בחירת הכלי המתאים לניהול פרויקטים עבורך ועבור הצוות שלך יכולה להיות טרחה, במיוחד כאשר אתה זקוק למספר מושבים, אך אין לך את התקציב. אם אתה עדיין לא מוכן להשקיע, או שאתה עדיין במצוד, אתה יכול לבנות לוח ניהול פרויקטים פונקציונלי ב-Google Sheets בינתיים. המשך לקרוא כדי ללמוד כיצד.
מיפוי לוח הפרויקטים שלך ב-Google Sheets
דבר ראשון, תצטרך לקבוע באילו עמודות תשתמש בלוח שלך. כדי לעשות זאת, ערוך רשימה של המידע הבסיסי שתצטרך להעביר, כמו שם המשימה, תאריך יעד, עדיפות, סטטוס והערות.
עמודת בעלים תציין מי עובד על המשימה אם אתה משתף פעולה עם אחרים. אם מספר אנשים מחלקים בלוח, תרצה גם לכלול עמודה שמראה מי הקצה אותו.
לאחר מכן, חשבו על כל מידע שייחודי לזרימת העבודה שלכם. המטרה היא ליצור סקירה מהירה של מטלות עבורך ועבור עמיתיך לעבודה. כמה דוגמאות הן מספרי זיהוי לקוח, קודי צבע, מידע ליצירת קשר, קישורים וכו'. לא משנה מה תבחר, ודא שתשתמש בו לרוב המשימות שלך כך שהעמודה לא תהיה רק עוד שלב - או גרוע מכך, עומס.
כיצד ליצור לוח לניהול פרויקטים ב-Google Sheets
Google Sheets עושה את זה די קל ליצור לוח ניהול פרויקטים פונקציונלי. להלן הצעדים שעליך לנקוט:
1. הקפאת השורה העליונה שלך
לאחר שתהיה לך רשימה של העמודות שברצונך לכלול, הקלד אותן בגיליון האלקטרוני שלך בחלק העליון ו להקפיא את השורה ב-Google Sheets כך שהוא יישאר איתך בזמן שאתה גולל. כדי לעשות זאת:
- הדגש את כל השורה.
- לך ל נוף בפינה השמאלית העליונה.
- בחר הַקפָּאָה.
- בחר 1 שורה.
2. הוסף עיצוב לעמודת התאריכים שלך
כדי להפוך את הוספת התאריכים ללוח שלך עקבית, אתה יכול להקצות עיצוב לעמודת המועד האחרון שלך. כדי לעשות זאת:
- בחר את העמודה כולה.
- לך ל פוּרמָט בתפריט העליון.
- בחר מספר.
- בחר תַאֲרִיך.
אתה לא צריך לעשות שום דבר בעמודת המשימה וההערות - פשוט שמור אותם בפורמט הטקסט. עבור עמודות העדיפות, הסטטוס והבעלים, תפריט נפתח יהיה שימושי - תוכל לקרוא על כך בסעיף הבא.
3. צור עמודת סטטוס פונקציונלי ב-Google Sheets
עם תוכנות כמו ClickUp ו-Asana, אתה יכול להגדיר במהירות סטטוס של משימה בכמה לחיצות. כדי לעשות זאת ב-Google Sheets, אתה יכול להשתמש אימות מידע כדי ליצור תפריט לעוף עם מילים מרובות לבחירה. כדי לעשות זאת:
- בחר את התאים מתחת לכותרת שלך.
- לך ל נתונים בחלק העליון של המסך שלך.
- בחר אימות מידע מהתפריט.
- לְיַד קריטריונים, בחר רשימת פריטים.
- משמאל, הזן את המילים שברצונך לכלול, מופרד בפסיק.
- מכה להציל.
אתה יכול לחזור על אותם שלבים כדי להוסיף תפריט נפתח בתאים אחרים מתחת לכותרת שלך.
כעת יופיע תפריט נפתח בתאים. כשהתאים עדיין נבחרים, אתה יכול להוסיף עיצוב מותנה לקוד צבע הסטטוסים שלך. כדי לעשות זאת:
- לך ל פוּרמָט בחלק העליון של המסך שלך.
- בחר עיצוב מותנה, ויופיע תפריט צד.
- בדוק שוב שהתאים המודגשים שלך נבחרים ב- החל על טווח קופסא.
