כיצד לשתף ולהגן על Google Sheets שלך

Google Sheets הוא כלי רב עוצמה לשיתוף פעולה עם עמיתיך. אבל מה אם אתה צריך להסתיר מידע רגיש בקובץ Google Sheet ועדיין לתת גישה למשתמשים אחרים?

למרבה המזל, ל-Google Sheets יש תכונות שיתוף ופרטיות חזקות, המאפשרות לך לשתף גיליונות ספציפיים בקובץ שלך מבלי לפגוע בפרטיות של מידע אחר.

הנה איך אתה יכול לעשות את זה.

כיצד לשתף את קובץ ה-Google Sheets שלך

אם אתה מתכנן לעבוד עם משתמשים מרובים, תחילה עליך לדעת את היסודות של שיתוף קובץ Google Sheet שלך. כדי לשתף אותו בצורה מאובטחת, תחילה עליך לשמור את הקובץ. לאחר שתעשה זאת, בצע את השלבים הבאים.

1. הקלק על ה סמל שיתוף בפינה הימנית העליונה של המסך.
2. א שתף עם אנשים וקבוצות יופיע חלון. משם, ב- הוסף אנשים וקבוצות בשדה, הקלד את כתובת האימייל של האנשים שאיתם אתה רוצה לשתף את הקובץ.
3. לאחר שהזנת את כתובות האימייל שלהם, א להפיל התפריט יופיע ממש ליד שדה האימייל. בחר עוֹרֵך כדי שהאנשים שאיתם שיתפת את הקובץ יוכלו לערוך אותו.
4. לאבטחה נוספת, לחץ על סמל הגדרות בפינה הימנית העליונה של חלון השיתוף.
5. תַחַת הגדרות שתף עם אנשים, הקפד לבטל את הסימון עורכים יכולים לשנות הרשאות ולשתף, ו צופים ומגיבים יכולים לראות את האפשרות להוריד, להדפיס ולהעתיק.
instagram viewer
6. לאחר שתסיים, לחץ על סמל חץ אחורה כדי לחזור לחלון שתף עם אנשים וקבוצות.
7. מתחת לשדה כתובת הדוא"ל, לחץ על הודע לאנשים תיבת סימון כדי להבטיח שהם מקבלים הודעה בתיבת הדואר הנכנס שלהם על הקובץ. אתה יכול גם להוסיף הערות או הוראות עבורם ב- הוֹדָעָה שדה.
8. לאחר שתהיה מרוצה מכל ההגדרות, לחץ על לִשְׁלוֹחַ.

זה יאפשר למשתמשים לראות ולערוך את קובץ Google Sheets. עם זאת, אל תעשה זאת עדיין אם עדיין לא סיימת להכין את הקובץ שלך.

קָשׁוּר: כיצד להגן באמצעות סיסמה ולנעול את ה-Google Sheets שלך

הקצאת עורכים לגיליונות בודדים

לאחר שהכנת גיליונות בודדים עבור משתמשים שונים, כעת תוכל לנעול אותם למשתמש שהוקצה. כך, אינך צריך לדאוג שמשתמשים יבלבלו בהזנת נתונים עבור אנשים אחרים. יש את השלבים להקצאת עורכים ייחודיים לכל גיליון.

1. מקש ימני בכרטיסייה שברצונך לשתף עם אדם ספציפי.
2. לחץ על הגן על סדין.
3. חלון צד נקרא סדינים וטווחים מוגנים יפתח.
4. אתה יכול להוסיף את ההערות שלך לגבי הגיליון באופציונלי הזן תיאור שדה.
5. תחת דַף בכרטיסייה, ודא שהגיליון הנכון נבחר בתפריט הנפתח.
6. משם, לחץ על הגדר הרשאות.
7. ה הרשאות עריכת טווח יופיע. בחלק העליון של החלון, לחץ על הגבל את מי שיכול לערוך את הטווח הזה כפתור רדיו. ב תפריט נפתח תחת אפשרות זו, בחר המותאם אישית.
8. אם שיתפת בעבר את הקובץ עם משתמשים אחרים, תוכל לבטל את הסימון של המשתמשים שאיתם אינך רוצה לשתף את הגיליון. אחרת, אתה יכול להוסיף עורכים חדשים ב- שדה אימייל קרוב לתחתית החלון.
9. לאחר שתסיים להוסיף את כל העורכים הדרושים לך, לחץ על בוצע.
10. לאחר שגוגל שמרה את העדפות השיתוף שלך, והקצית עורך חדש, "מישהו צריך גישה לקובץ"יופיע חלון.
11. בחר את שתף עם אדם X: ערוך לחצן הבחירה ולאחר מכן לחץ על לַחֲלוֹק.

