כיצד לתכנן בקלות פרויקט באמצעות נייר דרופבוקס

תכנון פרויקטים יכול להיות מייגע וסוחף, במיוחד כאשר הוא מצריך את כל הצוות שלך לשתף פעולה במשימות נפרדות, מפגשי סיעור מוחות ועוד.

למרבה המזל, ישנם כלים טכניים בחוץ שיכולים לפשט את תהליך תכנון הפרויקט. והכי טוב, חלקם בחינם. Dropbox Paper הוא כלי חינמי ליצירה ועריכה של מסמכים המוצע דרך Dropbox. כל מה שאתה צריך זה חשבון Dropbox.

תכנון פרויקטים עם דרופבוקס נייר

נייר דרופבוקס כולל את כל הכלים הדרושים לתכנון פרויקטים בקלות ובמהירות. לדוגמה, אתה יכול להשתמש בכלי ציר הזמן כדי להגדיר תאריכים למשימות ול לדמיין את כל הפרויקט שלך.

אתה יכול גם ליצור רשימות מטלות ולתייג חברי צוות ספציפיים שאחראים לכל משימה. החלק הכי טוב? אתה יכול לעשות את כל זה במסמך אחד, מה שמקל על מעקב אחר כל הפרטים.

נייר דרופבוקס הוא ידידותי לסיעור מוחות

לפני שאנחנו צוללים פנימה, אנחנו רוצים לשתף את זה: אתה לא צריך להבין את כל הפרויקט שלך לפני השימוש בכלים האלה. כמו כן, אולי תרצה למד עוד על מה זה בעצם Dropbox Paper.

קל לשתף פעולה עם הצוות שלך לסיעור מוחות על פרויקטים בזמן שאתה מתכנן אותם. כל חברי הצוות שלך יכולים להציג ולערוך מסמכי Dropbox Paper בו-זמנית.

פיתוח קווי זמן באמצעות ציר הזמן של הפרויקט

ראשית, בואו ניצור ציר זמן בסיסי של הפרויקט. פתח מסמך Dropbox Paper חדש ותן לו שם בהתאם לפרויקט שלך. לאחר מכן, בצע את השלבים הבאים:

1. בתחתית המסמך שלך, תראה את סרגל הכלים Dropbox Paper. בחר את סמל ציר הזמן, שנראה כמו לוח שנה מיניאטורי.
2. ציר הזמן שלך יופיע. לאחר מכן, בחר את החץ שליד 2 שבועות כדי לבחור את אורך הפרויקט שלך.

הגדרת אבני דרך

השלב הבא הוא להגדיר את אבני הדרך בפרויקט שאתה רוצה שהצוות שלך ישלים במהלך הפרויקט. כדי לעשות זאת:

1. העבר את העכבר מעל התאריך וא סמל דגל יופיע. בחר בו.
2. תן שם לאבן הדרך שלך.

אם אתה מזין אבן דרך שגויה או פשוט רוצה להסיר אחת, לחץ על אבן הדרך בציר הזמן ובחר בסמל פח האשפה.

הוספת משימות

עם כל אבני הדרך שלך שהוזנו, כעת תרצה לעבור ולהוסיף משימות ספציפיות עד לתאריך היעד. אלו המשימות שאתה צריך להשלים כדי להגיע לכל אבן דרך.

1. רחף מעל החלל הריק שמתחת לכל תאריך כדי לגרום לשטח אפור להופיע. בחר בו כדי לפתוח את חלון פריט חדש.
2. הזן את שם המשימה שלך והוסף תיאור של המשימה במידת הצורך.
3. הקצה את המשימה על ידי בחירה ב- הקצה סמל (הגוף עם עיגול סביבו).

אם ברצונך למשוך תשומת לב למשימות ספציפיות, תוכל לקוד אותן בצבע על ידי בחירה ב- סמל פלטה בפינה השמאלית העליונה של החלון. לדוגמה, אתה יכול לצבוע משימות בעדיפות גבוהה באדום.

ארגון משימות באמצעות רשימת המשימות

אם אתה רוצה לוותר על ציר הזמן, אתה יכול להשתמש בכלי רשימת המטלות. לחלופין, אתה יכול להשתמש ברשימת המטלות עם הכלי ציר הזמן כדי לארגן עוד את משימות הפרויקט.

