6 טעויות בניהול זמן שכדאי להימנע מהם

אם המשימות שלך מצטברות בזמן שהמועד מתקרב, ואתה מרגיש מוצף, ייתכן שאתה לא מנהל את הזמן שלך ביעילות.

רובנו עושים טעויות אכזריות בניהול זמן שלא רק עולות לנו בשעות היקרות שלנו אלא גם גורמות להגברת החרדה, הלחץ ואיזון בין עבודה לחיים.

בואו נסתכל על כמה מהטעויות הנפוצות ביותר בניהול זמן וכיצד להימנע מהן כדי להגדיל את הפרודוקטיביות שלנו:

1. לא מציבים יעדים

עבודה ללא מטרה ללא מטרה בראש יכולה לגרום לחוסר מוטיבציה ופרודוקטיביות. אתה נכנע בקלות להסחות דעת ולא מנהל את הזמן שלך טוב.

איך להימנע מזה?

הצבת יעדים והתחייבות אליהם נותנת לך כיוון ומניעה אותך להשלים את המשימות שלך. אתה הופך יותר ממוקד ומנהל את הזמן והמשאבים שלך טוב יותר כדי להשיג את המטרות שלך.

אבל זכרו, לא כל המטרות שוות. יעדים SMART (ספציפיים, ניתנים למדידה, ניתנים להשגה, רלוונטיים, ותוחמים בזמן) מניבים ביצועים טובים יותר מאשר יעדים לא ספציפיים. מספר מחקרים תומכים בטענה. אחד כזה מחקר שנערך במגזר הבנקאי של מטרופולין קייפ קוסט גילו שהגדרת יעדים ספציפיים ומאתגרים (עם זאת ניתנים להשגה) עזרה להגביר את ביצועי העובדים.

אז במקום להיות "להשלים את הרומן הראשון שלי" כמטרה שלך, השתמש בגרסה ה-SMART שלו, כלומר, "להשלים לפחות פרק אחד מהרומן הראשון שלי בכל חודש". האחרון הוא ספציפי יותר, מאתגר אותך ומגדיר מגבלת זמן למטרה שלך.

2. לא מתעדף

אם אין לך רשימת מטלות שתעזור לך להתעדכן במשימות, תמצא את עצמך קופץ עליהן באופן אקראי. בסופו של יום, עדיין יהיו לך הרבה משימות ותסכול שלא בוצעו. זה לא שאין מספיק זמן, אלא העובדה שאתה לא מנהל את הזמן שלך טוב.

איך להימנע מזה?

רשימת מטלות עוזרת לך לתעדף את המשימות שלך ולנהל את הזמן שלך היטב על ידי הקצאת זמן על בסיס החשיבות והדחיפות של המשימות שלך. הנה איך לעשות את זה:

1. מצא אפליקציה לרשימה ולתעדף את המשימות שלך שמתאים לצרכים שלך.
2. רשום את כל המשימות שאתה צריך לעשות ביום או בשבוע ברשימת המטלות שלך.
3. דרג אותם על בסיס חשיבותם ודחיפותם באמצעות מערכת דירוג.
4. דרג את המשימות החשובות והדחופות ביותר בראש, בעוד שהמשימות הפחות חשובות ודחופות נשארות בתחתית.
5. התחילו במשימות החשובות והדחופות ביותר ועברו למטה ברשימה.

3. לא עוקב אחר זמן

אם אתה מתחיל פרויקט מבלי להעריך כמה זמן זה ייקח, אפשר לקחת יותר זמן מהנדרש. לחלופין, אתה יכול לקבל ביטחון מופרז ולתפוס יותר ממה שאתה מתמודד, מבלי שיהיה לך מספיק זמן להשלים את זה. עם פחות זמן בידיים שלך, לא רק שלא תוכל לעמוד בזמנים, אלא שהעבודה שתופק צפויה להיות נמוכה.

איך להימנע מזה?

העריכו תמיד כמה זמן צריך לקחת פרויקט מסוים ושאפו להשלים את הפרויקט בתוך מסגרת זמן זו (הקפידו לתת לעצמכם זמן נוסף להפסקות קצרות). אתה צריך השתמש באפליקציית מעקב אחר זמן כדי לעקוב אחר כמה זמן אתה מבלה בפרויקט או משימה.

ברגע שאתה יודע כמה זמן (בממוצע) לוקח משימה מסוימת, אתה יכול לתזמן את המשימות שלך בצורה יעילה יותר. עשה זאת מספיק פעמים, ותקבל דף יומן מפורט של הזמן המושקע במשימות שונות ביום/שבוע/חודש מסוים.

ברגע שיש לך את זה, אתה יכול לגלות אילו משימות חוזרות לוקחות הכי הרבה זמן, ולחשוב על פתרונות לעשות אותן בצורה יעילה יותר או להפוך אותן לאוטומטיות כדי לחסוך יותר זמן. האינטרנט שופע אפליקציות חינמיות למעקב אחר זמן אתה יכול להשתמש כדי לעקוב אחר הפרויקטים שלך לניהול זמן טוב יותר.

4. מתמהמהים

דחיינות היא מכשול עצום לעבודה, במיוחד כאשר אתה צריך להשלים משימה קשה או משעממת. הוסף לזה שילוב של הסחות דעת משכנעות, למשל, הטלפון החכם שלך, וקיבלת לעצמך את המתכון המושלם לדחיינות.

