אם יש הרבה אנשים שעובדים יחד על גיליון אלקטרוני של פרויקט משותף, עליך להגדיר איזשהו זרימת עבודה או בקרות תהליכים כדי לבצע דברים בקלות. כך, לא תאבד את המעקב אחר מה שנעשה ומה צריך לעשות הלאה - זה יעזור להשאיר את כולם באותו עמוד.
כאן, אנו מדברים על אותם טיפים ושיטות עבודה מומלצות חיוניות שכדאי לך לעקוב אחריהם בעת שיתוף פעולה עם משתמשים אחרים ב-Excel או ב-Google Sheets או דומה.
1. מסמך שינויים ועדכונים מפתח
כאשר משתפים פעולה בגיליונות אלקטרוניים, חשוב לעקוב אחר מה שהשתנה. אתה עלול בסופו של דבר לדרוס עבודה של מישהו אחר אם לא תיזהר.
נסה להוסיף הערות או הערות כדי להקליט שינויים - כגון סיבות לעדכון הפריט, שמות העורכים שביצעו את השינויים ומדוע או איך הם עשו זאת. אתה יכול לעשות זאת בקלות באמצעות הדגש שינויים תכונה בחוברת עבודה משותפת. כדי להפעיל תכונה זו, בצע את השלבים המפורטים להלן:
- לך ל קובץ > אפשרויות > סרגל הכלים של גישה מהירה. עבור macOS, עבור אל Excel > העדפות... > רצועת הכלים וסרגל הכלים > סרגל הכלים של גישה מהירה.
- מהאפשרויות הנפתחות, בחר כל הפקודות.
- בחר הדגש שינויים ובחר אם ברצונך להוסיף את סרגל הכלים 'גישה מהירה' מעל לרצועת הכלים או מתחתיו. נְקִישָׁה בסדר.
- לאחר שתסיים, הקש על המסננים הנפתחים ב- סרגל כלים גישה מהירה > הצג תוויות פקודה. אתה יכול להתאים אישית את האופן שבו אתה רוצה להדגיש שינויים בגיליון האלקטרוני שלך על ידי בחירה מבין האפשרויות בתפריט הנפתח.
אתה יכול גם לקוד צבע של פריטים או כרטיסיות בגיליון האלקטרוני המשותף שלך, כך שתוכל לראות בקלות שינויים במבט חטוף.
2. הזן את נתוני המקור בצורה נכונה
קל לעשות שגיאות בעת הזנת הנתונים הגולמיים לגיליונות האלקטרוניים שלך. הבעיה היא שאם אתה לא עושה את זה נכון, זה יכול להטות לחלוטין את התוצאות שלך ולהוביל אותך לכיוון הלא נכון.
למרבה המזל, ישנם כמה עצות מהירות כדי להבטיח שאתה מזין את המקור או הנתונים הגולמיים בצורה נכונה בקבצי ה-Excel שלך.
- הנתונים שלך צריכים להיות ברורים ומדויקים. נסה להימנע מקיצורים אם אין צורך מוחלט, וודא שכל פורמטים של מספרים או תאריך ברורים ועקביים בכל הגיליון(ים) שלך.
- הקפד לכלול כותרת בראש כל עמודה/שורה, כדי שמשתמשים אחרים יוכלו לפרש טוב יותר את הטבלאות.
- השתמש בנוסחאות רלוונטיות (ונכונות), בכל מקום שצריך.
3. השתמש בפקדי גיליון אלקטרוני
על ידי שימוש בבקרות גיליון אלקטרוני, תוכל להפחית את הסיכון לשגיאות בהזנת נתונים. הנה כמה כלים שתוכל להשתמש בהם:
אימות מידע: שימוש בכלי כגון אימות מידע מאפשר לך לאסוף מידע ממספר משתמשים בפורמט המתאים. זה גם מבטיח אחידות בהזנת נתונים ומונע שגיאות משתמש בשוגג. אם אתה מזין נתונים ששייכים לקבוצה ידועה של ערכים, כמו "כן" או "לא" או "לא ניתן לקבוע", אתה יכול ליצור רשימה נפתחת עם אפשרויות אלה כדי לאפשר למשתמשים אחרים לבחור מתוך רשימה מוגדרת מראש של אפשרויות.
תצוגת גיליון: ה פונקציית Sheet View היא תכונה שימושית נוספת המאפשרת למשתמשי גיליונות אלקטרוניים ליצור תצוגות מותאמות אישית של חוברת העבודה שלהם ו להגדיר מסננים משלהם כדי להציג מידע - מבלי להיות מושפעים משינויים שבוצעו בגליון העבודה על ידי אחרים משתמשים.
