12 התכונות הטובות ביותר של Microsoft Access לניהול מסדי נתונים

ניהול מסדי נתונים יכול להיות חוזר על עצמו וקדחתני אם אינך משתמש בכלי הנכון. עם Microsoft Access, תחזוקת מסד נתונים של קשרים הופכת קלה.

המשך לקרוא כדי לדעת עוד על Microsoft Access והמרכיבים והתכונות העיקריים שלה.

מה זה Microsoft Access?

Microsoft Access הוא כלי פרודוקטיבי חזק המגיע עם חבילת Microsoft 365. במסד נתונים זה, אתה יכול להקליט, להציג, לערוך ולעקוב אחר נתונים. אתה יכול אפילו ליצור קשר בין הנתונים.

מלבד אחסון כמות עצומה של מידע, זה מאפשר אחזור ושימוש קל של נתונים בפלטפורמות שונות. Microsoft Access תומכת גם באינטגרציה עם כלים אחרים לסנכרון נתונים ללא מאמץ. חלק מהמרכיבים העיקריים שלו הם טבלאות, טפסים, דוחות ושאילתות.

1. נוף מאחורי הקלעים

תצוגת Microsoft Access Backstage היא מה שאתה רואה כשאתה מפעיל את תוכנת Access אך לא פותח מסד נתונים. עם תצוגת Microsoft Access Backstage, משתמשים יכולים לבצע משימות ניהול מסד נתונים רבות, כולל פתיחת מסד נתונים קיים ויצירת מסד נתונים חדש.

חלונית התפריט שלו מכילה פקודות שתוכל להחיל על קובץ מסד נתונים. מסרט הקובץ שלו, אתה יכול לבחור מהתבניות שלו ליצור קובץ חדש.

2. מאגר מידע

Microsoft Access היא מערכת ניהול מסדי נתונים (DBMS) המאפשרת לך ליצור ולנהל מסדי נתונים גדולים. מסד נתונים עוזר לך לשמור את המידע בצורה מסודרת.

קובץ מסד נתונים שנוצר ב-Microsoft Access 2007 או גירסאות מאוחרות יותר מגיע עם סיומת הקובץ בשם ACCDB, בעוד שבסיסי נתונים שנוצרו בגירסאות קודמות של Access ידועים בשם MDB.

בדרך כלל, כל הטבלאות של מסד נתונים של Access, יחד עם אובייקטים אחרים, כגון טפסים, דוחות, פקודות מאקרו ומודולים, מאוחסנות בקובץ בודד.

3. יחסים

על ידי יצירת קשרים, אתה יכול ליצור חיבור בין שתי טבלאות שונות. קשר גומלין כולל שדות של שתי טבלאות המכילות נתונים מתאימים.

קָשׁוּר: כיצד ליצור קשרים בין טבלאות מרובות באמצעות מודל נתונים באקסל

לדוגמה, ניתן לחבר את השדה זיהוי סטודנט בטבלת נתוני סטודנט עם שדה באותו שם בטבלת תוצאות סטודנטים. מערכות יחסים עוזרות למנוע נתונים חסרים ולקבוע במהירות את התוצאות של שאילתה.

4. מפתחות ראשיים

כשמדובר בשיוך ושילוב משמעותי של נתונים ממספר טבלאות ב-Microsoft Access, עליך להשתמש בשדה המפתח הראשי. המפתח הראשי של טבלה אחת הוא המפתח הזר בטבלה אחרת. אפשר להוסיף את שדה המפתח הראשי בטבלאות אחרות כדי להפנות חזרה לטבלת מקור המפתח הראשי.

5. טבלאות

טבלאות Access נראות דומות לגיליון אלקטרוני של Excel המכיל שורות ועמודות. אבל ב-Microsoft Access, שורות ועמודות מכונות רשומות ושדות.

יתר על כן, הוא מאחסן את הנתונים בצורה שונה מאשר גיליון אלקטרוני. עליך ליצור טבלה אחת כדי לעקוב אחר כל סוג של מידע. תהליך זה נקרא נורמליזציה. זה עוזר לך למנוע יתירות ומגמיש מסד נתונים.

6. טפסים

טפסי Microsoft Access מאפשרים לך להציג, להזין ולערוך נתונים של שורה אחת בכל פעם. טופס מכיל בדרך כלל כפתורי פקודה ופקדים לביצוע משימות אחרות כמו שליחת נתונים לכלי אחר.

באמצעות טפסים, אתה יכול לשלוט כיצד מישהו מקיים אינטראקציה עם מידע מסד הנתונים. אתה יכול למצוא כלים ליצירת טפסים ב- לִיצוֹר לשונית בתפריט Access Ribbon. כאן אתה יכול לעצב טופס משלך על ידי עיצוב טופס ריק. אבל האפשרות הטובה ביותר היא לעבור דרך אשף הטפסים.

