מהו SOW (הצהרת עבודה) בניהול פרויקטים?

מסמכי הצהרת עבודה (SOW) הם חוזים מפורטים ומחייבים ביותר המפרטים את כל פרטי הפרויקט, לרבות היררכיות של דיווח, לוחות זמנים, תקציבים, תוצרים, תלות, משאבים ותנאים והגבלות אחרים המוסכמים על ידי כולם בעלי עניין. זוהי תוכנית פרויקט שלמה המציעה את הבסיס לתהליך העבודה של הפרויקט מתחילתו ועד סופו.

מסמך SOW הוא הכרחי על מנת להתחיל לעבוד על כל פרויקט לניהול פרויקט יעיל. זוהי תוכנית ניהול פרויקט כתובה בבירור המפרטת את ההיבטים הקטנים ביותר של הפרויקט כדי להביא את כל בעלי העניין לאותו עמוד.

הצהרת עבודה בניהול פרויקטים

ניהול פרויקט מתחיל במסמך SOW בנוי היטב. הסכם SOW מקיף מגדיר כל היבט והיבט של הפרויקט במונחים ברורים לכל הצדדים המעורבים. הוא מתאר את היקף העבודה, לרבות משימות יומיומיות, תאריכי יעד, תהליך הממשל, אבטחת איכות ו תוצרים, יחד עם המתקנים המתאימים, המשאבים, הציוד, ההדרכה והתקציב הנדרשים לביצוע הפרויקט אפשרי.

מסמך SOW רשמי מועיל במיוחד כאשר עובדים עם משאבים חיצוניים או מיקור חוץ של פרויקטים לספקים או לצדדים שלישיים. הוא משמש כחוזה משפטי מחייב הנכנס לפעולה במקרה של מחלוקות הנובעות עקב אי אספקה, חובות כספיים, אי התאמות במוצר הסופי שסופק, החמצת תאריכי יעד וכו'.

היקף העבודה לעומת הצהרת עבודה

היקף העבודה מבטיח שכל מחזיקי העניין נמצאים באותו עמוד לגבי התוצרים של הפרויקט. הוא עוסק בסקירה קצרה של הפרויקט, ברשימת המשימות, תיאור מפורט של שירותים, חברים או צוותים האחראים על משימות ושירותים, תאריכי יעד, תוצאות צפויות וכן תוצרים.

מצד שני, הצהרת העבודה מקיפה את היקף העבודה בתוספת היבטים אחרים של ניהול פרויקטים כמו הקצאת תקציב, מימון, משאבים, אספקת ציוד, הדרכה, עיבוד תשלומים, ניהול ביצועים ועוד בקרוב.

מהו הסכם SOW בפיתוח תוכנה?

מסמך SOW (הצהרת עבודה) מועיל במיוחד בעת ניהול פרויקטים בפיתוח תוכנה מכיוון שהוא מסדיר את השירות הסכמים בין שני צוותים או יותר, בין מפתחים וספקים, או בין חברות IT המשתפות פעולה בבניית תוכנה מוצר. למרות שהוא אינו מורכב כמסמך משפטי, עלולות להיות לו השלכות משפטיות כאשר לא מקפידים על כך.

תבנית SOW כתובה בבירור בניהול פרויקטים לפיתוח תוכנה כוללת תיאורים מפורשים לנקודות המכריעות הבאות:

1. היקף הפרויקט

כולל מבוא, סקירה קצרה והכוונה לגבי הסיבות והיעדים של הפרויקט, התהליכים המעורבים, המטרה הסופית ומה יידרש כדי להגיע לשם.

2. מיקום הפרויקט

מאיפה יעבדו הספקים, הקבלנים, המנהלים, היזמים ובעלי עניין אחרים? מיקומים משרדיים, מרוחקים או מעבר לים?

3. זרימת עבודה יומיומית

סעיף זה מתאר את רשימת המשימות, תאריכי יעד של משימות, צוותים וחברים אחראיים, מבנה הדיווח ותוצאות המשימות.

4. לוח זמנים של פרויקט או ציר זמן

תאריך תחילת הפרויקט, תאריכי יעד של משימה, אבני דרך עיקריות ותאריכים לסיום הפרויקט.

5. משלוחים

סעיף זה מגדיר מה יש לספק, מתי וכיצד.

6. בקרת איכות

סעיף זה עוסק בבדיקות איכות, לולאות משוב ונהלים סטנדרטיים אחרים לשמירה על שלמות התוצרים.

7. אֶמְצָעִי

רשימה של כל המתקנים, הציוד, התלות, הידע הטכני, כלים לניהול פרויקטים, ומשאבים אחרים כמו הדרכה, שיפור מיומנות וכו', הנדרשים כדי להבטיח את השלמת הפרויקט בהצלחה.

