אם אתה רוצה להתקדם יותר לעבר המטרות שלך, תוכנית פרודוקטיביות היא רעיון טוב. הנה איך להכין אחד.

תרבות ההמולה גורמת לכולנו לחשוב שעלינו להשקיע כל שנייה אחרונה בעבודה אם ברצוננו להשיג את המטרות הפיננסיות (או השיפור העצמי) שלנו. זה לא רק מזיק לבריאות הנפשית והפיזית שלנו, אלא שזה גם לא יעיל.

כאשר הדבר היחיד שעולה על דעתך הוא "להספיק יותר", לעתים קרובות אתה מפספס יעילות ודיוק. למרות שאתה משקיע יותר שעות, אתה לא עושה כל כך הרבה עבודה. זה בגלל שאתה לא מתכנן.

כולנו מודעים לחשיבות התכנון להצלחת כל פרויקט, אבל בכל הנוגע לפרודוקטיביות, אנחנו קופצים ישר לתוכו בלי הרבה מחשבה. זו בדיוק הסיבה שלעתים קרובות אנו נכשלים ביעדי הפרודוקטיביות שלנו.

מהי תוכנית פרודוקטיביות, ומדוע חשוב שתהיה כזו?

בעוד שהמונח "תוכנית פרודוקטיביות" מובן מאליו, חיוני לתת לו הגדרה ברורה ותמציתית כדי לדעת בדיוק מה המונח כולל:

תוכנית פרודוקטיביות מתארת ​​את היעדים שלך (הן לטווח קצר והן לטווח ארוך) ומתזמנת אותם באופן אסטרטגי לאורך הימים, השבועות או החודשים שלך כדי להגדיל את הפרודוקטיביות שלך תוך טיפול במכשולים מרכזיים פִּריוֹן.

האם אי פעם תהיתם מדוע צפייה בסרטוני YouTube על פריצות לפרודוקטיביות בשעת לילה מאוחרת או קריאת מאמרים על שיפור הפרודוקטיביות שלכם לא הועילו? זה לא בגלל שכל המאמרים והסרטונים האלה מספקים את הטיפים והאסטרטגיות הלא נכונות.

instagram viewer

לכולנו יש חשיבה, מטרות ובעיות שונות; לכל אחד מאיתנו יש סגנון עבודה שונה ומגיע מרקע שונה. מאמרים וסרטוני אינטרנט אלה מוכללים ואינם מטפלים במערך הבעיות והמכשולים הייחודיים שלנו לפרודוקטיביות.

עם תוכנית פרודוקטיביות מתאימה לרשותך, לא תצטרך לקפוץ בצורה עיוורת ממשימה אחת לאחרת. תהיה לך מפת דרכים נכונה של היום (שבוע או חודש), שתגרום לך להתמקד יותר ביעדים שלך ולפחות סיכוי להסיח את דעתך. תכנון לפרודוקטיביות נותן לך תחושת שליטה, מה שגורם לך פחות להרגיש מוצף או לחוץ.

כיצד ליצור תוכנית פרודוקטיביות

תכנון פרודוקטיביות אינו מדע טילים. כל מה שאתה צריך זה להיכנס לגישה הנכונה, לזכור את המטרות שלך ולצאת לדרך בראש פתוח. אתה צריך לזרוק את כל דוגמות הפרודוקטיביות של "להתעורר ב-4 לפנות בוקר" או "להתקלח קר" מהחלון ולראות מה עובד בשבילך.

מכיוון שתוכנית פרודוקטיביות היא ייחודית למטרות, לטמפרמנט וללך הרוח שלך, אין הנחיות קפדניות כיצד ליצור אחת. עם זאת, השלבים הבאים מספקים מפת דרכים גמישה של התהליך שבו אתה יכול להשתמש:

1. הגדר יעדים חכמים

הליכה חסרת מטרה לא תביא אותך לשום מקום. רישום של המטרות והמשימות שלך מקל על המעבר ממשימה אחת לאחרת. לכן חשוב להגדיר יעדים SMART, שכן הם עוזרים לך לעקוב אחר ההתקדמות, לשפר את המוטיבציה ולהגדיל את הפרודוקטיביות.

