כיצד להשתמש בפתקים נדבקים עם Outlook לקבלת הודעות דוא"ל טובות יותר

בדיקת מיילים היא חלק משגרת העבודה היומיומית של רוב אנשי המקצוע. לכן, כדאי למצוא דרכים להאיץ את התהליך הזה ולהפוך אותו לקצת פחות מלחיץ.

אחת הדרכים שבהן תוכל להקל על חייך היא להשתמש ב-Microsoft Sticky Notes בחשבון הדואר האלקטרוני שלך ב-Outlook. בואו לגלות איך.

התחל להשתמש ב-Microsoft Sticky Notes ב-Outlook

לפי סקר 2018 של אדובי, האמריקאים מבלים כ-3.1 שעות מדי יום במיילים. אז, כך תוכל להשתמש בהערות המקל המובנות ב-Outlook כדי לזרז את התכתבות הדוא"ל שלך.

כפי שהשם מרמז, זוהי אפליקציה לרישום הערות שתוכל להשתמש בה למטרות שונות. אבל לפני שתוכל להתחיל לרשום עליו הערות, תחילה עליך להגדיר אותו.

חשוב לדעת שזה עובד רק עבור Windows 10 ו-11. להתחיל:

1. הורד את אפליקציית ה- Sticky Notes מחנות Microsoft.
2. היכנס לאפליקציה Sticky Notes עם חשבון Microsoft שלך.
3. היכנס לחשבון Outlook שלך.
4. בחר באפשרות הערות הניתנת בתפריט בצד שמאל.
5. לחץ על הערה חדשה ליצור אחד.
6. לחץ פעמיים על ההערה הקיימת כדי לערוך אותה.
7. לחץ על שלוש נקודות כדי למחוק או לשנות את הצבע של הערה מסוימת.

כל ההערות שתיצור כאן יסונכרנו עם האפליקציה Sticky Notes שהורדת מחנות Microsoft. יתרה מכך, כדי לגשת להערות הללו במכשירים הניידים שלך (בין אם אנדרואיד או אייפון), תצטרך להוריד את Microsoft OneNote. לאחר שתגדיר את האפליקציה, ההערות יסונכרנו אוטומטית גם שם.

כך תוכל לגשת אליהם בכל עת ובכל מקום שתרצה.

לאחר שתגדיר אותו, אתה יכול להתחיל להשתמש בו למטרות שונות. כמה דרכים יצירתיות להשתמש בו מפורטות להלן.

הורד: פתקים נדבקים עבור חלונות (חינם)

הורד: Microsoft OneNote עבור דְמוּי אָדָם | iOS (חינם)

רשום הערות כדי לחסוך זמן

הדבר הראשון והפשוט ביותר שתוכלו לעשות עם האפליקציה הזו הוא לרשום איתה הערות לפגישות, מיילים, דברים חיוניים לכלול במייל ועוד.

בנוסף, אם לעתים קרובות אתה מקבל משוב ארוך במיילים ובדרך כלל חוזרים הלוך ושוב כדי לבדוק אם אתה התייחסת להכל לפני הגשת הפרויקט שלך, הערות דביקות יכולות לחסוך לך זמן נוסף מַאֲמָץ. הוספת הערות אלה בצורה של נקודות תבליט בפתקים הדביקים שלך יכולה להיות דרך מצוינת להימנע מהטרחה הזו.

יתרה מכך, אתה יכול גם להשתמש בהערות אלה כדי לעקוב אחר המשוב שאתה מקבל כדי לשפר את עבודתך. לדוגמה, ייתכן שלא תוכל לעבור על כל שרשורי האימייל עבור כל אחד מהפרויקטים שהוגשו בסוף כדי לבדוק אותם.

לפיכך, סכם את המשוב שאתה מקבל על סיום כל מטלה בכמה שורות והוסף אותם לפתקים הנדבקים שלך. עד סוף החודש, תהיה לך רשימה שלמה של דברים שאתה צריך לעבוד עליהם או שכבר השתפרת.

יתר על כן, אתה יכול גם לשמור הערות עבור המיילים שאתה שולח מדי שבוע עם מידע אחר כמו השם וכתובת הדוא"ל של המקבל ומטרת המייל. פשוט מחקו את הרשימה כשתסיימו לשלוח אותם. זה יכול לעזור לך בצורה משמעותית להשתלט על תיבת הדואר הנכנס שלך.

