מדוע Microsoft Excel מדפיס דפים ריקים וכיצד לתקן את הבעיה

ניתן לומר, באופן כללי, שמסמך Microsoft Excel, בדומה לאטום, מורכב ברובו מחלל ריק. אבל זה לא פיקניק כשאתה מדפיס קובץ אקסל, והמדפסת שלך יורקת דפים ריקים רבים. הנה הסיבה שזה עלול לקרות וכמה דרכים שבהן אתה יכול לתקן את זה.

מה גורם למסמכי Microsoft Excel להדפיס דפים ריקים

הנה כמה סיבות לכך שמסמכי Excel מודפסים עם דפים ריקים נוספים. יש לנו גם מדריך כללי יותר כיצד לעשות זאת תקן דברים אם המדפסת שלך מדפיסה דפים ריקים.

1. תאים מעוצבים כך שיראו ריקים

לפעמים, אתה יכול לעצב תאים במסמך Microsoft Excel בדרכים מסוימות כדי לגרום להם להיראות ריקים. מצב זה מתרחש כאשר לתאים יש טקסט לבן, ורקע התא לבן, או כאשר ערכי נתונים מסוימים מוגדרים לא להופיע או להדפיס.

2. המסמך מכיל דפים ריקים

אם במסמך Microsoft Excel יש גוש של תאים ריקים בין אזורים עם נתונים, ייתכן שבסופו של דבר יודפסו כמה דפים ריקים.

3. דפים מכילים שגיאות

אם תא בדף מכיל שגיאה, ושגיאות מוגדרות להדפסה כריקה, קובצי Excel עשויים להדפיס ריקים או עם תאים שנראים ריקים.

סיבה נוספת לקבלת הדפסות אקסל ריקות היא אם מסמך מכיל עמודות נסתרות עם מעברי עמודים ידניים.

כיצד למנוע מ-Microsoft Excel להדפיס דפים ריקים

נסה את התיקונים הפשוטים האלה כדי לוודא שקובצי Microsoft Excel לא ידפיסו דפים ריקים.

1. הגדר אזור ספציפי להדפסה

הדפסת קובץ אקסל היא קצת מוזרה. ייתכן שהוא לא בהכרח תואם לגדלים ולפריסות העמודים הסטנדרטיים, בהתאם לנתונים שלך. אז ההדפסה עלולה להיות מוטה. דרך קלה לתקן זאת היא להגדיר את האזור שברצונך שיודפס. כך:

1. בגליון עבודה של Excel, בחר (סמן) את התאים שברצונך שיופיעו בעמוד המודפס.
2. תחת פריסת דף לשונית, לחץ על אזור הדפסה תפריט נפתח ובחר הגדר אזור הדפסה.

לך ל תצוגה > תצוגה מקדימה של מעבר עמוד כדי לראות כיצד דפים מוגדרים להדפסה.

יש לנו מאמר אינפורמטיבי בנושא כיצד להגדיר אזור להדפסה באקסל, כמו גם כיצד להרחיב ולנקות את אזור ההדפסה.

2. הגדר את מספר העמודים להדפסה

זה יכול להיות מעצבן אם דפים ריקים רבים מודפסים בקצה הקצה של מסמך האקסל שלך, אבל זה יכול להיות מטופל בקלות. כל שעליכם לעשות הוא לבדוק את מספר העמודים לפני ההדפסה ולהשאיר את הריקים בחוץ.

אתה יכול גם להחיל תיקון זה אם דפים ריקים מופיעים באמצע תדפיס ה-Excel שלך וכל הנתונים שלך מודפסים. תצטרך לעבור על כל עמוד בתצוגה המקדימה להדפסה כדי לוודא שלא יופיעו עמודים ריקים.

3. קנה מידה כדי להתאים לגודל הנייר

קנה המידה עדיף להשתמש כאשר אתה רוצה הפוך גיליון אלקטרוני של Excel להתאים למסך שלך, אבל זה יכול לשמש גם לדברים אחרים. ולפעמים, שגיאות בהדפסה עשויות להיגרם מבעיות קנה מידה.

מכיוון ש-Excel, כברירת מחדל, אינו נותן לך דפים מוגדרים בבירור, ייתכן שיהיה קשה לדעת היכן עמוד אחד מסתיים והאחר מתחיל. הדבר הראשון שצריך לעשות הוא לרכז את הנתונים שלך בדף. כדי לעשות זאת:

1. עבור אל פריסת דף לשונית בסרט, לחץ על שוליים תפריט נפתח ובחר שוליים מותאמים אישית.
2. בתוך ה שוליים לשונית, מתחת ל- במרכז בעמוד סעיף, בדוק את אופקית תיבת סימון.

לאחר מכן התאם את הסולם.

1. עבור אל קנה מידה להתאמה סעיף ב פריסת דף לשונית סרט.
2. צמצם את קנה המידה מ-100% למשהו שמתאים יותר לדף שלך.

בדוק את התצוגה המקדימה של ההדפסה כדי לראות אם זה פתר את הבעיה. דרך נוספת לשנות את קנה המידה של הדפים שלך להדפסה היא להתאים את קנה המידה באפשרויות Excel. כדי לעשות זאת:

1. לך ל קובץ > אפשרויות.
2. תחת מִתקַדֵם הכרטיסייה, גלול מטה אל כללי סָעִיף.
3. ודא כי קנה מידה של תוכן עבור גודלי נייר A4 או 8.5 x 11 אינץ' האפשרות מסומנת.

4. העתק את העבודה שלך לקובץ Excel חדש

תיקון זמני פשוט הוא להעתיק רק את מה שאתה רוצה להדפיס ולהדביק אותו בקובץ אקסל חדש. כך, אתה יודע בדיוק מה יש בקובץ ומה צריך להדפיס.

