אם אתה חלק מצוות ניהול פרויקטים, אין גבול עליון לפרודוקטיביות. תמיד יש מקום לשפר את היעילות שלך.
בעוד שכלים שונים יכולים לעזור לך, כל מי שמעורב בפרויקט צריך לבצע כמה שיטות כדי להשלים את המשימה בצורה מיומנת. השתמש בפרקטיקות הבאות היום כדי לשפר את היעילות שלך בזמן העבודה על פרויקט.
1. שלב התכנון הוא קריטי
תכנון הוא המפתח לניהול פרויקטים. פרויקט מתוכנן בקפידה לא רק יבטיח את הצלחתו. זה גם יאשר שכל חבר צוות מבצע את המשימה הנכונה בזמן הנכון.
במהלך שלב זה, שקול את כל הדרישות מצד הלקוח ליצירת מטרות ספציפיות.
לאחר מכן המשך לשרטט את המשימות שלך ולהקצות אותן בין חבריך לצוות. לפני שמקצים את המשימות לחברי הצוות, בדקו אם הם מרגישים בנוח עם התפקידים שלהם.
קָשׁוּר: האפליקציות החינמיות הטובות ביותר לתכנון משימות
2. תקשורת יעילה
רק כאשר התקשורת בין מחזיקי העניין ברורה, ניתן לעבוד ביעילות מלאה. ודא שחברי הפרויקט נמצאים באותו עמוד עם הלקוחות וחבריהם לצוות.
בהתאם לדרישות הפרויקט, אתה עשוי להסתמך על תקשורת מסונכרנת או בזמן אמת. בין אם אתה מתקשר מילולי או לא מילולי, ההתכתבות צריכה להיות ברורה.
כל תקלה בתקשורת עלולה לפגוע בפרודוקטיביות שלך ולגרום לעיכוב בפרויקט. אתה מורשה להשתמש רָפוּי לתקשורת שקופה ומתועדת.
3. צור מאגר ידע
גם אם יש לך תקשורת חלקה בין עמיתים, מספר חברים לצוות שיבקש ממישהו את אותו המידע יהיה לא מועיל. כדי להפוך את תהליך שיתוף הנתונים ללא מאמץ, עליך ליצור בסיס ידע או מרכז נתונים באפליקציות כמו ביטריקס24.
אסוף את כל הנתונים וההוראות הנדרשים במאגר ידע והצע גישה אליו לכל חבר בפרויקט. אתה יכול גם ליצור סרטוני הדרכה הסבר כדי לסייע לחברי הפרויקט החדשים מבלי לבזבז זמן.
4. ניהול ותקצוב זמן הפרויקט
זמן הוא מהות מכרעת של פרויקט. עיכובים בפרויקט עלולים לגרום לך לאבד לקוחות יקרי ערך ולטווח ארוך. לכן, כדאי לתקצב זמן נכון בתחילת הפרויקט על מנת להבטיח את היעילות המלאה של הצוות.
להשתמש ב בזמן אפליקציה כדי לתעד את הזמן שלוקח לך להשלים כל אבן דרך ומשימה. מלבד מעקב אחר יעילות ופרודוקטיביות, האפליקציה יכולה גם לעזור לך לספק חשבוניות ללקוחות.
5. הפוך את קבצי הפרויקט לנגישים
כל פרויקט כולל יצירה ושיתוף של מאות מסמכים וניירת. חלק מהמסמכים זקוקים גם לעבודה משותפת בזמן אמת. חבר צוות שמחכה לאישור גישה לקובץ רק יתרום לעיכובים וחוסר יעילות.
אתה יכול להשתמש בכל מערכת ניהול תוכן כמו Microsoft SharePoint המאפשר לך לאחסן במאגר מרכזי אחד. ודא שלמערכת יש תכונות כמו רמות הרשאה שונות, בקרת גרסאות ומתקן ביקורת.
6. היכונו לניהול סיכונים
אף פרויקט אינו נקי מסיכונים פוטנציאליים. בעיות לא מוצדקות באמצע הפרויקט עלולות לפגוע ביעילות. לפיכך, חובה לעבור את תהליך הערכת הסיכונים לפני העבודה על הפרויקט.
עם ה אפליקציית SWOT, אתה יכול לזהות את הסיכונים ולהבין את הנזק שהם עלולים לגרום. שוחח עם הנציגים כדי למצוא פתרון לניהול הסיכון אם יתרחש.
7. תעד את כל הנתונים
תיעוד עוזר לך להגביר את האחריות והיעילות של צוות. השתתפת בפגישת זום? הפיצו את תזכיר הפגישה בפורמט כתוב. הגיע להחלטה בעל פה? תעדו זאת במייל ושלחו לכל המעורבים.
תיעוד עוזר לך לגלות את האתגרים שעומדים בפני צוות במהלך פרויקט. אלה יעבדו כמדריך גם לפרויקטים העתידיים שלך. אתה יכול להשתמש ב אסאנה מערכת הערות משימות לאחסון שיטתי של כל המידע הקשור למשימה ספציפית.