ברגע שיש לך את המטרות שלך על הנייר, חשוב על כל מה שאתה צריך לעשות כדי להשיג אותן. זה עשוי לכלול משימות לגבי העבודה או היעדים העסקיים שלך, הרגלים לשיפור עצמי, פרויקטים אישיים או אחריות יומיומית. התחל עם כל דבר שעולה על דעתך, לא משנה כמה זה נראה טריוויאלי, וקבץ אותם תחת מטרות רלוונטיות.

2. עקוב אחר הזמן

עקוב אחר האופן שבו אתה מבלה את הזמן שלך במהלך היום כדי לקבל מושג על היום הממוצע שלך. כמה שעות פרודוקטיביות אתה מנהל ביום? אילו פעילויות גוזלות את רוב הזמן שלך? עשו זאת במשך כמה ימים, ותופתעו לגלות כמה זמן עובר להסחות דעת או פעילויות טריוויאליות כמו בדיקת האימיילים שלכם או עדכוני מדיה חברתית.

אתה יכול להשתמש ב-TimeCamp כדי לעקוב אחר זמן המחשב שלך באופן אוטומטי. כל מה שאתה צריך זה להירשם לאתר שלהם ולהוריד את אפליקציית המחשב, והיא תתחיל לעקוב אחר הזמן שלך.

3. נתח את גיליון הזמנים שלך ורשום את האתגרים שאתה מתמודד כעת

לאחר מעקב אחר הזמן שלך במשך כמה ימים, יהיו לך מספיק נתונים כדי לקבל תובנות חשובות. אם השתמשת ב-TimeCamp, גש ליומן הזמן שלו, ותהיה לך חשבון מפורט של הימים שלך.

בזמן ניתוח יומן הזמן שלך, שאל את עצמך את השאלות הבאות:

  • כמה שעות ביום אתה עובד?
  • כמה זמן עובר לרשתות החברתיות?
  • אילו פעילויות גוזלות את רוב הזמן שלך?
  • כמה זמן לקח לך להשלים משימה מסוימת?

מענה על שאלות אלו יעזור לך לשים לב למכשולים שמונעים ממך להיות פרודוקטיבי יותר. ברגע שאתה מכיר את הבעיות, אתה יכול להתחיל לחשוב על הפתרונות שלהן.

מלבד הסחות הדעת הנפוצות כמו מדיה חברתית, כדאי לרשום דברים אחרים, לכאורה לא רלוונטיים, שעלולים למנוע ממך להיות פרודוקטיבי יותר. שאל את עצמך:

  • האם קשה לך לעבוד מאוחר אחר הצהריים?
  • האם אתה מרגיש רדום רוב הזמן?
  • אתה לא ישן כמו שצריך?

בעודך מציין את האתגרים, עליך להישאר נאמן לעצמך. נסה לא להגיד לעצמך תירוצים להתנהגויות הלא פרודוקטיביות שלך.

4. צור ופעל על פי לוח זמנים

בעזרת התובנות מהניתוח שלך, צור לוח זמנים תוך התחשבות ביעדים שלך. אמנם יומן Google מצוין לתזמון, אם הוא לא עובד, שקול להשתמש חלופות יומן Google בחינם לתזמון היום שלך.

בהתאם למטרות שלך ולשעות התפוקה שלך, הקצה שעות יומיות או שבועיות מתאימות לעבודה, כושר, פנאי, משפחה או פרויקטים אישיים. אין נכון או לא נכון; הכל תלוי במטרות ובהעדפות האישיות שלך.

לדוגמה, אם אתה רוצה להקים עסק חדש, עליך להקצות כמה שעות בשבוע לעבוד על העסק שלך. אבל אם המטרה שלך היא לקבל כושר קיץ נהדר, צמצם את זמן השהייה בטלפון שלך ותזמן אימונים שבועיים נוספים בחדר כושר.

