8 טעויות תקשורת נפוצות שיש להימנע מהן בצוותים וירטואליים (ומה לעשות במקום זאת)

לאחר ששינית את אופן פעולתו של הארגון שלך, חיוני שתקדיש את הזמן כדי לטפח תרבות תקשורת טובה בסביבת העבודה הוירטואלית שלך. הסיבה לכך היא שהדרך שבה נהגת לתקשר עם עמיתים בסביבה משרדית מסורתית אינה מתורגמת בהכרח לעולם הוירטואלי.

לכן, שכתוב של ספר התקשורת שלך הוא המפתח להצלחה בצוות וירטואלי, ואחת הדרכים להשיג זאת היא לדעת מה לא לעשות.

1. שימוש בדוא"ל כאמצעי התקשורת העיקרי שלך

למרות שעדיין יש לאימייל תפקיד במקום העבודה המרוחק של היום, זה לא אמור להיות אמצעי התקשורת העיקרי שלך. אתה יכול לאבד במהירות מעקב אחר הודעות כשהן קבורות בתיבת הדואר הנכנס שלך, מה שמוביל לירידה בפרודוקטיביות.

אתה עדיין יכול להשתמש בדוא"ל כדי לתקשר עם לקוחות ולמקד לידים. עם זאת, ישנם אחרים כלי תקשורת מעשיים שמתאימים יותר להעברת הודעות ולשיתוף פעולה עם עמיתיך המרוחקים.

כלי הודעות מיידיות כמו רָפוּי טובים לשיחות מהירות הלוך ושוב וליצירת ערוצים לנושאים או פרויקטים ספציפיים. אתה יכול גם למנף אפליקציות להעברת הודעות כמו לְהִתְפַּתֵל לתקשר באופן אסינכרוני, תוך כלי ניהול פרויקטים כמו טרלו אוֹ אסאנה מאפשר לך ליצור, להקצות ולעקוב אחר משימות.

2. נכשל בתכנון הבדלי אזורי זמן

במשרד מסורתי, אנשים עובדים בדרך כלל באותו חלל ובאותן שעות עבודה. עם זאת, כאשר יש לך חברי צוות וירטואליים על פני אזורי זמן שונים, דברים יכולים להסתבך יותר אלא אם כן אתה מתכנן את זה.

עליך להיות מודע להפרשי השעות ולמצוא שעות חופפות לקביעת פגישות. עם זאת, אינך צריך לשנן את אזורי הזמן או המיקומים של עמיתיך כדי להשיג זאת. אתה יכול להשתמש בממירי אזור זמן כמו Timezone.io או אפליקציות יומן משותפות כמו מדי יום כדי לעזור לתזמן ולנהל את זמני הפגישות. זה מאפשר לך לחסום זמן שנוח לכולם.

3. הסתמכות יתרה על תקשורת טקסט בלבד

תקשורת בטקסט בלבד נטולת רמזים לא מילוליים כמו שפת גוף, קשר עין והבעות פנים, מה שעלול להוביל בקלות לפרשנויות שגויות ולקונפליקטים. בסביבה וירטואלית, חיוני להשתמש במדיות תקשורת שונות כדי להעביר את הנקודה שלך, כולל כלים לשיחות ועידה בווידאו כמו Google Meet או זום.

בהתחשב בכך שאולי לא תוכל להיפגש פיזית, הכלים האלה מציעים את הדבר הטוב הבא בכך שהם מאפשרים לך לראות ולשמוע את הקולגות שלך. מלבד יצירת קשרים אישיים יותר, שיחות וידאו גם מסבירות טוב יותר משימות מורכבות.

עם זאת, אתה לא תמיד יכול לקפוץ לשיחת וידאו, במיוחד כשעובדים עם אנשים באזורי זמן אחרים. במקרה זה, אתה יכול להשתמש בכלי וידאו אסינכרוני כמו וודל להקליט ולשלוח הודעות וידאו.

4. מצפים שכולם יהיו זמינים כל הזמן

כתוצאה מכל כלי התקשורת בהישג ידנו ואימוץ מדיניות עבודה מרחוק, הגבול בין העבודה לחיים האישיים הולך ומטושטש. זה הוליד את תרבות עבודה "תמיד-על".: הציפיות הלא מציאותיות שאנשים צריכים להיות זמינים לענות להודעות הקשורות לעבודה או להגיב לדרישות העבודה בכל עת.