לדוגמה, אתה יכול למקם אבני דרך מרכזיות בציר הזמן ואת המשימות שלך עם תאריכים בתוך רשימת המטלות. כאשר משימות הושלמו, אתה פשוט סמן את התיבה שליד המשימה.

כדי להגדיר רשימת מטלות:

1. בחר את סמל רשימת מטלות (שנראה כמו סימן ביקורת) בסרגל הכלים בתחתית המסך.
2. הזן את שם המשימה שלך.
3. בחר את התאריך והזן תאריך.
4. אם ברצונך להקצות את המשימה למישהו בצוות שלך, בחר ב הקצה סמל והזן את השם או האימייל שלהם.

זהו זה! אם ברצונך להעיר הערות לגבי משימות ספציפיות, תוכל לעשות זאת על ידי בחירה ב- סמל תגובה (שנראה כמו בועת דיבור) ליד המשימה.

תכונות נוספות לתכנון פרויקט

לאחר מילוי ציר הזמן של הפרויקט ורשימת המטלות שלך, אתה כבר בדרך לתכנון הפרויקט המושלם. אם אתה רוצה לקחת את תכנון הפרויקט שלך עוד יותר רחוק, הנה כמה תכונות נוספות שעשויות להיות מועילות.

תיוג מסמכים

האם יש לך מספר מסמכים עבור כל פרויקט שאתה עובד עליו? זה יכול להפוך במהירות לבלבול ומתסכל עבור הצוות שלך. הדרך הפשוטה ביותר לארגן את מסמכי הפרויקט שלך היא באמצעות תיוג.

תיוג (#) מאפשר לך למקם תג על המסמכים והקבצים שלך, כך שתוכל למצוא אותם בקלות בחיפוש. כדי לתייג את המסמכים שלך:

1. מצא את המסמך או הקובץ שברצונך לתייג ב-Dropbox ובחר בו.
2. בחלון מימין, הוסף תג לתוך הוסף תג קופסא.
3. השתמש בתגיות שמתארות את הפרויקט שלך. לדוגמה, #March2022MarketingCampaign יעבוד בדוגמה זו.

כאשר אתה רוצה למצוא מסמכים עם התגים שלך, הזן את התג בשורת החיפוש של Dropbox.

תבנית תכנון פרויקטים

לא רוצה ליצור פרויקט בתוך Dropbox מאפס? Dropbox עושה את זה פשוט עם תבנית תכנון הפרויקט שתוכל למצוא כאן.

פשוט בחר השתמש בתבנית, והתבנית תיפתח בתוך חשבון Dropbox Paper שלך. תבנית זו כוללת גם רשימת מטלות וגם ציר זמן, כמו גם מידע אחר כגון מידע על הפרויקט.

מלא את המידע שלך, ותהיה מוכן. זה גם ניתן לעריכה מלאה, כך שתוכל לבצע שינויים שיתאימו לצרכים הספציפיים שלך.

דרך מצוינת נוספת לשמור על קבצי הפרויקט שלך ביחד היא לקשר את הקבצים האלה למסמך הפרויקט הראשי שלך.

כדי להשתמש בתכונה זו, פתח את מסמך תכנון הפרויקט שלך. לאחר מכן, בצע את השלבים הבאים:

1. בסרגל הכלים, בחר את הוסף סמל Dropbox Files, שנראה כמו קופסה פתוחה.
2. באמצעות סרגל החיפוש, אתר את הקובץ שברצונך להוסיף למסמך שלך. זה יכול להיות כל דבר, מחוזים ועד מצגות. אתה יכול גם להעלות מסמכים על ידי בחירה העלה קבצים.
3. סמן את המסמך ובחר בחר.
4. הקובץ, המסמך או התמונה יוכנסו למסמך שלך. ניתן גם ללחוץ על הקובץ כדי לפתוח אותו עוד ולצפות בו במסך מלא.

מה עוד אתה יכול לעשות עם חשבון Dropbox שלך?

Dropbox Paper הוא כלי נהדר לכל דבר, החל מתכנון פרויקטים ועד ליצירת מסמכים שלמים עם חזותיים. אז מה עוד אתה יכול לעשות עם חשבון Dropbox שלך? השמיים הם הגבול.

3 שימושים ייחודיים ויצירתיים עבור חשבונות Dropbox

לחשבונות Dropbox יש מגוון שימושים ייחודיים שתוכלו ליהנות מהם עם כלי שיתוף וכלי צד שלישי. הנה כמה לנסות...

קרא הבא

על הסופר