כיצד להפוך את המעקב אחר שינויים לקל יותר לשימוש ב-Microsoft Word

Track Changes הוא אחד הכלים הטובים ביותר לעריכת מסמכי Word ולשיתוף פעולה עם אחרים, אך השימוש בו עלול להיות מסובך ומבולגן. אם אתה חדש בתכונה זו ב-Microsoft Word או שאתה לא יכול לסבול את הסימונים האדומים וההגדרות המוזרות, אל תוותר עדיין על מעקב אחר שינויים.

ברגע שאתה מבין איך הרכיבים השונים עובדים, התכונה קלה יותר לשימוש. אתה יכול להתאים אישית את התכונה כך שתגיע עם מערכת מסודרת יותר בעת תיקון מסמך או סקירת עריכות של מישהו אחר. הנה כמה רעיונות.

1. הצג תיקונים בבלונים

מעקב אחר שינויים הוא לא רק הפעלה לכיבוי. ברגע שאתה לומד את היסודות של שימוש ב-Track Changes של MS Word, תוכל לחקור את התכונות שלו ולהתאים אישית את חווית המשתמש שלך אפילו יותר.

אחד המרכיבים העיקריים שאתה יכול לשנות הוא תצוגת הסימון. כשאתה הולך ל סקירה > הצג סימון > בלונים, יש לך שלוש אפשרויות:

• הצג תיקונים בבלונים
• הצג את כל התיקונים בשורה
• הצג רק עיצוב בבלונים

עקוב אחר שינויים משתמש בגרסאות מוטבעות כברירת מחדל, כלומר גירוד מילים שנמחקו והכנסת העריכות שלך בגוף הטקסט עצמו. כמה תיקונים כאלה ניתנים לניהול, אבל ספר שלם מהם יכול להיות כאב עיניים. כמו כן, הגדרה זו אינה מדגישה את העיצוב - הניסיון למצוא את העריכות הללו הוא טרחה.

השימוש בבלונים לעיצוב בלבד הוא עליית מדרגה ביחס לתיקונים מוטבעים. מחיקות והוספות עדיין מופיעות בגוף הראשי, אך כל שינוי בפורמט מופיע בבלונים בחלונית מימין לטקסט.

אם עריכה מוטבעת אינה העדפתך כלל, עבור לתיקונים בבלונים. לאחר מכן תוכל למחוק, להוסיף ולעצב כל מה שתרצה, ורשימת השינויים שלך תופיע בחלונית הימנית. עדיין יש אדום, אבל העריכות שלך הרבה יותר מסודרות וקלות לניהול.

2. השתמש ב-No או Simple Markup כדי למנוע הסחות דעת

בהתאם לסגנון העריכה שלך, ייתכן שתעדיף לקרוא תחילה מסמך לפני שתכוונו אותו כדי לקבל תחושה של הזרימה, הקריאה והפערים הפוטנציאליים שלו. מילוי הטקסט בסימונים מתחילת הדרך יכול להיות לא מועיל.

Track Changes מציע שני פתרונות ב- הצג לסקירה תפריט נפתח. סימון פשוט מסתיר בלונים ותיקונים מוטבעים ומציג רק קווים אדומים אנכיים כדי להראות היכן בוצעו שינויים. לחץ על כל אחת מהשורות האלה כדי לחשוף במהירות עריכות. לחץ שוב כדי להסתיר אותם.

אין סימון מסיר גם את הקווים האנכיים. אתה יכול לקרוא ולערוך בשקט עד שתבחר אחרת. עבודה עם אחת מההגדרות הללו מבטיחה מסמך ברור עם הסחות דעת מינימליות. אם אתה עובד עם צוות, הגדר את הדרכים הטובות ביותר לשתף פעולה בזמן אמת ב-Word, והגדר את כללי Track Changes כך שכולם יוכלו לעבוד בנוחות.

3. השתמש בכל הסימון או המקורי במשורה

אינך חייב להציג את הסימון המלא של מסמך Word אלא אם כן אתה רוצה לבדוק גרסה מסוימת או לשלב את השינויים.

התבוננות בטקסט המקורי היא אפילו פחות נחוצה. אתה יכול להסתכל על הטקסט המקורי כדי להשוות בקצרה בין שתי הגרסאות, למשל, מבחינת סגנון או אורך, אבל זה בערך הכל. לכן, אינך צריך להפעיל אף אחת מההגדרות הללו עד שאתה באמת צריך אותן. זה יכול לעזור למזער את התסכול שלך עם מעקב אחר שינויים.

4. התאם אישית את הצבעים והסימונים

כאשר משתמשים מרובים עובדים על מסמך Word ומבצעים שינויים, התכונה 'עקוב אחר שינויים' מדגישה את העריכות שלהם בצבעים שונים. הבעיה הצורמת ביותר עם Track Changes היא לעתים קרובות צבע אדום ברירת המחדל של הסימונים שלו, במיוחד כאשר הוא שולט בטקסטים עם הרבה תיקונים.

החדשות הטובות הן שאתה יכול לשנות את הצבע הזה. למעשה, אתה יכול לקודד כל מסמך שאתה עובד עליו.

בתוך ה מעקב בקטע, לחץ על שנה אפשרויות מעקב חֵץ. תראה כמה הגדרות בסיסיות שאתה יכול לשנות, אבל כדי לגשת לאפשרויות נוספות, לחץ אפשרויות מתקדמות. זה יפתח חלון המציע דרכים נוספות להפוך את מעקב אחר שינויים לשלך.

