כיצד לפשט ולנקות את בלגן אחסון הענן שלך

הודות לנוחות של אחסון בענן, קל לזרוק את כל הקבצים שלך בתוכו בלי לחשוב פעמיים. אבל תוך זמן קצר, Google Drive, Dropbox, OneDrive או חשבון אחסון בענן אחר יהפכו לבלאגן מבולגן ללא אסטרטגיית ארגון.

אם אתה צריך לעשות סדר באחסון הענן שלך ולפשט את ההגדרה שלך, הנה מדריך לשליטה על הכל.

1. מחק קבצים גדולים ומיותרים

לפני שתתחיל להעביר קבצים, מומלץ להיפטר מכל הקבצים שאתה כבר לא צריך. הצעד הראשון בשמירה על אחסון הענן שלך נקי הוא הוצאת קבצים שאינם שייכים יותר.

אם אתה שומר את כל קבצי הענן שלך מסונכרנים עם המחשב שלך, דרך קלה למצוא את הקבצים הגדולים ביותר בפנים היא באמצעות מנהל שטח דיסק בשולחן העבודה. בווינדוס, TreeSize חינם היא בחירה מצוינת. אם אתה משתמש ב-Mac, OmniDiskSweeper היא אפשרות חינמית מוצקה.

באמצעות אפליקציות אלה, בחר את תיקיית אחסון הענן שלך, והיא תמיין את הקבצים שלך מהגדול לקטן ביותר. אם נתקלת בסרטונים ישנים שאין צורך לסנכרן אותם יותר, או שהורדת קבצים שלא ידעת שהם בענן, מחק אותם או הוצא אותם מאחסון הענן לפי הצורך.

אם אינך שומר את כל קבצי הענן שלך מסונכרנים לשולחן העבודה שלך, רוב כלי האחסון בענן מאפשרים לך למיין לפי גודל באפליקציות האינטרנט שלהם. אפשרות נוספת היא להשתמש בכלים שלהם כדי להציג את השימוש באחסון שלך, שבדרך כלל ידגיש קבצים גדולים.

בשלב מאוחר יותר, ייתכן שתתקלו בעוד קבצים מיותרים שהחמצתם במעבר הזה. זה בסדר; לאחר שנפטרת מפירות הנמוכים, תוכל לעבור לתוכנית ניהול אחסון ענן חדשה.

2. החלט אילו קבצים נכנסים לאיזה שירות

אם אינך צריך לשמור הרבה קבצים באחסון ענן, או שאתה משלם עבור תוכנית משודרגת עם השירות המועדף עליך, סביר להניח שתצמד לשירות אחסון ענן אחד. במקרים אלה, תוכל לדלג על שלב זה.

אחרת, כדאי שתחשוב בשלב הבא על ארגון הקבצים שלך בין שירותים. בהרשמה לכמה שירותי אחסון בענן בחינם, לא רק שתקבל יותר מקום, אלא גם דרך קלה לחלק קבצים לפי סוג. לדוגמה, ייתכן שתחליט לשמור תמונות ב-OneDrive, מסמכים ב-Dropbox וסרטונים ב-Google Drive.

התקנת אפליקציות מרובות לניהול קבצים אלה אינה מהווה אי נוחות רבה, ותדע היכן לחפש בהתאם למה שאתה צריך. זה גם עוזר למנוע מהתוכן שלך שנשמר בכל שירות אחד להפוך למכריע.

אנו מתמקדים בטיפים כלליים לארגון במדריך זה, אך גם כיסינו כיצד לסדר את Google Drive אם אתה מחפש עזרה ספציפית יותר.

3. הגדר מבנה תיקיות ברור

דומה לזמן שאתה ניהול קבצי המחשב שלך, יצירת מערכת תיקיות שעובדת בשבילך היא שלב מכריע בתהליך ניקוי אחסון בענן. הודות לפונקציות חיפוש חזקות, אתה יכול לחפש את מה שאתה צריך בכל פעם ולוותר על ארגון נכון. אבל בשביל שקט נפשי מתמשך באחסון הענן שלך, התיקיות הרבה יותר טובות.

כדי למצוא את הגישה הטובה ביותר עבורך, חשבו כיצד אתם נוטים לחפש קבצים, ובנו את התיקיות שלכם כדי לעקוב אחר התקדמות טבעית סביב זה.

הנה כמה רעיונות שיגרמו לך לחשוב:

• אם אתה סטודנט, צור תיקייה לכל שנת כיתה, ובתוכה תיקייה חדשה לכל סמסטר. כל תיקיית סמסטר יכולה אז להיות תיקייה לכל כיתה.
• אם אתה שומר מספר סוגים של קבצים בשירות ענן אחד, התחל עם תיקיות שורש עבור כל סוג קובץ (וידאו, תמונות, מסמכים, אודיו). בתוך אלה, צור תיקיות משנה ייחודיות לכל אחת. אתה יכול לארגן אודיו לפי אמן, וידאו לפי אורך, תמונות לפי נושא ומסמכים לפי תאריך, למשל.
• ארגון לפי תאריך ושעה הוא שיטה יעילה אם שום דבר אחר לא מרגיש לך נכון. צור תיקיה לכל שנה, ולאחר מכן תיקיות משנה למשך חודשים. למיון נכון, השתמש בפורמט YYYY-MM-DD.