- תַחַת כללי עיצוב, לחץ על התפריט הנפתח למטה עיצוב תאים אם... ולבחור טקסט מכיל.
- הזן את הסטטוס בשדה שמופיע מתחת.
- תַחַת סגנון עיצוב, שנה את צבע הרקע או הטקסט.
- מכה בוצע.
- חזור עם הסטטוסים הנותרים.
לאחר שהוספת קידוד צבע לכל אפשרות, לחץ עליהן כדי לוודא שהן פועלות לפני שתעתיק ותדביק את התפריט הנפתח בעמודה כולה. כדי להדביק, בחר את העמודה באמצעות האות שלה בחלק העליון ובטל את הבחירה בתא הכותרת על ידי לחיצה עליו תוך כדי לחיצה CMD אוֹ CTRL לפני שמכניסים אותו פנימה.
4. הוסף הערות ללוח הפרויקטים שלך ב-Google Sheets
באמצעות לוח פרויקט כזה, אתה יכול לשמור הכל במקום אחד, כולל הערות המשימות שלך. זה אומר שאתה יכול להימנע מנפה דרך תקשורת, מסמכים והניירות על שולחנך לקבלת פרטים. בנוסף, אתה יכול לבטל את הצורך לשלוח הערות משימה בדוא"ל לעמיתיך לעבודה.
עם זאת, תרצה לשמור על ההערות שלך מסודרות כדי למנוע מהן להפוך להסיח את הדעת או לא יעיל. הנה כמה טיפים שיעזרו לך לעצב אותם:
- לחץ פעמיים לתוך תא כדי לערוך את הטקסט בתוכו.
- הוסף מעבר שורה באמצעות Option + Enter ב-Mac או Ctrl + Enter ב-Windows.
- הוסף נקודת תבליט לפני הטקסט שלך על ידי לחיצה אפשרות + 8 ב-Mac או Alt + 0149 ב-Windows.
- העתק והדבק את נקודות התבליט אם תרצה להשתמש בהן שוב. Google Sheets אינו תומך באלה בפועל.
- מקפים פועלים גם כנקודות כדי להקל על הדברים.
- הגדר את שלך גלישת טקסט ל לְקַצֵץ, כך שהוא לא ייצא מחוץ לגבול התא.
- קליפ גם ימנע מהתאים להתארך מדי.
- לחץ פעמיים על תא עם טקסט חתוך כדי להציג את תוכנו.
דברים נוספים שכדאי לשים אליהם לב בעת יצירת לוח פרויקטים ב-Google Sheets
הנה כמה דברים נוספים שיכולים לעזור לך לנהל את לוח הפרויקטים שלך:
- תייגו את עמיתיך לעבודה בכל מקום, כולל עמודת הבעלים שלך, באמצעות הסמל @ ואחריו השם או האימייל שלהם.
- השתמש בהערות כדי לשמור על תקשורת בתוך הלוח שלך נפרדת ממידע על משימות - פשוט הוסף אחת לתא המדויק שיש לך שאלה לגביו.
- כדי לאחסן את המשימות שהושלמו לארכיון, הוסף גיליון חדש על ידי לחיצה על סמל ההוספה בפינה השמאלית התחתונה של המסך, ולאחר מכן העתק והדבק את המשימות שלך.
- ארכיון או מחיקה של משימות קודמות יבטיחו לך את המידע החשוב והמעודכן ביותר לפניך - בנוסף, תוכל למצוא דברים מהר יותר.
- אם אתה או עמיתך לעבודה תמחק או תחליף בטעות משהו, אתה יכול השתמש בהיסטוריית הגרסאות נמצא באמצע העליון של Google Sheets כדי לחזור ולבדוק אותו או לחזור לשמירה קודמת.
ארגן את הפרויקטים שלך עם Google Sheets
יצירת לוח פרויקטים ב-Google Sheets היא פתרון פשוט וידידותי לתקציב למי שמחפש לעקוב אחר משימות או לשתף פעולה עם צוות. עם קצת תכנון ראשוני וקצת עבודה, אתה יכול לבנות אחד שמאפשר לך להוסיף מידע בכמה קליקים בלבד.
יתרון נוסף הוא שמעבר לבניית התבנית, יש פחות עקומת למידה עבורך ועמיתיך לעבודה כדי לשמור עליה אם כבר השתמשת בתוכנת גיליונות אלקטרוניים. בנוסף, אתה יכול להוסיף כמה או כמה תכונות שתרצה.
