האם אי פעם קיבלת מייל כתוב בצורה גרועה בתיבת הדואר הנכנס שלך? אולי תהיתם על מה מדובר באימייל הזה וכיצד להגיב. כדי להימנע משליחת אימייל עלוב בעצמך, עברו על רשימת הטעויות הנפוצות במיילים בעבודה.
1. שורת נושא חסרה
אחת הטעויות הנפוצות בכתיבת מיילים לעבודה היא אי הכללת שורת הנושא. רשימה של שורות נושא היא הדבר הראשון שאנשים רואים כשהם פותחים את חשבונות האימייל שלהם. אם מישהו יקבל המון הודעות דוא"ל, סביר להניח שהמייל ללא שורת נושא תיאורית ומתאימה תתעלם.
מחקר בלוג HubSpot מראה ששורות נושא יעילות צריכות לעורר סקרנות ולהיות מותאמות אישית. ספר לנמען שלך מדוע הדוא"ל שלך חשוב באמצעות שורת הנושא שלך. שורת הנושא "ניוזלטר 1" מעורפלת ואינה מעוררת עניין של אף אחד. אבל "ניוזלטר 1: המבצעים המובילים של החודש" כנראה יקבל יותר צפיות.
2. שימוש בטון השגוי
הטון של אימייל יכול לשקף את האופן שבו אתה רוצה להיתפס. בחירת המילים שלך משקפת טון חיובי או שלילי. למשל, להעיר שהרעיון של מישהו הוא "מוזר" יש קונוטציה שונה מלומר שהרעיון הוא "ייחודי". למד להבחין בין גוונים של משמעות ולבחור את המילים הנכונות.
מיילים לעבודה צריכים להישמע מקצועיים. מידת הפורמליות תלויה בתרבות העבודה וביחסים המקצועיים שלך עם הנמען. אם תרבות העבודה ידידותית, או שהייתם עמיתים עם מישהו במשך זמן רב, תוכלו להתחיל את האימייל בעבודה עם "היי ג'ון." אבל אם אתה פונה למישהו שאתה לא מכיר בחברה אחרת, בטוח יותר לפנות אליו באמצעות הפורמט "מר היקר. נַפָּח."
כאשר אתה מטיל ספק בבחירת המילים שלך, עיין בתזאורוס מקוון או במילון. עוזר ההקלדה המקוון Grammarly כולל גם א גלאי צליל כתיבה בתכונותיו. אתה יכול לשנות את הטון בהגדרות כדי להישמע בטוח ומקצועי.
3. חסרים פרטים וקבצים מצורפים
זה מעצבן לקבל מייל עבודה עם פרטים לא מלאים. שליחת אימייל הלוך ושוב כדי לקבל מידע היא בזבוז זמן עצום. כדי להימנע מכך, תאר את כל היסודות: מי, מה, מתי, איפה, למה ואיך. אתה יכול לעקוב אחר הפורמט הבא:
- פסקה ראשונה: ברכה ועיקר המייל.
- פסקה שנייה: כל הפרטים הרלוונטיים שהנמען צריך לדעת על הנושא.
- פסקה שלישית: קריאה לפעולה (למשל, האם הם צריכים להגיב, להשיג קישור וכו').
- פסקה רביעית: תודה.
זכור לצרף כל קובץ אחר שהנמען שלך צריך. טעות נפוצה אחת היא לומר שצירפת קובץ מבלי לעשות זאת! אתה יכול להימנע מכך על ידי קריאת האימייל שלך לפני שליחתו.
4. התעלמות בעריכה והגהה
מייל גדוש בשגיאות דקדוק ומשפט נשמע לא מקצועי. הנמען שלך עשוי לחשוב שלא השקעת מחשבה זהירה בתקשורת שלך. טעויות קורות בדרך כלל כשאתה ממהר או חושב מהר יותר ממה שאתה מקליד. אבל יש דרכים שבהן תוכל להימנע או להפחית זאת.
אפשר להתחיל עם מתווה לפני מילוי כל הפרטים. לאחר שניסחת את האימייל שלך, הקדיש זמן לעיין בו לפני שתלחץ על שלח. מכיוון שקשה יותר לתפוס שגיאות כשאתה הכותב, השתמש בכלים מקוונים. אם אתה לא אוהב להוריד אפליקציות ותוספים, חפש את ה בודקי האיות והדקדוק הטובים ביותר ללא הורדה.
5. כתובת אימייל לא מקצועית
תארו לעצמכם איך לקוח או עמית היו מגיבים אם הם יקבלו אימייל מ[email protected]. כתובות דוא"ל לא מקצועיות גורמות לך להיראות, ובכן, לא מקצועי. כדי למנוע את הזיוף הראוי הזה, השתמש בדוא"ל העבודה שלך.
אם אין לך אימייל של החברה, המשך לקרוא כיצד להשתמש בכתובת דוא"ל מותאמת אישית עם Gmail עבור אימיילים מקצועיים. נניח ש-Gmail הוא לא כוס התה שלך. אתה יכול לחקור את האפשרויות להגדרת דוא"ל מותאם אישית עם ספקי הדוא"ל הפופולריים ביותר, טובים יותר מ-Gmail ו-Yahoo Mail.
