העובדים כל כך התרגלו לעבור בין אפליקציות עבודה שהם פיתחו עבורו זיכרון שרירים לטווח ארוך. למרות שהם נוחים, הכלים האלה עוזרים לך רק במידה מסוימת.
החלפת כרטיסיות אורכת שניות בלבד, אך היא מסתכמת במספר שעות בשבוע אם אתה מפעיל מספר תוכניות בו-זמנית. ורוב העובדים אפילו לא מבינים שהם מבזבזים זמן. כדי לעזור לייעל את זרימת העבודה שלך, נסביר את הסכנות של אימוץ יותר מדי תוכנות משרדיות.
מה גורם לצורך לעבור בין יישומים תוך כדי עבודה?
הטכנולוגיה מייעלת תהליכים עסקיים על ידי אוטומציה של משימות עבודה שונות. כלים לניהול פרויקטים מארגנים את אחריות הצוות, עוקבי זמן עוקבים אחר פעילות העובדים, וכלים תזמון קובעים פגישות.
עם זאת, תוכנות עדיין אינן יכולות להחליף לחלוטין את המאמץ האנושי. השקעה יתרה באוטומציה, מה שעושים מעסיקים רבים, מאלצת את המשתמשים ללהטט בין מספר אפליקציות. מחקר אורך מאת Okta, Inc. אפילו מראה ש-10% מהעסקים בארה"ב פורסים יותר מ-199 תוכנות לעבודה. רוב האנשים לא יכולים לעבד כל כך הרבה פלטפורמות במהירות.
6 השפעות שליליות של מעבר בין יישומי עבודה רבים מדי
יש שיטענו שמעבר בין כרטיסיות הוא מחיר קטן לשלם עבור אוטומציה ונוחות. ילידי דיגיטל צריכים להסתגל לשינוי, אחרי הכל. למרות שעסקים יכולים לאחד רק פונקציות ספציפיות, נטילת יישומי עבודה רבים מדי גורמת למספר חסרונות לעובדים.
1. מעבר בין פלטפורמות מבזבז זמן
חברות משקיעות בכלי עבודה כדי לחסוך זמן. הם מקווים שעובדים כמוך ישיגו יותר לאחר שיורידו חלק מהמשימות היומיומיות שלהם. כן, תוכנות משרדיות מאיצות את תהליכי זרימת העבודה. אתה יכול לשלב אותם בשגרה שלך ולמזער את עומס העבודה שלך, אבל תלות מוגזמת תניב את התוצאה ההפוכה.
מעבר תכוף בין מספר יישומים מבזבז יותר מדי זמן. במקום לקבל כל פלטפורמה טרנדית, זהה אילו אפליקציות עבודה יתייחסו לבזבזני הזמן הגרועים ביותר במקום העבודה שלך. ייעץ לממונים שלך להגביל את עצמם לכלים חיוניים. קניית יתר של תוכנות רק מבזבזת את משאבי החברה ומפעילה לחץ מיותר על העובדים.
2. אחסון מידע במספר פלטפורמות פוגע באבטחה
ניטור נכסים ממלא תפקיד מכריע באבטחת סייבר. הדרך הטובה ביותר למנוע התקפות חיצוניות ופנימיות היא לעקוב אחר משתמשים שניגשים, מציגים ועורכים קבצים. אף אחד לא יכול לדעת מתי תתרחש הפרת נתונים. מנהלי IT חייבים לקבל גישה בזמן אמת לכל פיסת נתוני חברה 24/7.
עם זאת, שימוש במספר תוכנות הופך את הניטור למאתגר. מעקב אחר פלטפורמות שונות עולה משאבים אדירים, ולכן רוב החברות מעדיפות להתעלם לחלוטין מאפליקציות בעדיפות נמוכה.
שים לב שגישה זו פוגעת במערכת האבטחה הכוללת של הארגון. לפושעי סייבר בימינו יש את הכישורים והמשאבים הטכנולוגיים לעשות שימוש לרעה אפילו במידע אישי מיושן (PII). אל תעביר קבצי חברה לאף אפליקציה שאינך יכול לנטר באופן שוטף.
3. מעבר בין אפליקציות משבש את מסלול המחשבה של האדם
עיבוד מידע חדש מונע ממך להגיע למצב של זרימה. אם אתה מקפץ בין פלטפורמות שונות מספר פעמים ביום, אתה תיאבק במשימות תובעניות הדורשות יותר מסתם כמה דקות של מיקוד.
החלפת כרטיסיות דורשת מאמץ מינימלי, אבל דילוג למשימות שונות גורמת ללחץ קוגניטיבי משמעותי. עובדים אינם מכונות שמעבדות מידע חדש באופן אוטומטי. דיווח מאת Psychreg.org מראה כי ערוצי זיכרון לטווח קצר יכולים לאחסן רק כשבעה פריטים למשך 10 עד 60 שניות.