כדי להימנע מכך, אתה צריך להציב כמה גבולות. זה כולל יצירת לוח זמנים עבודה מרחוק מותאם אישית, הגדרת הזמינות שלך בכלי התקשורת במקום העבודה שלך וכיבוי התראות על הודעות לא דחופות מחוץ לשעות העבודה.

5. לא להיות מודע להבדלים תרבותיים/דתיים

בשל העובדה שעבודה מרחוק מאפשרת לך לגייס כישרונות ממקומות שונים בעולם, אתה צריך להיות מודע להבדלים התרבותיים והדתיים שעלולים להשפיע לרעה על התקשורת והצוות דִינָמִיקָה.

לדוגמה, אנשים מתרבויות ודתות שונות עשויים לקיים חגים ספציפיים, והם עשויים להיות לא זמינים לעבודה או שיש להם שעות עבודה שונות בזמנים אלו. לכן, ייתכן שתצטרך לעקוב אחר ימים אלה ולהתאים את המועדים או תוכניות התקשורת בהתאם.

6. לא יוצר מקום לשיחות מזדמנות

במסגרת עבודה מהבית, זה יכול להיות קל להתעלם מהצורך באינטראקציה חברתית בין עמיתים. למרות זאת, בדידות בעבודה מרחוק הוא דאגה רצינית שיכולה להפחית את התפוקה ואת שביעות הרצון בעבודה.

כדי להילחם בזה, עליך למצוא דרכים לעודד שיחות מזדמנות. אתה יכול להשיג זאת על ידי יצירת הזדמנויות לקירור מים וירטואלי. לדוגמה, יצירת קבוצה נפרדת לשיחות מזדמנות בכלי הצ'אט במקום העבודה שלך. זה המקום שבו אתה מדבר על נושאים שאינם קשורים לעבודה, כמו תוכניות סוף השבוע שלך, התוכנית האהובה עליך או תחביבים.

אתה יכול להגביר עוד יותר את המעורבות בצוות שלך עם אלה רעיונות להפסקת קפה.

7. יש יותר מדי פגישות

למרות שחשוב לבצע צ'ק-אין קבוע עם הצוות שלך, אינך רוצה להגזים עם פגישות. המציאות היא שחלק מהפגישות לא שוות את הזמן שלך, והן אפילו עלולות להזיק לפרודוקטיביות שלך.

לכן, לפני שתקבע פגישה נוספת, שאל את עצמך אם זה באמת הכרחי ואם אין דרכים אחרות להעביר את המסר שלך. כאשר אתה בוחר לקיים פגישה, נסה להבטיח שהיא תהיה פרודוקטיבית ככל האפשר על ידי יצירת סדר יום ושתפו אותה מבעוד מועד, הקפד עליה קצרה ושרק האנשים הדרושים ישתתפו בה.

בנוסף, הקצה למישהו לתעד כראוי את פרוטוקול הפגישה ולשמור אותם במיקום מרכזי שבו כולם יכולים לגשת אליהם. זה יעזור להפחית את הצורך בפגישות עתידיות כדי לדון במה שקרה בפגישות הקודמות.

8. לא לזהות אבני דרך ולחגוג הצלחות

הכרה וחגיגת ההצלחות של הצוות שלך חיונית להגברת המורל והמעורבות. עבודה מהבית אינה סיבה להתעלם מפעילות בניית צוות חיונית זו.

אתה יכול להסתמך על כלים לזיהוי עובדים כמו באופן בונוס כדי לחגוג את ההצלחות של הצוות שלך ולהכיר בהישגים אישיים. אתה יכול גם לשלב אותו בסביבת העבודה של Slack שלך, כך שחברי הצוות יוכלו לתת ולקבל כבוד ביתר קלות.

הימנע מטעויות אלה כדי לשפר תקשורת צוות מרחוק

בעוד שלסביבת העבודה המרוחקת יש אתגרים שלה, היא גם מציעה הזדמנויות רבות לצמיחה והצלחה. לרוב, אנחנו עדיין לומדים כיצד לנווט בצורה הטובה ביותר בדרך העבודה החדשה הזו.

הכרת המלכודות הנפוצות הללו יכולה לעזור לך להימנע מהן וליצור סביבת עבודה מרחוק מוצלחת לך ולצוות שלך.

5 כלים להתגבר על אתגרי תקשורת צוותים מרחוק

קרא הבא

על הסופר