הוסף תזכורות

השתמש ב- Sticky Notes כדי להוסיף תזכורות לדברים קטנים שאתה צריך לעשות היום ולא רוצה לטרוח להוסיף ליומן שלך.

אתה יכול גם להגדיר תזכורות לגבי האימיילים שאתה צריך לשלוח היום, מעקבים, ראיונות או פגישות שאתה צריך להשתתף בהן.

השב מהר יותר לאימיילים

אנשים רבים מבלים דקות, אם לא שעות, במחשבה כיצד להגיב למייל. לעתים קרובות זה אוכל חלק גדול מהזמן שלנו.

פתקים נדבקים הם המקום המושלם להוספת קווים קלים שבהם תוכלו להשתמש כדי להגיב לסוגים שונים של מיילים. כל מה שתצטרך לעשות הוא להעתיק ולהדביק את הטקסט מכאן.

זה נכון במיוחד אם אתה מקבל שאילתות דומות באופן קבוע בצורות שונות. אתה יכול פשוט ליצור תבנית לשימוש עבורם ולשנות את הפרטים כנדרש.

צור תבניות למטרות שונות

מלבד מענה לשאילתות, עלינו לכתוב מיילים למספר הזדמנויות אחרות. אנו עוברים את אותו תהליך חשיבה בכל פעם כדי להבטיח שהתוצאה הסופית תהיה מקצועית.

לפיכך, צור תבניות דוא"ל מוכנות מראש עבור אותם אירועים כאלה, כך שלא תבזבז מספיק זמן רק לחשוב על מה לכתוב. במקום זאת, העתק והדבק אותו מהפתקים הדביקים שלך. הנה כמה מהאירועים שכדאי לך לקבל אימייל מוכן מראש:

• התנצלות במייל.
• תודה לבוס או לעמית שלך.
• קבלת פרויקט חדש.
• מבקש חופשת מחלה.
• בקשה להארכת מועד.
• מעקב אחר מיילים.
• מבקש עדכונים על הפרויקט מעמיתים לעבודה.

שמור רשימת רשימת דוא"ל

אם אתה בעניין של מכירות, מחפש עבודה חדשה, או עובד כקבלן וצריך לשלוח מיילים באופן קבוע, אתה יכול להתנסות ולהבין אילו מהודעות הדוא"ל שלך מביאות תוצאות מצוינות ואילו להשתטח. לבסוף, נתח את הפרטים שסיפית בהם.

בהתבסס על כך, צור רשימת בדיקה בפתקים הדביקים שלך עבור מה לכלול בהודעות הדוא"ל שלך וממה להימנע. אתה יכול להצליב כל אחד מהודעות הדוא"ל החדשות שאתה כותב עם רשימת הבדיקה הזו לפני שליחתן כדי להבטיח תוצאות טובות יותר. לדוגמה:

1. האם שורת הנושא שלי פונה ישירות לנמען?
2. האם בירכתי את הנמען?
3. האם יש הוק טוב בהתחלה?
4. האם הכוונות שלי עם האימייל הזה ברורות?
5. האם עשיתי הגהה?
6. האם צירפתי את המסמכים או הקישורים החיוניים?
7. האם זה כולל קריאה טובה לפעולה?
8. האם החתימה טובה מספיק?

שמור רשימה של שורות נושא מוכנות לשימוש

בדומה לתבניות הדואר האלקטרוני, אתה יכול גם לשמור רשימה של שורות נושא חזקות כדי להקל על העבודה שלך ולהאיץ את התהליך. כדי להבטיח, אתה יכול למצוא אחד לרגע מדויק, אתה יכול לסווג אותם במודגש ולהשתמש בהם כרצונך.

לדוגמה,

• תודה [שם מלא]
• הבלבול בדוא"ל האחרון שלי
• שמחים לקבל את הפרויקט החדש

פתקים נדבקים ב-Outlook כדי להפוך את חייך לקלים יותר

הודעות דוא"ל אולי לוקחות זמן, אבל זה משהו שפשוט לא נוכל להתעלם ממנו. לפיכך, שימוש בכלי כמו Sticky Notes יכול לעזור לך לשלוח ולהגיב אליהם מהר יותר מבעבר.

בנוסף, סנכרון כל ההערות שלך ל-OneNote בנייד ולאפליקציית ה- Sticky Notes ב-Windows היא תוספת מצוינת נוספת.

אם אתה עדיין לא מכיר את התכונות של Microsoft OneNote, שקול לקרוא גם עליהם.

12 תכונות לא ידועות של Microsoft OneNote שתאהב

קרא הבא

על הסופר