כיום, מיילים חיוניים לחיים פרודוקטיביים. הם מאפשרים לך לתקשר, להירשם לשירותים, לשמור על אבטחת חשבונות ועוד. זה גם אומר שתיבת הדואר הנכנס שלך יכולה להפוך בקלות למכריעה, וזו בעיה כשאתה משתמש באימיילים לעבודה.
Gmail עשיר במיוחד בתכונות והסחות דעת, אבל יש דרכים לנהל את החשבון שלך ואת עצמך כדי שלא תסיים שוב לבצע ריבוי משימות. היכולת להתמקד בעבודה אחת בכל פעם היא עניין של ארגון ומשמעת. בואו נבדוק מה זה אומר בדיוק.
1. ארגן את האימיילים שלך
קודם כל, אתה יכול ללחוץ על כוכב אוֹ תווית סמל ליד כל אימייל כדי לסמן אותו בתור כיכב אוֹ חָשׁוּב. זה ישלח אותו לתיקיה המתאימה שלו בלוח הצד שלך, ובמקביל גם יגדיל את הסבירות ש-Gmail יסמן אוטומטית הודעות דוא"ל חשובות בעתיד.
אתה יכול ללכת אפילו רחוק יותר יצירת תוויות מקודדות צבע ב-Gmail והגשת מיילים בסדר הגיוני במקום לעבור דרך חומה של מיילים מעורבים, חלקם מעוניינים, אחרים ספאם.
לכן, כאשר מגיעה אצווה חדשה של מיילים, דפדף בהם וסמן אותם בהתאם. לאחר מכן, למשל, תוכל להתמקד באימיילים ב- חָשׁוּב תחילה והשאיר את אלה שסימנתם "אישי" למועד מאוחר יותר.
2. השתמש בתכונת 'נודניק' בהודעות דוא"ל שיכולות לחכות
כלי נוסף שיכול לעזור לך לתעדף באילו מיילים להתמקד נקרא נִמנוּם.
בחר או רחף מעל הודעת דוא"ל, ותראה סמל שנראה כמו שעון. לחץ עליו, ותוכל לבחור את האורך שלו נִמנוּם.
תהיה הבחירה שלך אשר תהיה, המייל ייעלם מתיבת הדואר הנכנס שלך ויחזור בזמן שנקבע. עם זאת, תוכל לגשת אליו לפני כן, על ידי פתיחת ה- נודניק תיקייה.
3. שנה את סוג תיבת הדואר הנכנס שלך
ישנן דרכים רבות להתאים אישית את לוח המחוונים של Gmail כך שימנע ממך לבצע ריבוי משימות. שֶׁלְךָ הגדרות מהירות מציעים שיטה מאוד קלה ונוחה.
לחץ על גלגל שיניים סמל בראש העמוד כדי לפתוח את הגדרות תַפרִיט. למצוא את ה סוג תיבת דואר נכנס סעיף ועיין באפשרויות שלך:
- בְּרִירַת מֶחדָל
- חשוב קודם כל
- לא נקרא קודם
- כיכב ראשון
- תיבת דואר ממוין
- תיבות דואר נכנס מרובות
כל סוג מבנה את תיבת הדואר הנכנס שלך בצורה שונה. תמצא גם את התכונה הזו ב הגדרות מהירות > ראה את כל ההגדרות > תיבת דואר נכנס.
כדי לצבוט את הפריסה של Gmail שלך עוד יותר, שלב את הפריסה היעילה ביותר עם מסננים שממיינים את תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail. עם תכנון קפדני, אתה יכול להבטיח שתשומת הלב שלך תיפול תמיד על מיילים החשובים לך ביותר.
4. שנה את הצפיפות של תיבת הדואר הנכנס שלך
הפוך את תיבת הדואר הנכנס שלך לקלה ככל האפשר על העיניים, ואיתור מיילים חשובים יהיה פשוט יותר. אתה גם תמנע מהתעייפות מהירה מדי בזמן העבודה על Gmail.
תכונה נוספת שלך הגדרות מהירות יכול לעזור לך להשיג זאת. תַחַת צְפִיפוּת, ישנן שלוש אפשרויות למידת הקירבה של הודעות הדוא"ל שלך:
- בְּרִירַת מֶחדָל
- נוֹחַ
- קוֹמפָּקטִי
ראה איזה מהם מאפשר לך לדפדף בתיבת הדואר הנכנס שלך במהירות ובקלות.
5. שנה את גודל העמוד המרבי של חשבון Gmail שלך
Gmail נותן לך שליטה רבה יותר על פריסת תיבת הדואר הנכנס שלך, כולל כמה הודעות דוא"ל היא צריכה לרשום בכל עמוד. כדי למצוא תכונה זו, עבור אל הגדרות מהירות > ראה את כל ההגדרות > כללי.
בכרטיסייה זו היא שלך גודל עמוד מקסימלי קטע, שבו תוכל לבחור את מספר השיחות שיוצגו בכל עמוד. האפשרויות המוגדרות מראש שלך נעות בין 10 ל-100, כך שאתה באמת יכול לפזר את הודעות הדוא"ל שלך או לאגד אותן יחד.
החלט איזו פריסה תעזור לך להתמקד במשימות בצורה הטובה ביותר, תוך כדי שימוש טוב בכלי הסינון שלך.
6. פצל את חלונית הקריאה שלך
אתה יכול להפסיק ריבוי משימות ולתקן את תשומת הלב שלך באימייל אחד בכל פעם עם תכונה נוספת של Gmail. מעל המיילים שלך מופיע ה החלף מצב חלונית מפוצלת סמל.
