לעולם אל תשלח אימיילים שנבנו בצורה גרועה. לא רק שמבנים איומים מבלבלים את המסר, אלא שהם נותנים לנמענים רושם שלילי על מוסר העבודה והמקצועיות שלך. כישורי תקשורת טובים הם חיוניים בכל תעשייה.
כדי למנוע טעויות, הגהה את הטיוטות שלך. תקן את השיטות והשגיאות הרעות האלה שהופכות הודעות אימייל ללא מקצועיות.
1. שורות נושא ספאמי
משווקים חושבים ששורות נושא הן מכירות להגביר את שיעורי פתיחת הדוא"ל; למרבה הצער, הם מניבים תוצאות הפוכות. נמענים נוטים להתעלם ממיילים פרסומיים מדי. אלא אם כן הם כבר מכירים אותך, אין להם שום חובה לבדוק את ההודעה שלך.
במקום להיות מכירות, היו מרתקים. לְהַלחִין שורות נושא מושכות תשומת לב הכולל מילים תיאוריות, מעוררות מחשבה. עוררו את סקרנותם של הקוראים שלכם. אתה יכול להשתמש בשאלות פתוחות ובפיצ'רים - רק ודא שהם רלוונטיים להודעה שלך. אחרת, הנמענים עלולים לחסום אותך בגלל ניצול לרעה של נושאי קליקבייט.
2. בדיחות והערות שנונות
תחשוב פעמיים לפני שאתה מוסיף בדיחות למייל העבודה שלך. בעוד ששיתוף בצחוק עשוי לעזור לך לבנות קרבה במקרים מסוימים, זה לעתים קרובות גורם יותר נזק מתועלת. קשה להעביר בדיחות בדוא"ל. אפילו משחקי מילים קלילים עלולים להיתפס כסרקסטיים או פוגעניים אם הקורא לא יבין אותך.
ככלל, דלג על הבדיחות. במקום זאת, חקור דרכים אחרות להקל על מצב הרוח, למשל, שיתוף סיפור אישי או דיון בעניין משותף. להיות נגיש וידידותי לא מצריך סתימות.
3. אמוג'ים וסימני פיסוק מוגזמים
יותר ספקי תיבות דואר מתאימים לאמוג'י בימינו. פלטפורמות כמו Outlook ו-Gmail אפילו מאפשרות לך להוסיף אימוג'ים לשורות הנושא.
למרות שהם מהנים ויצירתיים, הם לא שייכים למיילים בעבודה. אנשים תופסים אימוג'י אחרת. לדוגמה, בעוד שאתה עשוי להשתמש באמוטיקון של פרצוף צוחק כדי להביע שמחה, אחרים עשויים לראות זאת כסרקזם. סמיילי לא תמיד מעבירים את המסר המיועד שלך.
כמו כן, משווקים מפוקפקים אוהבים אמוטיקונים. אם אתה משתמש בהם לעתים קרובות, הנמענים עשויים לשייך אותך למתקפות דיוג, עלוני מכירות ומודעות קידום מכירות מדי.
4. שגיאות הקלדה ושגיאות דקדוק
שגיאות הקלדה אינן משנות את הכוונה. גם אם אתה מאיית כל מילה באימייל שלך, הקוראים עדיין יבינו אותה באמצעות רמזים בהקשר. שגיאות דקדוק מתקדמות עלולות לגרום לבלבול, אך הטקסט לא יהיה בלתי מובן.
האם זה אומר שאתה יכול להתעלם משגיאות הקלדה? בהחלט לא! למרות שטעויות כתיב ודקדוק לא מבלבלות את המסר שלך, הן נראות רשלניות. בין אם אתה מגיש הצעות ללקוח פוטנציאלי או מעדכן עמית, תתקשה לזכות באמונו עם כתיבה לא מקצועית.
הגישה הטובה ביותר היא לבדוק טיוטות לפני שליחתן. הפעל את הטקסט שלך דרך א בודק איות אמין, הסר מוך מיותר, התאם את הטון בהתאם, והחלף מילים מורכבות למילים פשוטות יותר. חזור על שלבים אלה כמה פעמים לפי הצורך.
5. פסקאות ארוכות
היזהר בעת העתקה והדבקה של טיוטות דוא"ל מ-Google Docs או Microsoft Word. למעבדי תמלילים יש הגדרות ברירת מחדל שונות. אתה לא יכול לצפות שהודעות הדוא"ל שלך ייראו כפי שנראו כשהקלדת אותם. הם יתאימו לסגנון הגופן, גודל הטקסט והמרווח של התוכנית הנוכחית.
כשיטה מומלצת, העתק-הדבק מבלי לעצב על ידי לחיצה Ctrl/Cmd + Shift + V במקום רק Ctrl/Cmd + V. פעולה זו מוחקת שינויים פורמטים קודמים. וכדי למנוע בלוקים ארוכים של טקסט, השאר כל פסקה בשניים עד שלושה משפטים.
6. מידע מוגזם
הסברים נרחבים מועילים, אבל צריך לתזמן אותם נכון. אל תניח רק עובדות אקראיות. סביר להניח שקוראים ילחצו מהאימייל שלך אם תעמיס עליהם מידע ממש מההתחלה.