8. כספים

סעיף זה עוסק בתקציב המוקצה לפרויקט, פריסת תשלומים, רכישת שירותים וסחורות, חשבוניות והיבטים כספיים נוספים של הפרויקט.

9. שונות

דברים שאינם מכוסים בשמונה הסעיפים לעיל, כמו הוצאות נסיעה, תשלום עבור שירותים חיצוניים לטווח קצר, נושאי אבטחה, סעיפי סודיות וכו', מכוסים בדרך כלל תחת כותרות נפרדות המוקדשות ל נושאים.

10. הַצלָחָה

חלק זה עוסק במה מהווה סיום מוצלח של הפרויקט. הוא מזכיר את סטנדרט התוצרים המקובלים בתוך ציר הזמן המוסכם, עם התקציב שהוקצה, וכל היבט אחר, כך שאין בלבול או פער תקשורת בין מה שצפוי למה שצפוי נמסר.

11. סגירת מעגל

החלק הסיום עוסק בהליכי השלמת הפרויקט ומפרט את כל הניירת, פרסומי המוצר ושאר האביזרים לסיום השותפות.

תבניות לדוגמה להצהרת עבודה

להלן רשימה מהירה של תבניות להורדה עבור סוגים שונים של SOWs.

• פיתוח תוכנה תבנית הצהרת עבודה מאת הצעות טובות יותר, חינם לעריכה והורדה בעת ההרשמה.
• מינהל השירותים הכלליים הממשלתיים תבנית SOW ליישומי תוכנה ושירותים מבוססי אינטרנט ב-PDF.
• תבנית SOW בסיסית מאת PandaDoc, חינם לעריכה והורדה בעת ההרשמה.
• תבנית SOW סטנדרטית לניהול פרויקטים בפורמט MS Word מאת גיליון חכם.
• תבנית SOW פשוטה בפורמט MS Word מאת גיליון חכם.

פורטלים ואפליקציות מקוונות ליצירת מסמכי SOW

אם אתם עוסקים בפיתוח וניהול פרויקטים או בבניית מוצרי תוכנה ושירותי תוכנה, תזדקקו תדיר למסמכי SOW מורכבים בבירור. למרות שאתה יכול בקלות תכנן פרויקט באמצעות כלים כמו Dropbox Paper, זה לא עוזר לך לכתוב מסמך SOW יסודי. במקום לכתוב אחד מאפס עבור כל פרויקט, אתה יכול להסתמך על פורטלים מבוססי אינטרנט המתמחים בהפקת מסמכי הצעה, מסמכי היקף העבודה והסכמי SOW.

הפורטלים הללו, הידועים יותר כאפליקציות חוזים דיגיטליים, מספקים הכל, החל מחוזי תוכנה מוכנים וכלה מסמכים משפטיים לכלים לניהול פרויקט, ניהול משא ומתן על התנאים, התאמה אישית של מסמכים לפי דרישות הפרויקט, ו למדוד את ההתקדמות של פרויקט פיתוח התוכנה שלך. הנה רשימה קצרה של אפליקציות דיגיטליות כאלה שיעזרו לך עם הסכמי SOW שלך.

• PandaDoc-צור, אשר, עקוב וחתימה דיגיטלית על מסמכים באינטרנט.
• DocuSign- יצירת הסכמי SOW אוטומטית, ניהול מחזור חיים של חוזה, משא ומתן, ניתוח וחתימות אלקטרוניות.
• הַרמוֹנִיָה- חתימה ונהל חוזים בקלות, כולל ניסוח מסמכים, אישורים, משא ומתן, חתימות אלקטרוניות, חיפוש ואחסון, ותאריכים ומתקני דיווח.
• ג'ורו-כלי יחיד ליצירה, אישור, חתימה אלקטרונית וניהול חוזים.
• מנודה-ניהול חוזים בצוות עם התמקדות בנוחות השימוש.

שדרג את משחק הצהרת העבודה שלך

בין אם אתה מפתח תוכנה עצמאי, חבר בצוות מפתחים או חברת תוכנה השוכרת ספקים, מובן מאליו שתצטרך לכתוב או לחתום על מסמך SOW במוקדם או במאוחר.

אתה יכול להשתמש בתבניות הניתנות להורדה בחינם המפורטות למעלה, או למיקור חוץ של תהליך זה לשירותי תוכנה שמקלים על התהליך וגם מספקים תבניות היקף עבודה בחינם.

היקף העבודה הטוב ביותר שתוכל להוריד בחינם

קרא הבא

על הסופר