אתה יכול להתאים את הגדרת התיקיה שלך מאוחר יותר, אבל חשוב להחליט על משהו עכשיו כדי שתדע איפה לשים את הקבצים שלך בשלב הבא. ראה שלנו מדריך לשימוש יעיל בקטגוריות ותגיות של תיקיות להכוונה נוספת.

טיפים בעת יצירת תיקיות

בחירת המספר הנכון של תיקיות הוא משחק איזון. אתה לא רוצה שיהיו יותר מדי תיקיות עם מעט קבצים, אבל אתה גם לא רוצה שיהיו מספר קטן של תיקיות עם עומס של קבצים בכל אחת מהן. אתה גם לא רוצה שתיקיות יגיעו לעשרות רמות עמוקות, שכן קל ללכת לאיבוד במקרים אלה.

זה משהו אחר שסביר להניח שתצטרך להתאים עם הזמן. האיזון אמור להיות ברור יותר לאחר שהעברת את הנתונים שלך אליהם. שנה את זה אם משהו לא מרגיש שהוא עובד.

זה שימושי ליצור תיקיה בשם ישן בתוך כל ספרייה שבה אולי תרצה לאחסן נתונים בארכיון. כל דבר שממוקם בתיקייה זו עדיין זמין, אך אינו מבלבל את התצוגה הראשית.

כדי להתאים לפי עדיפות, אתה יכול להוסיף קו תחתון (_) לפני שם תיקיה כדי לשים אותו בראש סדר ABC, או לשים "z" בקדמת שמה כדי לאלץ אותו למטה.

4. העבר קבצים לתיקיות הנכונות ושנה את שמם

עכשיו מגיע החלק הרב-זמן: לעבור על קבצי הענן הקיימים שלך ולבחור היכן לשים אותם. בשלב זה, סרקו את כל מה שנמצא באחסון הענן שלכם והעבירו כל פריט לביתו החדש. אם אינך בטוח לגבי משהו, צור תיקיית "בהמתנה" וקבל מעבר נוסף מאוחר יותר. אל תהסס למחוק כל מה שהחמצת בכרטיס הקודם שלך.

זה גם זמן טוב לוודא שלקבצים שלך יש שמות ברורים. ודא שקבצים מכילים מילים שתשתמש בהן כדי לחפש אותן, ושנה את שמות ברירת המחדל. שמות כלליים כמו IMG-8275 לא יופיעו בחיפוש, ולא יהיו לך שום משמעות בזמן הגלילה בקבצים שלך. לוקח את הזמן לשנות את השם הזה ל סיום הלימודים של ג'ון 2017 שווה את זה.

עבור קבצים שברצונך למיין בצורה נקייה בתוך תיקיה, שקול את מוסכמות השמות שלהם כפי שעשית עם תיקיות. לדוגמה, פורמט של ## אמן — רצועה עובד טוב למוזיקה.

אם יש לך מאות או אלפי קבצים, זה עשוי לקחת זמן מה, אז אל תפחד לפזר את זה על פני כמה ימים.

5. סמן או הוסף קיצורי דרך לתיקיות מפתח

רוב הסיכויים שאתה עובד באופן קבוע עם מספר קטן של תיקיות. כדי לחסוך מעצמך את הצורך לנווט אליהם בכל פעם, אתה יכול לסמן אותם בכוכב או ליצור קיצור דרך לגישה מהירה.

אם אתה עובד באחסון בענן דרך האתר או האפליקציות, סימון קבצים ותיקיות בכוכב מאפשר לך לראות את המידע החשוב ביותר שלך במקום אחד. מכיוון שאלו אינם מתורגמים לאחסון של המחשב שלך בעת סנכרון קבצים, עליך ליצור קישור מהיר אליהם בסרגל הצד של סייר הקבצים או Finder.

עם מערכת זו, זה לוקח לך כמה לחיצות כדי להגיע לתיקיות שבהן אתה משתמש כל הזמן, בעוד כל השאר מאורגן בצורה הגיונית כאשר אתה צריך את זה.

היצמד לתוכנית הארגון שלך להצלחה

ברכות על ארגון בלגן האחסון בענן שלך! זו יכולה להיות עבודה מרתיעה אם יש לך שנים של קבצים שנבנו, אבל העבודה שלך לא נעשית כאשר אתה משלים את הפשטות הראשונית.

עמוד בפיתוי להתחיל לזרוק שוב את הקבצים שלך לערימה. קח את הזמן כדי למיין כל פריט כראוי בהיררכיה החדשה שלך ברגע שתוסיף אותו, וזה לא יהפוך שוב למשימה ענקית בעתיד. תחזוקה מהירה על בסיס שבועי אמורה לדאוג לכל נפילה.

כעת, לאחר שפישטת את הקבצים שלך בענן, ודא שחשבונות האחסון בענן מוגנים באבטחה מתאימה.

10 טיפים לשמירה על אחסון הענן שלך בטוח ומאובטח

קרא הבא