אתה תתרפה, תיכנע להסחות דעת ותבזבז את זמנך עד שהמועד האחרון יתקרב. מדחינים תמיד קצרים בזמן, מאחורי המועדים שלהם, ואין להם איזון בין עבודה לחיים.

איך להימנע מזה?

דרך מצוינת להימנע מדחיינות היא לחלק פרויקט ענק למשימות קטנות יותר וניתנות לניהול. לדוגמה, אם אתה צריך לכתוב מאמר של 2000 מילים, במקום לפחד מלכתוב את המאמר המלא, לפרק אותו למשימות משנה: מתווה, מבוא, כותרת משנה 1, כותרת משנה 2, כותרת משנה 3, ו סיכום.

כעת הקצו לעצמכם משבצות זמן לכל אחת מהמשימות הקטנות הללו והתחייבו אליהן. אתה תרגיש יותר מוטיבציה להשלים את המשימות הקטנות האלה ופחות סביר שתדחה. שיטה מצוינת נוספת להתגבר על דחיינות היא להשתמש בטכניקת פומודורו. טכניקת פומודורו פועלת על פי קונספט דומה.

הנה איך אתה יכול השתמש בטכניקת פומודורו:

1. חלקו פרויקט למשימות קטנות יותר
2. קבל טיימר והגדר אותו ל-25 דקות
3. הקדישו לעצמכם 25 דקות ועבדו על תת-מטלה אחת
4. קח הפסקה של 5 דקות, לאחר שהטיימר מצלצל (לאחר 25 דקות)
5. השלם ארבעה מחזורים של 25 דקות ולאחר מכן קחו הפסקה של חצי שעה

5. תזמון לא יעיל

שמתם לב שימים מסוימים אינם פרודוקטיביים כמו אחרים? הסיבה לכך היא שרמות האנרגיה שלנו משתנות במהלך השבוע. לא רק זה, לאנשים שונים יש רמות אנרגיה שונות לאורך היום.

אם אינך שוקל את שעות הפרודוקטיביות השיא שלך בזמן תזמון, יש סיכוי שאתה עלול למצוא את עצמך עם המשימות החשובות ביותר בהמתנה, עם מעט זמן ואנרגיה שנותרו.

איך להימנע מזה?

האם אתה ינשוף לילה או ציפור מוקדמת? הערך את אופן העבודה שלך וגלה את שעות השיא היצרניות שלך. ברגע שאתה יודע את השעות שאתה הכי פרודוקטיבי, תזמן את הפרויקטים שלך בהתאם.

הקצו את השעות הפרודוקטיביות ביותר שלכם למשימות החשובות ביותר (והאינטנסיביות) תוך שמירה על פחות משימות חשובות (או פחות אינטנסיביות), למשל, מענה לאימיילים או קביעת פגישות, עבור המשימות הנותרות שעות עבודה. ישנן מספר אפליקציות לוח שנה שיכולות לעזור לך לתזמן ביעילות; למצוא את המתאימה ביותר לצרכים שלך.

6. נכנע להסחות דעת

א סקר יוני 2020 מאת Statista גילה כי 53.7 אחוז מהאנשים שעובדים מהבית חשבו שהסמארטפון שלהם הוא הגורם הגדול ביותר להסחת דעת. באיזו תדירות מצאת את עצמך עובד ופתאום הטלפון שלך מתחיל לזמזם? דעתך מוסחת ועכשיו אתה נאלץ לבדוק את הטלפון שלך.

בין אם זה אימייל מלקוח, הודעה מעמיתך או התראה אקראית מפייסבוק, טוויטר או אינסטגרם; הסחות דעת יכולות לעלות לך חלק ניכר משעות העבודה שלך.

איך להימנע מזה?

הכל מסתכם בתזמון יעיל. קבע משבצות זמן לעבודה, בדיקת מיילים, פנאי וכו'. כשמגיע הזמן לעבוד, הניחו את הטלפון בצד (במצב טיסה), רצוי בחדר אחר, והתחילו לעבוד.

מכיוון שהמקור הגדול ביותר להסחת הדעת נמצא כעת מהדרך, זה הופך להיות הרבה יותר סביר וקל יותר להתמקד בעבודה שלך. מכיוון שאתה שם את כל המיקוד ותשומת הלב שלך במשימה אחת, יש לך פחות סיכוי לעשות שגיאות ויותר סיכוי לבצע את המשימה ביעילות.

מה אם הכנסת הטלפון שלך למצב טיסה לא עבדה בשבילך? מה אם דעתך נוטה לכיוון המדיה החברתית, ואתה נאלץ להרים את הטלפון שלך כדי לבדוק מיילים או לגלול דרך עדכון הפייסבוק שלך ישירות במחשב הנייד שלך? אם זה אתה, נסה שימוש באפליקציית Freedom כדי להיפטר מהסחות דעת, להתגבר על דחיינות ולהשיג יותר.

שחרר את מלוא הפוטנציאל שלך

תוך התמקדות כיצד לנהל את הזמן שלך טוב יותר, קל לאבד את התחושה מדוע אתה מנהל את הזמן שלך מלכתחילה, כלומר, כדי לבצע יותר עבודה.

ניווט במספר רב של אפליקציות פרודוקטיביות מדי יום מבלי לבצע יותר עבודה הוא חסר טעם. גלה מה עובד בשבילך ודבק בו, מבלי לאבד את התמונה הגדולה יותר. אבל כדי לגלות מה עובד בשבילך, חשוב להבין את צרכי ניהול הזמן שלך.