בניית רשימת מטלות היא פריצת פרודוקטיביות יעילה שעוזרת לך לתעל את תשומת הלב שלך לדברים החשובים. עם זאת, אתה יכול לשקול להשלים את זה עם רשימת אי-לעשות כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלך.
רשימת המשימות שלך צריכה להיות מורכבת ממשימות והרגלים בעלי ערך נמוך שאתה רק לעתים רחוקות חושב עליהם במודע שמבזבזים את הזמן והאנרגיה שלך. יצירת רשימה זו והימנעות מההרגלים הללו יפנו מקום למשימות מספקות יותר. למרות שבסופו של דבר רשימת המטלות שלך תלויה בך, מאמר זה יכסה כמה דוגמאות נפוצות שיעזרו לך להתחיל.
1. בודק את המיילים שלך כל היום
אם אתה לא אוהב להשאיר הודעות שלא נקראו או שנענו, כנראה יש לך הרגל לבדוק את המיילים שלך כל הזמן במהלך יום העבודה שלך. לבלות כל כך הרבה זמן בתיבת הדואר הנכנס שלך עשוי להיראות כמו הרגל פרודוקטיבי, אבל זה לא, אלא אם כן זה מה שהעבודה שלך דורשת.
בעיה עיקרית אחת עם הרגל זה היא שהוא מכניס אותך למצב תגובתי, כאשר אתה נותן לתיבת הדואר הנכנס שלך לקבוע את המשימות שלך לאותו יום במקום לתעדף את המשימות שלך. זה לוקח את הזמן והפוקוס שאתה צריך להשקיע בעיסוקים משמעותיים יותר.
עם זאת, אתה צריך לשקול להיות יותר פרואקטיבי עם הזמן שלך ותיבת הדואר הנכנס שלך על ידי אצווה של פעילות הדוא"ל שלך. שילוב משימות כרוך בקיבוץ משימות דומות ועבודה עליהן במכה אחת, למשל, בדיקה ותגובה למיילים שלך בזמנים ספציפיים של היום, ולהשאיר את שאר הזמן למשימות פרודוקטיביות.
2. ריבוי משימות
הרגל נוסף המסווה את עצמו כפריצה לפרודוקטיביות הוא ריבוי משימות. למרות שזה עשוי להיראות מנוגד לאינטואיציה, ריבוי משימות, או, יותר נכון, החלפת הקשר, עלול לקחת זמן ולא יעיל. הסיבה לכך היא שניסיון של מספר דברים בו-זמנית מאלץ את המוח שלך לעבור כל הזמן בין משימות, מה שעלול להיות מתיש ולהוביל לירידה ביעילות ובדיוק.
משימה בודדת, לעומת זאת, מאפשרת לך להתמקד במשימה אחת ולהקדיש את כל האנרגיה שלך להשלמתה. זה ממזער הסחות דעת, משפר את הריכוז ועוזר לך להשלים משימות בודדות מהר יותר ועם תוצאה טובה יותר.
3. אומר כן לפגישות מיותרות
ההרגל הבא להוסיף לרשימת 'לא לעשות' הוא לומר כן לפגישות מיותרות. קבלת כל פגישה שתגיע בדרכך תמלא במהירות את לוח הזמנים שלך, ותשאיר לך מעט זמן לבצע דברים.
ראשית, נסו להטיל ספק במטרת כל פגישה ולברר האם היא הכרחית. ניתן להחליף פגישות מסוימות בשיחות מהירות, אימיילים או הודעות צ'אט. אם הפגישה נחוצה, ודא שיש לה סדר יום וציר זמן ברורים, ונסו לקצר אותה כמה שיותר. להיות סלקטיבי עם הפגישות שאתה מקבל יעזור לפנות זמן ביום שלך ולאפשר לך להתמקד במשימות משמעותיות יותר.
מדיה חברתית היא כלי נהדר ליצירת קשר עם עמיתים ולהישאר מעודכנים, אבל זה גם יכול לגבות מחיר על הפרודוקטיביות שלך כאשר אתה כל הזמן מוצא את עצמך באין סוף חורי ארנב של עדכוני חדשות. זהו הרגל שקשה לשבור, בהתחשב בכך שלא תמיד תבין שאתה עושה את זה עד שחלפו כמה שעות.