7. דיווחים

אתה יכול להשתמש בדוחות Access כדי לעצב, להרכיב ולהציג נתונים. בדרך כלל, הוא מכיל תשובות לשאלה ספציפית. הפעל דוח בכל עת כדי לקבל את מידע מסד הנתונים המעודכן.

זה גם אפשרי לעצב דוח כדי להציג נתונים בצורה היעילה ביותר. אתה יכול לעצב אותו לצפייה, הדפסה, ייצוא או שליחה כקובץ מצורף לדוא"ל.

קָשׁוּר: מה זה Microsoft SharePoint? תכונות ויתרונות של השימוש בו

8. שאילתות

תפקידה של שאילתה הוא לאחזר נתונים העומדים בתנאים ספציפיים מטבלאות. אתה יכול גם להשתמש בו כדי לבצע כמה חישובים מוגדרים מראש. ביישום שולחן העבודה של Access, אתה יכול להשתמש בשאילתות לעדכון או מחיקה של מספר רשומות בו-זמנית.

שאילתות יכולות להיות משני סוגים: שאילתות בחירה ושאילתות פעולה. בעוד שאילתת בחירה מאפשרת למשתמשים להציג, להעתיק ולהדפיס נתונים שאוחזרו, שאילתת פעולה יכולה לבצע משימה עם הנתונים.

9. מאקרו

מאקרו הוא כלי שממכן משימות ומוסיף פונקציונליות לחלקי מסד נתונים שונים, כולל טפסים, דוחות ובקרות. זוהי תוכנית להפוך משימות ידניות לאוטומטיות כמו פתיחת דוח, הפעלת שאילתה, העתקה והדבקה ועיצוב טבלה ב-Access שאתה עושה באופן קבוע.

לדוגמה, על ידי צירוף מאקרו ללחצן פקודה, אתה יכול להבטיח שהמאקרו פועל כאשר אתה לוחץ על הכפתור הזה.

קָשׁוּר: כיצד להתחיל להשתמש בפקודות מאקרו ב-Word

10. מודולים

מודול הוא קבוצה של הצהרות ונהלים המוסיפים פונקציונליות למסד הנתונים שלך. הצהרות אלו מורכבות כיחידה. אתה צריך להשתמש בשפת VBA כדי לכתוב מודולים.

יכולים להיות מודולים כיתתיים או מודולים סטנדרטיים. מודולי הכיתה משויכים לטפסים ודוחות, בעוד שהסטנדרטיים אינם מחוברים לשום אובייקט.

11. מסיכות קלט

מסיכות קלט מציינות את הפורמט החוקי של ערך הקלט שלך בשדה. עם זאת, תכונה זו זמינה רק עבור מסדי נתונים שולחניים של Access.

מסיכות קלט יכולות להבטיח את העקביות של הערך שהוזן, במיוחד בשדות רגישים לערכים כמו מספרי טלפון ומיקוד. הוא מכיל חלק חובה ושני חלקים אופציונליים, כל אחד מופרד בנקודה-פסיק.

12. כללי אימות

אתה יכול להשתמש בכללים האלה כדי לאמת את הנתונים שאתה מזין למסד נתונים. בונה הביטויים יכול לעזור לך לעצב את הכלל בצורה מדויקת. ל- Microsoft Access יש שני סוגים של כללי אימות:

כלל אימות שדה

אם תגדיר כלל אימות עבור שדה, Access מונע ממך לצאת משדה זה אלא אם כן תזין ערך חוקי. נניח שאתה מוסיף >=#12/01/2021# ברכוש של כלל אימות של שדה התאריך. במקרה כזה, עליך להזין תאריכים רק ב-1 בדצמבר 2021 ולאחריו.

כלל אימות רשומות

אתה יכול להשתמש בו כדי לקבוע מתי תוכל לשמור רשומה. כלל זה מתייחס לשדות אחרים באותה טבלה ומשווה את הערכים שלהם.

Microsoft Access לניהול מסד נתונים יחסי

כשמדובר בניהול מסד נתונים יחסי, Microsoft Access מציעה פתרון חלק למשתמשים עסקיים. מאמר זה דן בתכונות הבסיסיות של Microsoft Access, וקרא שיהיו לך מושג בסיסי על הכלי.

אם אתה מעוניין ללמוד כיצד ליצור מסד נתונים פשוט באמצעות Microsoft Access, עיין במאמר הבא.

כיצד ליצור מסד נתונים ב-Microsoft Access: מדריך שלב אחר שלב

רוצה ליצור מסד נתונים פשוט ב-Microsoft Access כדי לחדד את כישורי מסד הנתונים שלך? להלן מדריך שלב אחר שלב כיצד לעשות זאת.

קרא הבא

על הסופר