אם תלחץ עליו כאשר לוח המחוונים שלך נמצא בצורה הרגילה הלא מפוצלת שלו, פיצול אנכי יופעל, כלומר המיילים שלך מקבלים פאנל לצדם כדי להציג את התוכן של כל שיחה שתבחר. זה מאפשר לך לראות מה יש בהודעות הדוא"ל שלך מבלי לפתוח אותם במלואם. לאחר מכן, תוכל לעבור דרך תיבת הדואר הנכנס שלך מהר יותר.
אם תלחץ על החץ ליד החלף מצב חלונית מפוצלת סמל, תמצא את פיצול אופקי גם אפשרות.
כל זה זמין גם ב הגדרות מהירות > ראה את כל ההגדרות > תיבת דואר נכנס.
אבל יש עוד כל כך הרבה שאתה יכול לעשות על ידי התאמה אישית של הגדרות Gmail שלך, כמו הגדרת משיב חופשה חוזר. גלה מה עוד יכול להועיל למשימה אחת.
7. התחל לקרוא הודעות דוא"ל חדשות מלמטה
כשמדובר בהרגלים אישיים שיכולים להרחיק אותך מרובה משימות, שיטה אחת בטוחה היא לקרוא את המיילים שלך עם מטרה או סדר הגיוני.
לדוגמה, ברשימה רגילה של הודעות דוא"ל, החדשים ביותר יהיו בראש, כך שזה הגיוני להתחיל מהחלק התחתון של כל שיחות שלא נקראו, ולהתמודד עם הישן ביותר קודם.
ייתכן שיש להם מועדים או מידע חשוב שרלוונטי לאימיילים מאוחרים יותר. ולו רק כדי להיות על הצד הבטוח ולשמור על עצמכם ממוקדים, עבדו במעלה המיילים שלכם.
8. נקה תחילה את הודעות האימייל הקלות ביותר
עם הפאנל המפוצל של Gmail, אתה יכול לזהות במהירות מיילים שלא מעניינים אותך או שניתן לטפל בהם במהירות. עברו על תיבת הדואר הנכנס שלכם והתמודדו תחילה עם המשימות הקלות ביותר, והסר אותן מהדרך. לאחר מכן, תוכל לתעדף את המיילים המסובכים יותר.
זו אסטרטגיה פשוטה, אבל כזו שמנקה את תיבת הדואר הנכנס שלך במהירות ובונה מבלי להכריע אותך.
לחשבון Gmail שלך יש שתי תכונות שימושיות מובנות להגדרת משימות ולרישום הערות.
בוא נתחיל עם Google Tasks, מסומן על ידי ה חשבון סמל בסרגל הצד שלך. לחץ עליו ואז הוסף משימה, אם עדיין אין לך. אתה יכול לתת לכל משימה כותרת, תיאור, תאריך ותת-מטלה. לישט אותם ככל הדרוש כדי לשמור על עצמך מאורגן.
ממש למעלה משימות הוא של Google Keepנורה סמל, הפותח חלונית המפרטת את כל ערכי Keep הקיימים תחת ה- קח פתק לַחְצָן. השתמש בזה כדי להשאיר לעצמך הערות לגבי אימיילים של לקוח מסוים, למשל, או כדי לקחת דקות במהלך הפעלות של Google Meet.
שני הכלים האלה יכולים להזכיר לך עבודות חשובות שאתה צריך להשלים, תוך שהם מציעים דרכים להיות פרודוקטיביים יותר עם כל משימה שאתה מתמקד בה.
10. השתמש בהרחבות דפדפן
אם אתה אוהב את התמיכה בכלים שימושיים, בדוק תוספים לדפדפן שמגבירים את היעילות שלך על ידי מבנה זרימת העבודה שלך או פירוק לחלקים שאתה יכול להתמודד איתם בקלות רבה יותר.
להכיר כיצד Todoist יכול לשפר את הפרודוקטיביות שלך, למשל, באמצעות הכוח הרב של ניהול משימות חכם. אתה יכול לסנכרן אותו עם חשבון Gmail שלך ולייעל כל עבודה חשובה.
ואז, יש לך מיין את תיבת הדואר הנכנס של Gmail, הרחבה שמוסיפה מסננים לאפשרויות הרגילות שלך ב-Gmail. אתה יכול למיין את המיילים שלך לפי איש קשר, חברות, קבצים מצורפים ועוד.
אם אתה משתמש ב-Google Sheets עם האימיילים שלך, שקול מדגיש שורות, שעושה בדיוק את מה שהשם מרמז: הוא מדגיש שורות בגיליונות אלקטרוניים, כך שתוכל לקרוא אותם מהר יותר.
אפילו משהו כמו מונוטאב יכול להיות בעל ערך רב עבור עובדים מקוונים. זהו תוסף ששומר קישורים בכרטיסייה אחת, כך שלא יסתיים בכמה דפדפן פתוחים ומאטים.
בסופו של דבר, אתה צריך כלים ארגוניים, כמו גם משמעת, כדי למנוע מהריכוז שלך להתפצל למספר כיוונים ולבלגן את הפרודוקטיביות שלך.
הטיפים והכלים שלמעלה יכולים לשים את המיילים שלכם וכל עבודה אחרת שאתם עושים בג'ימייל בסדר הגיוני ואפילו נעים. תוכל להתמסר למשימות שאתה רוצה ולהפסיק לסטות.
כפי שכבר ציינו, לשליטה העצמית שלכם יש חלק גדול בעצמכם מלעצור את עצמכם מביצוע ריבוי משימות, אבל תמיכה דיגיטלית רבה היא גם דרך ארוכה. אז, בדוק מה עוד גוגל יכולה להציע בפלטפורמות שלה, מחשבון Gmail שלך לדפדפן Chrome שלך.