ל להתגבר על הרגל הגלילה חסר המוח שלך, עליך לזהות ולהסיר את מה שמפעיל אותו. חלק מהאשמים הנפוצים הם הודעות ותחושת החמצה. לאחר שתזהה ותסיר את הטריגרים, תוכל למנף כלים שיכולים לעזור למזער אותך ולמזער את הזמן שלך באפליקציות מדיה חברתית כמו זמן מסך כדי לצמצם את השימוש באייפון אוֹ מצב מיקוד באנדרואיד.
5. בזבוז זמן על משימות שגרתיות/חוזרות על עצמן
משימות שגרתיות גוזלות זמן ומשאבים יקרים שתוכלו להשתמש בהם עבור משימות אחרות וחשובות יותר, והן הרשומה הבאה ברשימת המטלות שלנו. משימות אלו עלולות להחליק בקלות מתחת לרדאר, אך הן מסתכמות במהירות ויכולות להיות בזבוז זמן גדול. כמה דוגמאות למשימות שגרתיות כוללות הזנת נתונים, תמלול פגישות וידאו, ותזמון ידני של פוסטים במדיה חברתית, אם להזכיר כמה.
ישנן מספר דרכים לצמצם את משך הזמן שאתה מבלה במשימות שגרתיות, כולל האצלת משימות למישהו אחר, מיקור חוץ לשירות צד שלישי או שימוש כלי אוטומציה להתמודדות עם משימות שחוזרות על עצמן. אחת או יותר מהאסטרטגיות הללו יכולות לעזור לך לחסוך זמן ולפנות את האנרגיה שלך למשימות משפיעות יותר.
6. שימוש בטלפון במיטה
למרות שזה אולי לא נשמע רע, השימוש בטלפון שלך במיטה הוא א הרגל סמארטפון שיכול להפריע לפרודוקטיביות שלך. השימוש בסמארטפון שלך דבר ראשון בבוקר או דבר אחרון בלילה יכול להיות בעל מספר השפעות שליליות.
לדוגמה, האור הכחול הנפלט מהטלפון שלך יכול לשבש את ייצור המלטונין, הורמון שעוזר לווסת את מחזורי השינה. בנוסף, בדיקת החדשות או המדיה החברתית דבר ראשון בבוקר יכולה לתת טון שלילי לשארית היום.
עם זאת בחשבון, יצירת אזור נטול טלפונים בחדר השינה שלך היא חיונית. זה יעזור לשפר את איכות השינה שלך ויאפשר לך להתחיל את היום בצורה פרודוקטיבית יותר. אתה יכול לפנות לפעילויות אחרות כמו קריאת ספר פיזי, כתיבה ביומן לפני השינה ושימוש בשעון מעורר מיושן כדי להעיר אותך.
7. אי מתן עדיפות למשימות שלך
הכל טוב ויפה שתהיה לך תוכנית ליום שלך על ידי רישום המשימות שלך ברשימת המטלות שלך, אבל אם לא תעדיפו אותן, רוב הסיכויים שלא תגיעו אל החשובות ביותר בזמן. באופן אידיאלי, עליך לשאוף להשקיע את השעות הכי פרודוקטיביות שלך במשימות המאתגרות והחשובות ביותר שלך. גישה זו מבטיחה לך להפיק את המרב מהיום שלך ולא להחמיץ אף מועד חשוב.
אחת הדרכים הטובות ביותר להכין את רשימות המטלות שלך באמצעות מטריצת אייזנהאואר. מסגרת פשוטה זו עוזרת לך לקבוע אילו משימות לתעדף על סמך דחיפותן וחשיבותן. לאחר שזיהית את סדרי העדיפויות העליונים שלך, אתה יכול להתמקד בהתמודדות איתם תחילה, ושאר המשימות שלך יכולות להגיע.
אוטומציה של משימות בעלות ערך נמוך והסר הרגלים לא פרודוקטיביים כדי להגביר את הפרודוקטיביות
פיתוח רשימת אל-לעשות מותאמת אישית היא אסטרטגיה יעילה שיכולה לעזור לך להתמקד במשימות החיוניות ביותר שלך ולהגביר את הפרודוקטיביות שלך.
על ידי האצלה, מיקור חוץ, או אוטומציה של משימות בעלות ערך נמוך וביטול הרגלים לא פרודוקטיביים, אתה יכול ליצור יותר מקום לדברים החשובים לך ביותר ולהפיק את המרב מהיום שלך. אתה יכול להשתמש ברשימה זו כהשראה כדי ליצור את רשימת הללא לעשות ולהתחיל להסיר בזבזני זמן מהשגרה היומיומית שלך.