6. אין בלוק חתימה
חשבו על בלוק החתימה ככרטיס הביקור שלכם. רכיב זה ממוקם אחרי החתימה שלך ומכיל את שמך המלא ופרטים ליצירת קשר. בלוק החתימה עוזר לנמען לזהות את החברה שלך ואת התפקיד שאתה ממלא. זה מאפשר לנמענים למצוא במהירות את המידע שלך אם הם צריכים להגיע אליך דרך ערוצים שאינם דואר אלקטרוני.
שאל את החברה שלך אם יש לה פורמט נדרש עבור בלוק החתימה. אם לא, אתה יכול להוסיף את הרכיבים הבאים:
- שם מלא
- תַפְקִיד
- צוות/מחלקה
- שם החברה
- מספר איש קשר
- אתר החברה
- חשבונות מדיה חברתית של החברה
אתה יכול להתאים אישית את בלוק החתימה בהגדרות האימייל שלך. זכור לערוך ולהגהה גם את החלק הזה. לאחר השמירה, חסימת החתימה שלך תיכלל בדוא"ל היוצא שלך.
7. לא יודע את ההבדל בין עותק ועותק מוסתר
עותק ו עותק מוסתר הם השדות שאחרי ה ל חֵלֶק. אחת הטעויות הנפוצות היא לא לדעת מתי להשתמש בהן. Cc מייצג פחמן עותק. כאשר אתה מוסיף כתובת אימייל של מישהו ב- עותק:
- הם יקבלו גם עותק של המייל
- כתובת האימייל שלהם חשופה לנמען הראשי בשדה אל.
- הם מודיעים על התקשורת אך אינם נדרשים לפעול בהתאם או להגיב לדוא"ל.
אתה משתמש עותק כדי ליידע את הנמען הראשי שאתה שומר על אחרים בעניינים. אתה גם משתמש בו כדי להשאיר את האדם בתוך עותק מעודכן. לדוגמה, אתה רוצה ליידע את המנהל שלך איך הפרויקט של הצוות שלך מתקדם. אז הכתובות של חברי הצוות שלך צריכות להיות ב- ל, בעוד שכתובת המנהל שלך צריכה להיות ב- עותק.
Bcc מייצג העתק פחמן עיוור. כאשר אתה מוסיף כתובת אימייל של מישהו ב- עותק מוסתר:
- הם מקבלים עותק של המייל.
- כתובת המייל שלהם אינה חשופה לנמענים אחרים.
אתה משתמש עותק מוסתר כדי למנוע מתיבות הדואר הנכנס של אנשים לעלות על גדותיו. אם מישהו מה ל אוֹ עותק שדות להיטים השב לכולם, הנמענים ב- עותק מוסתר לא יקבל מייל. אתה יכול גם להשתמש עותק מוסתר כדי למנוע מנמענים אחרים לדעת שמישהו אחר כלול בדוא"ל. לדוגמה, אם אתה שולח את אותו ניוזלטר לכל הלקוחות שלך, לא תרצה לחשוף את כתובות האימייל שלהם זה לזה.
8. שליחת אימייל מעבר לשעות העבודה
קל להיסחף מההתרגשות מפרויקט חדש ולשלוח דוא"ל לבוס או לקולגות בשתיים בלילה. עם זאת, זה עשוי להפוך לבעיה. הבוס או עמיתיך עשויים לחשוב שאתה לא מכבד את הזמן שלהם.
אם האימייל אינו מקרה חירום, שלח אותו תוך שעות העבודה ותן לאחרים זמן הולם להגיב. חוץ מזה, אם הבעיה שלך דחופה, עדיף לשלוח הודעה, להתקשר או לשלוח הודעה מיידית. פתרון טוב יהיה לתזמן את האימיילים שלך. ה הכלים הטובים ביותר לתזמון דוא"ל שכדאי לך לנסות יעזור לדוא"ל שלך לנחות בתיבת הדואר הנכנס של מישהו בשעות מתאימות ביום.
9. תגובה מאוחרת
כאשר אתה מגיב באיחור למיילים, זה עשוי לשקף חוסר מחויבות לעבודה שלך. כלל אצבע פשוט הוא להגיב תוך 24 שעות או בתוך מסגרת הזמן הנתונה של השולח. צור קשר מייד וברור אם אתה זקוק ליותר זמן ליצירת תגובה.
תרגול טוב יהיה להפעיל את תכונות התגובה האוטומטית של האימייל שלך אם אתה עסוק או מחוץ למשרד. לדוגמה, אתה יכול לבדוק כיצד להגדיר משיב חופשות חוזר ב-Gmail. לפלטפורמת הדוא"ל יש גם תבניות, המאפשרות לך לשמור תגובות מוכנות.
הימנע מטעויות דוא"ל נפוצות והותיר רושם טוב
המיילים שלך יכולים להשאיר רושם חיובי או שלילי על הקולגות שלך. כדי לשפר את כללי התנהגות הדוא"ל המקצועיים שלך, הימנע מהטעויות הנפוצות הללו במיילים בעבודה. וזכור, כאשר יש לך ספק, אל תשלח אותו!
אם אתה זקוק לעזרה נוספת ביצירת אימיילים, נסה להשתמש בתבניות דוא"ל. שימוש בתבניות מבטיח שהתקשורת שלך נשמעת ונראית מקצועית. התחל לחקור את הפלטפורמות המאפשרות לך להוריד חבילות תבניות בחינם שבהן תוכל להשתמש באפליקציית הדוא"ל שלך.