שתף רק את מה שהקוראים צריכים. בעת הסבר על נושאים מורכבים, צרף מסמכי מחקר רלוונטיים, קבע התייעצויות וירטואליות וענה על כל השאילתות שנקרות בדרכך.
7. הצהרות סיום כלליות
הצהרות הסיום הגנריות הן רחוקות. הם גורמים לך להיראות לא מקצועי, בנוסף הם מחלישים את המסקנה של האימייל שלך. יהיו לך פחות סיכויים לסגור בהצלחה. כשמסיימים הודעות דוא"ל, השתמש בשפה ישירה יותר, תמציתית יותר חלופה ל"אני מצפה לשמוע ממך".
הם כבר בשימוש יתר. הקוראים ראו אותם מאות פעמים בעבר - הם לא ישאירו השפעה חיובית. במקום להשתמש בשורות גנריות, השתמש ב-CTA חזק. ספר לקוראים שלך על האפשרויות שלהם והנח אותם לפעול לפי האימייל שלך.
8. קבצים מצורפים מיותרים
קבצים מצורפים לאימייל מקלים על שיתוף מידע. במקום להעמיס על הקוראים הודעות ארוכות ולא רצויות, הפנו אותם למשאבים רלוונטיים. פעולה זו חוסכת זמן לכל הצדדים המעורבים.
עם זאת, עליך להימנע גם משליחת קבצים בכמות גדולה. משתמשים בדרך כלל סקפטיים לגבי פתיחת קבצים מצורפים מכיוון שהם עלולים להפיץ תוכנות זדוניות. שליחת אימייל של מספר קבצים אפילו מעלה חששות אבטחה.
אם עליך לשלוח מספר מסמכים בו זמנית, השתמש בכלי שיתוף קבצים כמו Dropbox. העלה את הקבצים לפלטפורמה המועדפת עליך, הגדר את מגבלות הפרטיות הדרושות, ולאחר מכן שלח את קישור הגישה בדוא"ל.
9. פורמטים "יצירתיים".
הימנע ממשחק עם גופנים נועזים. אתה יכול להדגיש טקסט, קו תחתון, נטוי או מודגש, אך השתמש ברירת המחדל בסגנון הגופן, הצבע והגודל.
אותיות דפוס "יצירתיות" מניבות יתרונות זניחים בסביבה מקצועית. הם מסיטים את דעת הקוראים מהמייל שלך. במקום להבין את כוונת המסר, המוח שלהם יתמקד בצבעים ובסגנונות השונים שבהם השתמשת.
כמו כן, פורמטים מוזרים גורמים לך להיראות מעורפל. ספקי שירותי דיוור אפילו שולחים מיילים המכילים עיצובים וצבעים שערורייתיים ישירות לתיקיות ספאם.
השתמש רק בתבניות יצירתיות אם הן מתאימות למותג שלך. לדוגמה, הדוגמה להלן מראה כיצד פלטפורמת מפגשים וירטואלית בשם Gather חולק את התכונות שלו מבלי להתפשר על מקצועיות.
10. מניעים לא ברורים
שיחת חולין עשויה לעזור להקל על פגישות מביכות, אך לעתים רחוקות היא מתאימה לאימיילים בעבודה. דבר לעניין. רוב האנשים ילחצו אם הם ימצאו את ההודעה שלך מייגעת ומבלבלת.
כדי להעביר את דבריך, השתמש בשפה ברורה ותמציתית. ההקדמה צריכה להיות קצרה ומושכת תשומת לב, בעוד שהגוף חייב להתייחס לנושא הנדון. הסברים מעורפלים יובילו בסופו של דבר לבזבוז זמן למייל מעקב.
אם אינך יכול לדחוס את הנושא להודעה אחת, ארח פגישה במקום זאת. יישומים לקביעת פגישות הסר הודעות דוא"ל הלוך ושוב בעת תכנון שיחות. פשוט שלח קישור להזמנה בדוא"ל לצד השני והמתן לתגובתו.
שמור על דוא"ל העבודה שלך מקצועי ומכובד
עם מספר האימיילים שאתה שולח ומקבל באופן קבוע, צפה שכמה שגיאות ייפלו בין הכיסאות. שגיאות הקלדה מדי פעם מובנות. עם זאת, שים לב ששימוש עקבי בתבניות משנה ישתקף אותך בצורה גרועה. הנמענים עשויים אפילו להרגיש שהם לא שווים אימיילים מחושבים היטב. לעולם אל תדלג על שלב ההגהה.
כדי ליצור אימיילים טובים עוד יותר, למד את הרעים שאתה מקבל. מצא מאפיינים משותפים בין הצעות המכירה, הניוזלטרים וניסיונות הדיוג השונים בתיקיית הספאם שלך. ביצוע טעויות דקדוק הוא דבר אחד, אבל שימוש בכתובות IP ברשימה שחורה, שימוש לרעה בשפת מכירה ושליחה אקראית של קישורים בהמוניהם זה דבר אחר.