8. בחר את צוות הפרויקט בחוכמה
אנשים רבים עשויים להיות חלק מהארגון שלך, אבל אתה צריך לקבל שלא כולם מתאימים לכל פרויקט. פרויקטים שונים דורשים כישורים והתנסויות שונות. זו הסיבה שבחירה באנשים הנכונים לפרויקט תעזור להם להשקיע מאמץ מירבי.
אם תעסיק כותב קריאייטיב לפרויקט כתיבת תוכן טכני, הוא לא יוכל לעבוד ביעילות גם אם ירצה בכך. בחירה באדם הנכון תוודא שאפשר לנצל את הכישרון שלו.
9. תגמל את חבר הצוות המבצע
הגעה לאבני דרך קטנות בזמן סוללת את הדרך להשלמה בזמן של הפרויקט כולו. רק צוות בעל מוטיבציה ופרודוקטיביות יכול לעזור לך להשיג את אבני הדרך ויעדי הפרויקט.
למרות שכולם מקבלים תשלום עבור עבודתו, תגמולים והערכה בהחלט יכולים לעורר אדם לעבוד טוב יותר. על ידי תגמול חברי צוות עם השגת אבן דרך, לא רק שהמקבל יקבל מוטיבציה, אלא שחברי צוות אחרים יעבדו קשה כדי לזכות בתגמול בפעם הבאה.
10. היו פתוחים למשוב ולהצעות
משוב בונה מחברי הצוות שלך יכול לעזור לך לאתר את נקודות התורפה שאינך מודע להן. אם אתה רציני לגבי שיפור הפרודוקטיביות שלך, אתה צריך להיות חיובי לגבי ביקורת והצעות. משוב מאנשים שונים יעזור לך לשפר את עצמך.
כדי לאסוף משוב באופן דיסקרטי, יצירת טופס סקר אנונימי הוא רעיון טוב. אתה יכול לעשות טופס סקר בחינם באמצעות Google Forms ולהפיץ את הקישור שלו בין עמיתים. הם יכולים לשתף את המשוב וההצעות שלהם מבלי לחשוף את זהותם.
קָשׁוּר: Google Forms לעומת Microsoft Forms: באיזה מהם כדאי להשתמש?
אוטומציה של משימות ניהול פרויקטים יכולה לשפר את היעילות במגוון רחב. אתה יכול להשתמש בכל כלי ניהול פרויקטים הקיימים בשוק. לפני שתבחר בו, ודא שהאפליקציה יכולה למלא את מה שהפרויקט שלך דורש.
לדוגמה, אם הצוות שלך עובד על פיתוח תוכנה, אולי תרצה ללכת על כלים שתומכים ניהול פרויקטים זריז. בימים אלה, רוב הפרויקטים דורשים ממך להיות זמין בדרכים. לפיכך, הכלים שתבחרו עבור הפרויקט חייבים להיות בגרסה ניידת.
12. דע את הפרודוקטיביות שלך ואלתר
לבסוף, עליך לעקוב כל הזמן אחר הפרודוקטיביות שלך כדי ללמוד את החסרונות שלך ולשפר אותם. שימוש בכלי ניהול משימות חזק כמו טרלו יודיע לך על ההתקדמות של משימות בודדות ועל הפרויקט הכולל.
במקביל, האפליקציות יכולות להראות לך את היעילות של חברים בודדים על ידי השוואת השעות שהם מבלים כדי להשיג מטרה. אפשר גם לבצע הערכה עצמית כדי לגלות תחומים טעונים שיפור.
השלם את הפרויקטים שלך ביעילות
כעת כשאתה מכיר כמה מהשיטות הטובות ביותר להגברת היעילות, יישום אלה אמור להראות פרודוקטיביות מוגברת. פרויקטים מודרניים דורשים יעילות מרבית מחברי הצוות שלהם.
זה מועיל לבנות תרבות של למידה מתמשכת כדי להכין את הצוות שלך להתמודד עם האתגרים של פרויקטים עתידיים. חשפו את חברי הצוות שלכם לבסיס ידע פנימי או למידה מקוונת של ניהול פרויקטים לתועלת הדדית.
אם אתה מחפש לשפר מיומנויות וללמוד משהו חדש, הנה שמונת הקורסים הטובים ביותר לניהול פרויקטים מקוונים בחינם ובתשלום.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- ניהול פרוייקט
- טיפים לפרודוקטיביות
- GTD
תמל היא כותבת עצמאית ב-MakeUseOf. לאחר שרכש ניסיון רב בטכנולוגיה, פיננסים ועסקים תהליכים בתפקידו הקודם בחברת ייעוץ IT, הוא אימץ את הכתיבה כמקצוע במשרה מלאה לפני 3 שנים. למרות שאינו כותב על פרודוקטיביות ועל החדשות הטכנולוגיות האחרונות, הוא אוהב לשחק ב-Splinter Cell ולצפות בבולמוס ב-Netflix/ Prime Video.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם
