בחיפוש אחר פרודוקטיביות מיטבית, סביר להניח שהורדת מספר מטורף של אפליקציות לסמארטפון, ברמות שונות של הצלחה. עם זאת, לפעמים הפתרון הטוב ביותר הוא זה שנמצא ממש מולך - אפליקציית היומן שלך.
למה? כי להיות מכוון לגבי איך אתה מבלה את הזמן שלך הוא אחד הדברים הטובים ביותר שאתה יכול לעשות למען הפרודוקטיביות שלך. ואיזה כלי טוב יותר שיעזור לך להשיג זאת מאשר אפליקציית לוח השנה שלך בסמארטפון? מאמר זה יעסוק בטיפים מעשיים שיעזרו לך להפיק את המרב מאפליקציית היומן שלך.
1. בחר את אפליקציית לוח השנה המתאימה
לוח שנה הוא אחד סוג האפליקציה שאתה צריך ליום פרודוקטיבי, ואין זה פלא שמכשירי אנדרואיד ו-iOS מגיעים עם מכשירים מותקנים מראש. לוחות שנה מובנים לסמארטפונים מספקים פונקציונליות סטנדרטית כמו צפייה בלוח הזמנים שלך והגדרת אירועים. עם זאת, בהתחשב עד כמה הכלי הזה חיוני לפרודוקטיביות שלך, כדאי להקדיש זמן כדי למצוא אפליקציית יומן המציעה תכונות שמתאימות לצרכים הספציפיים שלך.
עם כל כך הרבה אפליקציות יומן, זה יכול להיות מאתגר לדעת מאיפה להתחיל. אתה יכול לצמצם את החיפוש שלך על ידי בחירת אפליקציית לוח שנה לסמארטפון המציעה תכונות מפתח אלה;
- ידידותיות למשתמש: אפליקציית יומן טובה צריכה להיות קלה לשימוש ואינטואיטיבית.
- התאמה אישית: אתה אמור להיות מסוגל להתאים אישית את האפליקציה כך שתתאים לצרכים ולהעדפות שלך.
- שילוב: האפליקציה אמורה לשחק יפה עם אפליקציות אחרות בארסנל הפרודוקטיביות שלך.
- תאימות בין פלטפורמות: אם אתה משתמש ביותר מסוג אחד של מכשיר, בחירת אפליקציית יומן שיכולה להסתנכרן בין כל הפלטפורמות היא חיונית.
- אינטגרציה ושיתוף נתונים: זוהי תכונה חובה לעובדים מרוחקים, מכיוון שהיא מאפשרת לך לשתף את היומן שלך עם עמיתים ולמנוע התנגשויות.
עם זאת בחשבון, אנו ממליצים להשתמש ביומן Google או ב-Clendly בתור אפליקציות היומן שלך. הם פוגעים בכל נקודות המפתח לעיל והם אחת מהן אפליקציות היומן המשותף הטובות ביותר עבור צוותים מרוחקים.
2. הגדר את לוח השנה שלך להצלחה
אתה צריך להגדיר את היומן שלך להצלחה כדי להפיק ממנו את המרב, וזה אומר התאמה אישית של ההגדרות ומינוף התכונות שהוא מציע. הנה כמה דברים שכדאי לזכור בעת הגדרת יומן הטלפון החכם שלך:
- התחל בהתאמה אישית של התראות. אמנם אתה רוצה שאפליקציית היומן שלך תשלח לך התראות על אירועים קרובים, אבל אתה לא רוצה להיות מופגז בהתראות כל היום, במיוחד אם הן לא רלוונטיות ברגע מסוים.
- אתה יכול גם לבחור צליל התראה ספציפי עבור אירועי היומן שלך. בדרך זו, תוכל להבדיל בקלות התראת יומן מהתראות אחרות בטלפון שלך כדי לתעדף אותן לפי הצורך.
- שקול להגדיר אירועים ותזכורות חוזרים. זה יכול להיות חיסכון עצום בזמן, במיוחד אם יש לך פגישות או משימות קבועות שצריך להשלים מדי שבוע או חודשי. פעולה זו פירושה שאינך צריך לדאוג לגבי הוספת אירועים ידנית ליומן שלך בכל פעם.
- בחר יומן ראשי אם יש לך יותר מאחד כי השימוש במספר יומנים יכול להפוך במהירות למכריע.
- אם יש לך אירועים עם פרטים דומים, אתה יכול ליצור תבניות כדי לחסוך זמן בעת הוספת אירועים אלה ליומן שלך.
- נצל את יכולות האינטגרציה של אפליקציית היומן שלך אם אתה משתמש לעתים קרובות בכלי פרודוקטיביות אחרים כמו רשימות מטלות, רישום הערות ואפליקציות לניהול פרויקטים. בדרך זו, תוכל ליצור זרימת עבודה חלקה ולהימנע ממעבר בין אפליקציות כל הזמן.
- לבסוף, אתה יכול להשתמש בתכונת ההערות באפליקציית היומן שלך כדי לעקוב אחר כל מידע נוסף הקשור לאירוע. זוהי דרך מצוינת לשמור את כל הפרטים במקום אחד, כך שאתה לא מתאמץ למצוא אותם בעת הצורך.
3. השתמש באפליקציית היומן שלך כדי להישאר מאורגן
הפיכת לוח השנה של הסמארטפון שלך למוקד והמרכז בזרימת העבודה של הפרודוקטיביות שלך היא דרך מצוינת להבטיח שאתה תמיד מודע למה שנמצא על הצלחת שלך. עם זאת, זה גם אומר שהיומן שלך יכול להיות עמוס במהירות אם לא תשמור עליו מאורגן.
כדי למנוע זאת, תוכל להגדיר קטגוריות שיעזרו לך להישאר בטופ של לוח הזמנים שלך. אתה יכול להתחיל ביצירת קטגוריות עבודה ואישיות ואז ללכת משם. זה יעזור לך להפריד בין העבודה לחיים האישיים שלך, מה שיכול להציל חיים כשמנסים להישאר ממוקדים.
בנוסף, אתה יכול לקודד צבע את האירועים שלך כדי לראות במהירות מה בלוח הזמנים שלך במבט חטוף. זה מועיל במיוחד אם הצבעים שבחרת תואמים לקטגוריות השונות שלך או כדי ליידע אותך אילו משימות לתעדף.
4. שתף את היומן שלך עם אחרים
דרך מצוינת נוספת להשתמש באפליקציית היומן שלך היא לשתף אותה עם אחרים. זה מועיל אם אתה צריך לתאם לוחות זמנים עם עמיתים או בני משפחה. בדרך זו, כולם יכולים לראות את הזמינות שלך ולתזמן אירועים בהתאם.
כמה אפליקציות יומן, כמו יומן Google, מאפשר לך לשתף את לוח הזמנים שלך עם כל אחד, כדי שיוכלו לראות מתי אתה פנוי או עסוק. לאחר שתגדיר שיתוף, תוכל להוסיף ולערוך אירועים בלוח השנה המשותף כדי למנוע התנגשויות תזמון.
5. בחר מערכת פרודוקטיביות מתאימה
השימוש באפליקציית לוח השנה של הטלפון החכם שלך כדי לנהל את הזמן שלך הוא נהדר, אבל אתה צריך אסטרטגיות מתאימות כדי להפיק את המרב. משמעות הדבר היא בחירת מערכת פרודוקטיביות שמתאימה לך ולאחר מכן להשתמש באפליקציית היומן שלך כדי לתמוך במערכת זו.
לדוגמה, לאחר הוספת משימות היום שלך ללוח השנה שלך, תצטרך לקבוע את הסדר הטוב ביותר להשלמתן. אתה יכול הכן את רשימות המטלות שלך באמצעות מטריצת אייזנהאואר, שמתעדף משימות על בסיס דחיפות וחשיבות.
לאחר שקבעת את סדר המשימות שלך, תוכל להוסיף אותן ליומן שלך ולתזמן בלוקים של זמן עבור כל אחת מהן. רק הקפד להשאיר קצת גמישות בלוח הזמנים שלך למקרה שמשהו יקרה.
כדי להפוך את היומן שלך לנגיש עוד יותר, תוכל להוסיף ווידג'ט למסך הבית שלך. בדרך זו, אתה יכול לראות את האירועים הקרובים שלך במבט חטוף או להגביל את מספר האינטראקציות עם המסך שלך, מכיוון שאתה יכול פשוט להקיש על הווידג'ט כדי לפתוח את אפליקציית היומן שלך. למרבה המזל, אתה יכול בקלות הוסף ווידג'טים באנדרואיד ו התאם אישית את האייפון שלך עם ווידג'טים.
לרוב אפליקציות היומן הפופולריות תהיה אפשרות ווידג'ט שתוכל להתאים אישית כדי להציג את המידע שברצונך לראות. לדוגמה, אתה יכול לבחור להציג משימות עבור היום, תזכורות או אירועים קרובים.
הגדל את הפרודוקטיביות שלך באמצעות אפליקציית לוח השנה של הטלפון החכם שלך
אפליקציית לוח השנה של הטלפון החכם שלך היא כלי רב עוצמה שיכול לעזור לך לקחת את הפרודוקטיביות שלך לשלב הבא. השימוש בו במלוא הפוטנציאל שלו מאפשר לך לייעל את זרימת העבודה שלך, למנוע קונפליקטים בתזמון ולשמור את כל הפרטים של חייך במקום אחד.