לאחר השלמת תהליך זה, כעת שיתפת את הגיליון הספציפי עם מישהו אחר.

כעת, לאחר ששיתפת חלק מהגליונות עם אנשים ספציפיים, אולי תרצה להסתיר גיליונות אחרים מכולם. גיליונות אלה עשויים להכיל נוסחאות, הערות או דברים אחרים שאינך רוצה שהם יראו. למרבה המזל, אתה יכול לעשות זאת בקלות עם ההוראות שלהלן.

1. מקש ימני הכרטיסייה שברצונך להסתיר.
2. בחר הגן על סדין.
3. בתוך ה הגן על סדינים וטווחים חלון צד, ודא שהגיליון המתאים נבחר.
4. לחץ על הגדר הרשאות.
5. בתוך ה הרשאות עריכת טווח חלון, לחץ על הגבל את מי שיכול לערוך את הטווח הזה כפתור רדיו. לאחר מכן, בתפריט הנפתח, בחר רק אתה.
6. לחץ על בוצע.
7. כשתחזור לקובץ Google Sheet שלך, לחץ שוב עם הלחצן הימני על הכרטיסייה שברצונך להסתיר.
8. הפעם, לחץ על הסתר גיליון.
9. הגיליון שברצונך להסתיר ייעלם מהעין.
10. אם אתה רוצה לראות את הגיליון שוב, לחץ על סמל תפריט המבורגר (ממש ליד סמל פלוס בסרגל לשוניות הגיליון). אתה אמור לראות את כל הגיליונות המוסתרים באפור.
11. נְקִישָׁה על הגיליון הנסתר שאתה רוצה לראות.
12. הגיליון המוסתר יופיע שוב במקומו הקודם בסרגל לשוניות הגיליון. עם זאת, גם משתמשים אחרים יכולים לראות את זה.
13. כדי להסתיר אותו שוב, חזור על השלבים שלמעלה.

לאחר שהדבר נעשה, כעת תוכל להסתיר את הגיליונות שאינך רוצה לשתף מבלי שתצטרך ליצור קובץ Google Sheets אחר.

קָשׁוּר: נוסחאות מטורפות של Google Sheets שימושיות במיוחד

הסרת הגנת גיליון

לפעמים, ייתכן שתרצה להסיר את ההגנה של גיליון כדי שכל שאר המשתמשים יוכלו לראות אותו. אם זה המקרה, אלה השלבים שעליך לבצע:

1. בתוך ה תפריט הבר, לחץ על נתונים> הגן על גיליונות וטווחים.
2. בתוך ה סדינים וטווחים מוגנים בחלון הצדדי, אתה אמור לראות רשימה של הפריטים המוגנים שברשותך.
3. נְקִישָׁה על שם הגיליון שברצונך לבטל את הנעילה.
4. לאחר לחיצה על מאפייני הגיליון המוגן, בחר את סמל אשפה חוץ מ שדה תיאור.
5. חלון ישאל, האם אתה בטוח שברצונך להסיר את הטווח המוגן הזה? בחר לְהַסִיר.
6. Google Sheets יחזיר אותך לחלון הגיליון האלקטרוני הראשי, והגיליון שהוגן בעבר נגיש כעת לכל המשתמשים המשותפים.

שיתוף של מה שצריך בלבד

תכונות הגנת גיליון אלו מבטיחות שתוכל לשמור על שלמות הנתונים שלך. כך, אתה בטוח שרק המשתמש המיועד יכול לגשת לגיליונות שאתה צריך.

זהו גם פתרון טוב לסדר הקבצים שלך. הסיבה לכך היא שאינך צריך ליצור קבצים נפרדים כדי לשתף עם משתמשים שונים, ואתה יכול בקלות לקשר את התוצאות מכל גיליון לגיליון הראשי שתוכל להסתיר ממשתמשים אחרים.

אתה יכול להגן על הנתונים שלך עם התכונות האלה מ-Google Sheets, הכל מבלי לשלם אגורה.

10 הפריצות המהירות הטובות ביותר של Google Sheets שכנראה לא הכרת

גלה כיצד תוכל לקחת את Google Sheets לשלב הבא ולהוסיף נוחות לחיים המקצועיים או האישיים שלך.

קרא הבא

על הסופר