לא משנה מהן המטרות שלך, חשוב לשמור על לוח זמנים ריאלי. אתה לא רוצה לתזמן כל שנייה אחרונה של היום. לוח הזמנים שלך צריך להיות גמיש מספיק כדי להכיל תוכניות פתאומיות. ואל תשכחו לשלב הפסקות שרווחו היטב. המטרה היא לא להישאר עסוק אלא להגדיל את הפרודוקטיביות.

5. מצא את אסטרטגיית הפרודוקטיביות האידיאלית שלך ודבק בה

פרודוקטיביות אינה באה באופן טבעי לרובנו. עם זאת, שימוש בשיטות בדוקות יכול לעזור להקל על התהליך. הנה כמה אסטרטגיות פרודוקטיביות שבהן תוכל להשתמש בלוח הזמנים שלך:

שיטת אייבי לי

שיטת אייבי לי היא אסטרטגיה פשוטה אך יעילה לשילוב בלוח הזמנים שלך. ערכו רשימה של 6 משימות שאתם צריכים לבצע בכל יום. דרג אותם לפי סדר חשיבות והתחיל במשימה החשובה ביותר. המטרה היא לסיים משימה אחת בכל פעם.

לאחר שתסיימו עם המשימה הראשונה, עברו למשימה הבאה, ואז למשימה הבאה, עד שתסיימו עם הרשימה שלכם. אם אינך מסוגל להשלים את כל שש המשימות, פשוט העבר אותן ליום הבא.

אם אתה רוצה ללמוד עוד, הנה מדריך מפורט בנושא כיצד להשתמש בשיטת אייבי לי לפרודוקטיביות נטולת מתח.

עקרון פארטו

עקרון פארטו, הידוע גם בתור כלל 80/20, הוא אסטרטגיית פרודוקטיביות מפורסמת ששמה דגש על התמקדות במשימות החשובות ביותר. לפי עקרון פארטו, 20% מהמשימות (החשובות ביותר) מניבות 80% מהתוצאות.

השתמש בכלל 80/20 כדי לתעדף את המשימות שלך תוך התמקדות בתוצאות הרצויות. זהה את משימות המפתח שיניבו את מירב התוצאות הללו והתמקד קודם בהשלמת המשימות הללו.

טכניקת פומודורו

הגדל את הפרודוקטיביות שלך עם שיטת Pomodoro על ידי התמקדות במשימה בודדת למשך 25 דקות ולאחר מכן הפסקה קצרה. שיטת פומודורו מושלמת להשלמת משימות גדולות ומפחידות. זה הופך להיות הרבה יותר קל להתחייב ולהשלים כאשר אתה מפרק את המשימה למספר משימות קטנות יותר (שאותן תוכל לבצע תוך 25 דקות).

6. נתח מחדש את הביצועים והניסוי שלך

תכנון לפרודוקטיביות אינו דבר חד פעמי. ייתכן שתוכנית הפרודוקטיביות הראשונה שלך לא תהיה מפורטת או יעילה כמו שאתה מקווה. לכן חשוב לבחון את ההתקדמות השבועית והחודשית שלך.

ראה עד כמה תוכנית הפרודוקטיביות שלך עובדת. זהה את המכשולים שאולי פספסת והתאם את התוכנית שלך כדי להתמודד איתם. אם אסטרטגיה מסוימת לא נותנת תוצאות, נסה אסטרטגיה אחרת ושם לב לתוצאות.

שפר את הפרודוקטיביות שלך עם תוכנית פרודוקטיביות

אם הטיפים לפרודוקטיביות באינטרנט לא עובדים, הגיע הזמן ליצור תוכנית פרודוקטיביות מותאמת אישית. התוכנית שלך צריכה להתמודד עם כל המכשולים שמנעו ממך למצות את הפוטנציאל המרבי שלך. בעת יצירת התוכנית, הקפד לתזמן את המשימות שלך בעדיפות גבוהה כדי למנף את שעות הביצועים השיא שלך.

אמנם תוכנית פרודוקטיביות בטוח תעזור, אבל חשוב שתעקוב אחריה. זה אומר ליצור סביבת עבודה נקייה מהסחות דעת, כולל הטלפון שלך. אבל אם חשוב שהסמארטפון שלך יהיה קרוב, עליך להקפיד על הרגלי סמארטפון טובים.