אתה יכול לבחור צבעים טובים יותר עבור הוספות, מחיקות, עיצוב ועוד. אתה יכול אפילו לשנות את האופן שבו כל פונקציה מסומנת, החל מהדגשה ועד קו חוצה כפול וסמלים. בנוסף, אתה יכול אפילו להתאים את מראה הבלונים. קח השראה מ אפליקציות פרודוקטיביות עם קידוד צבע יעיל או פשוט בחר צבעים נוחים לעיניים בעת שימוש ב- Track Changes.

השארת הערות היא הדרך הטובה הבאה לתת משוב על Microsoft Word מלבד עקוב אחר שינויים. עם זאת, שימוש יתר בהערות יכול להפוך את חווית העריכה והקריאה לממכרת באותה מידה.

מה שמקל על השימוש בהערות לצד 'עקוב אחר שינויים' הוא להחליט מראש כיצד אתה מתכוון להשתמש בכל תכונה. בכל הנוגע להערות, אתה יכול לשמור אותן לשאלות למחבר או לרעיונות לשיפור הטקסט - דברים שאתה לא יכול לומר דרך עקוב אחר שינויים מבלי להוסיף עוד אדום.

בנוסף, עדיף להדגיש רק את המילים הקשורות להערות שלך, לא פסקאות שלמות. אתה יכול אפילו להציב את ההערות שלך בהתחלה או בסוף הפרקים בלבד.

אם אתה נאבק עם מסמך עמוס בהערות והערות, נסה לבחון את האפשרויות הזמינות ב- הצג תגובות תפריט נפתח. תכונה זו יכולה לעזור לך לארגן הערות בצורה הגיונית עבורך, בין אם אתה קורא או עורך את הטקסט.

לחלופין, אם המסמך שאתה מתקן קטן, אבל יש לך הרבה מה לומר, שקול ללכת ל עמוד ריק בתחילת המסמך או בסוף המסמך ורשום המשוב שהיית מוסיף להערות שם. אתה יכול לעשות זאת גם עבור פרקים בודדים. כלי ההערות מעשי יותר, אבל אתה חופשי להשתמש בו מתי שאתה רוצה.

אל תהססו להיות יצירתיים עם התכונות העומדות לרשותכם, כמו הוספת מספרי השורות של Microsoft Word לטקסט ולאחר מכן הפניה לשורות ספציפיות במשוב שלך. קח את הזמן כדי ללמוד את כל מה שיש לתוכנת עיבוד התמלילים הזו להציע, והתאם כל עבודה של Track Changes בהתאם.

7. קבל או דחה קבוצות של תיקונים

ככותב שסוקר תיקונים של עורך, חשוב לשקול היטב את רוב השינויים, גם בעת ביצוע עריכות משלך.

עם זאת, כשמדובר בתיקונים קלים כגון תיקוני עיצוב או איות, יש דרך מהירה יותר לשלב את השינויים או להיפטר מהם. פשוט בחר את כל הפסקה, לחץ עליה באמצעות לחצן העכבר הימני ולך על אחת מהן קבל שינוי אוֹ דחה שינוי. בחירתך תשפיע על כל התיקונים בפסקה זו.

אתה יכול ללכת רחוק יותר ולשלב את כל התיקונים של המסמך. כדי לעשות זאת, לאחר לחיצה ימנית על הפסקה המודגשת, בחר את החץ למטה מתחת לְקַבֵּל בסרגל הכלים ולאחר מכן קבל את כל השינויים. ממש מתחת לזה יש לך גם אפשרות לעצור אוטומטית את מעקב אחר שינויים.

8. התאם את חלונית הביקורת שלך

כפי שצוין קודם לכן, אתה יכול להשתמש בכל דבר שישפר את חווית המשתמש שלך עם Track Changes, כולל תוספות פרודוקטיביות עבור Microsoft Word. עם זאת, אפילו ארגון מחדש של הפריסה של סביבת העבודה הדיגיטלית שלך יכול להועיל לזרימת העבודה שלך.

חלונית הביקורת במעקב אחר שינויים היא דרך נוספת לראות את כל הגרסאות מבלי שהם יבלבלו את המסך שלך. אתה יכול לערוך מסמך ללא סימון ולתת לחלונית ליצור רשימה פשוטה של ​​שינויים. על ידי לחיצה על החץ ליד חלונית סקירה, אתה יכול להעביר אותו ממצב אנכי למצב אופקי וחוזר חלילה.

הפוך את השינויים במסלול לעבודה בשבילך

זה אולי נראה מורכב במבט ראשון, אבל תוכנית Track Changes של מיקרוסופט היא למעשה פשוטה ושימושית ברגע שאתה לומד את הפרטים הקטנים. בין אם אתה מבצע או מקבל עריכות, הגדר את העדפות מעקב אחר שינויים לפני שתתחיל לעבוד כדי להקל על הדברים. ארגן כיצד הסימונים, ההערות וחלונית הביקורת שלך צריכים להיראות בתוך הטקסט שלך ובסביבתו.

השימוש במעקב אחר שינויים ב-Microsoft Word קל יותר ברגע שאתה יוצר פריסה וערכת צבעים שמניעים אותך במקום לעורר אותך יתר על המידה.