הגישה הטובה ביותר היא להגביל את המערכות שבהן אתה משתמש לכל משימה. נניח שאתה כותב בלוג. במקום לדלג בין פלטפורמות וכרטיסיות כדי לאסוף מידע בזמן שאתה כותב, חקור ואסוף את הנקודות הקריטיות ביותר מראש.
4. הפעלת יותר מדי אפליקציות רקע פוגעת בפונקציונליות המכשיר
הפעלת יותר מדי תהליכי רקע מאטה את המכשיר שלך. אפליקציות קלות משקל כמו פלטפורמות הודעות מיידיות וכלים לניהול פרויקטים לא צורכות הרבה זיכרון RAM. עם זאת, הפעלת מערכות כבדות כמו עורכי תמונות, בוני אתרים ואפליקציות לשיחות ועידה בו-זמנית עשויה לגרום לפיגור מסוים.
אתה צריך לדעת את המגבלות של המכשיר שלך. חסום משימות הדורשות אפליקציות עתירות זיכרון RAM כדי שתוכל לבטל כמה תהליכי רקע במהלך אותה תקופה. לא רק שתגן על הגאדג'ט שלך, אלא גם תעבוד מהר יותר. שיבושים חיצוניים כמו טעינה איטית ומסכים קפואים מאתגרים את ההתמקדות, במיוחד אם אתה ממשיך להפעיל מחדש אפליקציות שקרסו.
5. הצגת מספר פלטפורמות למשכירים חדשים לוקחת זמן
לימוד עובדים חדשים ללמוד מספר כלים בו זמנית מאריך את תהליך ההצטרפות. אימוץ מערכות חדשות לוקח זמן. תצטרך מספר שבועות של חזרה כדי לשלב כלים שונים בזרימת העבודה שלך ביעילות.
הכניסה למטוס צריכה להתמקד בהתאקלמות. ה הדרכים הטובות ביותר לקבל את פני המתגייסים כולל היכרות עם צוות, הדרכה מעמיקה והסבר על משאבים. אבל אם המאמן שלך מקדיש את רוב זמנו ללמד אותך על כלים משרדיים, הם עלולים להתעלם בטעות מהפעילויות האלה.
6. עובדים עלולים למצוא את זה מכריע לזכור יותר מדי פלטפורמות
מעבר בין כרטיסיות הוא דבר אחד, אבל שליטה בפלטפורמות השונות בהן אתה משתמש מדי יום היא דבר אחר. לא כל הכלים בנויים אותו הדבר. בעוד שאתה יכול ללמוד במהירות פלטפורמות להעברת הודעות ואפליקציות לרישום הערות, שימוש בפלטפורמות לניהול פרויקטים, בוני אתרים ועורכי וידאו, בין משאבים מורכבים אחרים, דורש הכשרה רבה.
לימוד של יותר מדי פלטפורמות מרוקן מבחינה קוגניטיבית. אם אתה מבלה שעות בשליטה בכלים משרדיים, לא יישאר לך אנרגיה וכוח נפשי לעבודה האמיתית שלך, ובכך פוגע בביצועים.
מה אתה יכול לעשות כדי למזער את הצורך במעבר בין יישומים?
תהיה לך יותר שליטה על זרימת העבודה שלך אם אתה עצמאי. להעריך את כלים שבהם אתה משתמש כדי להפוך משימות עצמאיות לאוטומטיות ולראות אילו משתלבים היטב אחד עם השני. רוב כלי הניהול מתאימים לאפליקציות של צד שלישי באותה מערכת אקולוגית.
לחלופין, תזדקק לתמיכה של הממונה שלך אם אתה עובד בחברה פרטית. בקש לעיין בדוחות פעילות הצוות עבור צווארי בקבוק בזרימת העבודה. הסר כלים מיותרים, בדוק אילו מערכות יכולות לפעול בפלטפורמה אחת עם רישיון ונסה אסטרטגיות העברת קבצים יעילות. ברגע שיש לך טיעון מוצק, שלח אותו למחלקה המתאימה.
הסר הרגלים רעים זעירים הפוגעים ביעילות זרימת העבודה
למרות שתוכנות יכולות להפוך משימות ספציפיות לאוטומטיות, לפתע אימוץ אפשרויות מרובות פוגע בפרודוקטיביות של זרימת העבודה. אל תציף את עצמך בכלים. מלבד מעבר בין יישומים שונים, אתה גם תבזבז זמן על משימות חסרות דעת כמו טעינת דפים חדשים, הפעלת תוכניות והעברת קבצים.
כדי להגביר עוד יותר את הפרודוקטיביות שלך, המשך להעריך אילו הרגלים רעים זעירים גורמים לצווארי בקבוק בזרימת העבודה. אנו מציעים לעקוב אחר פעילויות העבודה שלך. כימת המשימות שלך יעזור לך לזהות רוצחי פרודוקטיביות עדינים אך מסוכנים, כמו דחיינות, מדיה חברתית ופרפקציוניזם.
