסיווג לוח השנה שלך באמצעות צבע יש את היתרונות שלו. כל מה שאתה צריך לעשות הוא להסתכל בלוח השנה שלך לשבוע הבא, ותהיה לך סקירה מהירה של מה לצפות. אתה תדע אוטומטית מה קורה מבלי שתצטרך לקרוא את כל הטקסט ולהבחין בו בעצמך.

מחקרים הראו שצבע משפיע על ההתנהגות, הרגשות והלמידה שלנו, וחלק מהצבעים טובים יותר מאחרים בכל הנוגע לפרודוקטיביות. אלו הם:

• אדומים, כתומים וצהובים לפרטים ואחזור זיכרון.
• ירוקים לריכוז ומיקוד.
• סגולים ליצירתיות.
• בלוז לאפקטים מרגיעים.

עם זאת, עליך להימנע משימוש בצבעים שיש לך אסוציאציות שליליות איתם.

קָשׁוּר: סנכרן את Microsoft Outlook עם יומן Google

כיצד לסווג את לוח השנה של Outlook שלך ביעילות

כאשר אתה ממלא את לוח השנה שלך ב-Outlook, הקטגוריות שלך צריכות להוסיף ערך במקום רק להיות תרגיל סימון. להיות חכם לגבי האופן שבו אתה מחלק את הפגישות שלך ישפיע בצורה מיטבית על הפרודוקטיביות שלך.

ראשית, כדי לשמור על זה פשוט ויעיל, כוון לשש קטגוריות נפרדות כדי למנוע יותר מדי. ייתכן שתצטרך לקבל יותר, אבל אל תגזים.

קָשׁוּר: איך לחיות בלוח השנה שלך לניהול משימות

שנית, הם צריכים להיות סוגים שונים במובהק של עבודה. זה ישתנה בהתאם לחובות העבודה שלך, אבל זה עשוי להיראות בערך כך:

• פגישות
• שיתוף פעולה או עבודת פרויקט
• עבודת לקוח
• מִנהָל
• הכשרה ומיומנויות

יהיו כמובן אירועים שלא תמיד מתאימים בצורה מסודרת לכל תווית, אבל בחרו את זה המתאים ביותר. עשה מה שנראה לך הגיוני, ואם אתה מגלה שאתה לא באמת משתמש באחד, מחק אותו.

סיווג לוח שנה עובד

לוח השנה של Outlook שלך הוא אחד הכלים החשובים ביותר שבהם תשתמש במהלך שבוע עבודה טיפוסי. זה מאחסן את כל הפגישות והמשימות שלך שאתה צריך לגשת אליהם, כך שזה הגיוני להשתמש בו במלוא הפוטנציאל שלו.

תשחק עם צבעים וסוגי קטגוריות שונים, ותתמיד בזה. אתה תרגיש יותר מאורגן ויכול לקרוא טוב יותר את לוח הזמנים שלך, מה שיכול לחסוך זמן עצום בתקופות עמוסות אלה.

כיצד לשפר את ניהול הזמן עם תכונת ההשהיה של אאוטלוק

דחיית מסירת האימיילים שלך יכולה לעזור לך לנהל את עומס העבודה שלך ועדיין לבצע דברים.

קרא הבא

על הסופר