4. השתמש בטבלאות ותרשימים
בואו נודה בזה: גיליונות אלקטרוניים הם די מכריעים בהתחלה, במיוחד אם אתה לא רגיל לעבוד עם כמויות גדולות של נתונים. לכן אנו ממליצים להשתמש בטבלאות, תרשימים או גרפים כדי להגדיר את הנתונים שלך בצורה אינטואיטיבית.
בעוד טבלאות עוזרות לך לארגן ולמיין את המידע שלך, שימוש בתרשים או גרף יכול לעזור בייצוג חזותי. כך קל יותר לשרטט מגמות או להראות השוואות בין קבוצות שונות של משתנים לאורך זמן, כך שתוכל לזהות קשרים ומגמות חשובות בערכי הנתונים שלך.
5. הדגש ערכים חשובים בעזרת צבעים ועיצוב
על ידי הוספת צבע לטקסט ולכותרות שלך, תוכל לארגן את הנתונים שלך בצורה קריאה יותר.
באופן זה, אתה יכול להתמקד בהיבטים ספציפיים של הנתונים מבלי להיות המום מכל המידע בבת אחת. ניתן גם להשתמש בכלים כגון עיצוב מותנה, המאפשר לך להדגיש תאים ספציפיים על סמך קריטריונים כגון האם הם נמצאים בטווח מסוים של ערכים.
התכונה "הקפא חלוניות" מועילה במיוחד אם אתה צריך לעקוב אחר אזורים מסוימים תוך כדי גלילה בגיליון אלקטרוני ארוך. כך תוכל לעשות זאת:
- בחר את השורה או העמודה הפעילה.
- עבור אל נוף לשונית של הסרט ובחר הקפאת חלוניות.
- מהתפריט הנפתח, בחר אם ברצונך להקפיא עמודות או שורות.
באמצעות פונקציית היפר-קישור, תוכל לקשר טקסט עוגן לקבצים, דפי אינטרנט או גליונות עבודה.
- כדי לעשות זאת, בחר תא בגיליון האלקטרוני שלך המכיל טקסט.
- עבור אל לְהַכנִיס לשונית על הסרט.
- בצד ימין של הסרט, הקש על קישור ובחר את האפשרויות מהתפריט השמאלי. אתה יכול לבחור לקשר לקבצים באחסון המקומי שלך, או קישור אינטרנט, או למקורות אחרים.
זה עוזר לחברי הצוות שלך למצוא הפניות או קובצי מקור בקלות. לדוגמה, אם דף האינטרנט של החברה שלך מפרט מוצרים ושירותים, תוכל ליצור בקלות היפר-קישור בתוך תא שלוקח את חברי הצוות ישירות לדף כשהם לוחצים עליו.
לעתים קרובות, זה יכול להיות קשה לדעת על מה עמיתיך עובדים. עם זאת, כלי גיליונות אלקטרוניים כגון Google Sheets מקלים על עורכים מרובים לשתף פעולה במסמכים יחד בזמן אמת. אתה יכול לפתוח את סרגל הצ'אט על ידי הקשה על בועת סמל הצ'אט שליד רשימת המשתמשים הפעילים.
זוהי תכונה שימושית - אתה יכול לדון בכל בעיה שנתקלת בה במהלך העבודה על קבצים משותפים. זה גם מאפשר לך לתקשר אחד עם השני במהירות אם אתה צריך עזרה או סיוע עם משהו ספציפי במסמך שלהם.
9. ספק למשתפי פעולה גישת עריכה/תצוגה
אחד השלבים הראשונים בשיתוף פעולה בגיליונות אלקטרוניים משותפים הוא להבטיח שלחברי הצוות יש גישת עריכה/הצגה (לקריאה בלבד). תצטרך לוודא שהפעלת את השיתוף מלכתחילה.
שנית, הוסף שותפי עריכה לחוברת העבודה האישית שלך לפי הצורך, ותן להם גישת קריאה בלבד או עריכה לפי הצורך. ודא שלכולם יש גישה לגרסאות התואמות של הקובץ, כדי שלא יהיו להם בעיות עם סנכרון או שמירה בזמן שהם פועלים.
שיתוף פעולה חכם יותר עם גיליונות אלקטרוניים קלים לקריאה
בסופו של יום, הכל עניין של תקשורת. כאשר אתה עובד על פרויקט משותף עם קבוצת אנשים, חשוב להבטיח שהתקשורת של הצוות שלך תעבור בצורה חלקה ככל האפשר.
הטיפים האלה שלמעלה אמורים לעזור להפוך את הגיליונות האלקטרוניים שלך ליותר ידידותיים למשתמש וקלים יותר לקריאה, כך ששיתוף ופירוש המידע תמיד קל.