5. בדוק אם יש טקסט שלא מורגש

אינך צריך לבדוק ידנית כל תא בקובץ ה-Excel שלך אם אתה חושב שיש תאים עם טקסט לבן. שיטה קלה יותר היא להפעיל חיפוש ספציפי באמצעות ה מצא והחלף תכונת חיפוש ב- Excel. כך:

1. ללחוץ Ctrl + F כדי לפתוח את מצא והחלף קופסא.
2. לְהַאֲרִיך אפשרויות לראות יותר מהם.
3. הקלק על ה פוּרמָט תפריט נפתח ובחר פוּרמָט.
4. תחת גוֹפָן לשונית, הגדר את הצבע ללבן ולחץ על בסדר.
5. לחץ על מצא הכל לחצן כדי לראות את כל התאים עם טקסט לבן.

6. בדוק אם יש הפסקות דפים בין עמודות או שורות נסתרות

שורות או עמודות מוסתרות כשלעצמן לא ישפיעו על ההדפסה, אך מעברי עמודים בין שורות או עמודות מוסתרות עלולות לגרום לבעיות במהלך ההדפסה. בצע את השלבים הבאים כדי לבדוק:

1. נווט אל עֲרִיכָה קבוצה ב בית לשונית.
2. עבור ללחיצה מצא ובחר > עבור אל מיוחד.
3. בחר תאים גלויים בלבד ולחץ בסדר.

אם יש תאים מוסתרים, כל התאים ייבחרו עם גבולות של שורות ועמודות מוסתרים מסומנים. בחר את השורות או העמודות משני הצדדים של אחד מוסתר, לחץ לחיצה ימנית על שם השורה או העמודה ובחר הצג. התאם את מעברי העמודים כך שהדפים יודפסו כפי שאתה מתכוון.

7. הדפס תאי ערך אפס

ייתכן שתבחין אם חלק גדול ממסמך ה-Excel שלך הוא אפסים, אבל רק כדי לוודא, בצע את הפעולות הבא כדי להדפיס תאים שיש להם אפס כנתונים שלהם, בין אם באמצעות קלט ישיר, נוסחה או כמה שיטה אחרת.

1. לך ל קובץ > אפשרויות.
2. תחת מִתקַדֵם הכרטיסייה, גלול מטה אל אפשרויות תצוגה עבור גליון עבודה זה סָעִיף.
3. ודא כי הצג אפס בתאים בעלי ערך אפס האפשרות מסומנת.

8. גלה כיצד מטפלים בשגיאות

אם שגיאה מוגדרת להדפסה כריקה, ייתכן שתישארו עם תאים או קבוצות של תאים שאינם מדפיסים את הנתונים החשובים שלהם. כך תוכל להפעיל את ההדפסה של תאים עם שגיאות ב- Excel:

1. תחת פריסת דף הכרטיסייה, לחץ על תיבת מפעיל הדיאלוג בפינה השמאלית התחתונה של הגדרות עמוד סָעִיף.
2. תחת דַף כרטיסיית, ודא ששגיאות תא מוגדרות להצגה.

9. בדוק את איכות ההדפסה

חלק מהמדפסות מאפשרות הדפסה באיכות טיוטה כדי לחסוך בדיו ובזמן. הגדרות אלה יכולות להשפיע על אופן הדפסת המסמכים שלך. כדי לוודא שאיכות הטיוטה אינה מסומנת, בצע את הפעולות הבאות:

1. לחץ על הדפס כותרות תחת פריסת דף הכרטיסייה בגליון העבודה של Excel.
2. תחת דַף לשונית או כותרת, ודא כי שחור ולבן ו איכות טיוטה תיבות הסימון אינן מסומנות.

לאחר מכן, ודא שההדפסים שלך יהיו באיכות הגבוהה ביותר. כדי לעשות זאת:

1. לחץ על הדפס כותרות תחת פריסת דף הכרטיסייה בגליון העבודה של Excel.
2. עבור אל עמוד לשונית או כותרת, ושנה את איכות ההדפסה ל גָבוֹהַ.

אתה יכול לעבור להדפסה ישירות מכאן על ידי לחיצה על תצוגה לפני הדפסה לַחְצָן.

10. המר את גליון העבודה לפורמט האחרון של Microsoft Excel

שגיאות עשויות להיות קשורות לגרסת התוכנית של קובץ ה-Excel שבו אתה משתמש, במיוחד אם אתה משתמש בפורמט XLS הישן. ודא שאתה משתמש בפורמט האקסל העדכני ביותר. אם אינך, המר את הקובץ שלך לפורמט העדכני ביותר - XLSX.

11. קבל את מנהלי ההתקן העדכניים ביותר של המדפסת

לפעמים בעיה במערכת ההפעלה ובמנהל ההתקן של המדפסת יכולה לגרום לדפי Microsoft Excel להדפיס ריקים. הפתרון הקל ביותר, במקרה זה, הוא לעדכן את מנהלי ההתקן של המדפסת. יהיה עליך להיכנס לאתר האינטרנט של יצרן המדפסת שלך ולבדוק את מנהלי ההתקן העדכניים ביותר עבור דגם המדפסת שלך.

לגרש הדפסת דפי אקסל ריקים

בעיות מסוימות נפתרות בקלות רבה יותר מאחרות, ואם אתה מתחיל להבחין בקובצי אקסל מדפיסים כמה עמודים ריקים, שינוי פשוט של הגדרות אמור לפתור את הבעיה. בעיות תאימות חמורות יותר מטופלות על ידי עדכון פורמטים של קבצים ומנהלי מדפסת.