13 פריצות ללוח השנה של Google כדי להגביר את הפרודוקטיביות שלך

טייק אווי מפתח

• הגדר תזכורות ברירת מחדל עבור כל האירועים ביומן Google כדי להימנע מהחמצת פגישות חשובות ולשפר את הפרודוקטיביות. הוסף הודעות מרובות במידת הצורך.
• שלב את יומן Google עם כלים אחרים כדי לייעל את זרימות העבודה ולהימנע ממעבר מתמיד בין אפליקציות. לדוגמה, השתלב עם Slack לתזמון ועדכון סטטוס.
• קבל אימייל על סדר היום כדי לתעדף תזכורות ופגישות חשובות. הגדר זאת בהגדרות של יומן Google כדי להבטיח שלעולם לא תחמיץ התראה.

סביר יותר מאשר לא שהשתמשת ביומן Google לפחות פעם אחת, בין אם מישהו שלח לך הזמנה לפגישה או שפשוט השתמשת בו כי הוא מגיע עם המכשיר שלך.

אמנם יומן Google היא אפליקציה די פשוטה בכל הנוגע לתזמון, אבל היא מגיעה עם כמה תכונות ואינטגרציות מדהימות שיכולות לעזור להגביר את הפרודוקטיביות שלך ולשפר את הכללית שלך יְעִילוּת. להלן רשימה של כמה מהטובים ביותר למטה.

1. הגדר תזכורות ברירת מחדל

תמיד מועיל להגדיר תזכורות כדי להימנע מהחמצת אירועים קרובים או לתת לעצמך מספיק זמן להתכונן. עם זאת, הגדרת תזכורת עבור כל אירוע חדש שאתה עושה יכולה להיות די טרחה.

למרבה המזל, יומן Google מאפשר לך ליצור אוטומטית תזכורות ברירת מחדל עבור כל האירועים שאתה עורך. כך:

1. עבור אל דף הבית של יומן Google שלך.
2. לחץ על סמל גלגל השיניים בצד ימין ובחר הגדרות.
3. תַחַת הגדרות עבור היומנים שלי, בחר את היומן שלך.
4. בחר התראות על אירועים ולאחר מכן בחר + הוסף הודעה.
5. בחר את משך הזמן המועדף עליך על ידי לחיצה על התפריט הנפתח.

מעתה והלאה, כל האירועים שתיצור יקבלו אוטומטית את תזכורות ברירת המחדל האלה. שים לב שאתה יכול להוסיף יותר מהתראה אחת - נניח שאתה רוצה לקבל כמה התראות עבור האירוע שלך.

ניהול ושימוש בכלים שונים על בסיס יומיומי, בין אם לשימוש אישי או עבודה, יכול להיות מכריע - מה שמחייב אותך לעבור כל הזמן בין כלים כדי להישאר מודעים לפרויקטים ולמשימות שלך.

רבים מהכלים הללו מאפשרים לך לשלב את יומן Google כך שלא תצטרך להעביר מידע באופן ידני אל האפליקציה שלך או ממנה אל היומן שלך. לדוגמה, יומן Google הוא א שילוב Slack שימושי למדי שכדאי לך לנסות אם אתה משתמש באפליקציית המסרים העסקיים. האינטגרציה מאפשרת לך לתזמן ולמחוק אירועים ישירות מ-Slack. Slack יכול לעדכן את הסטטוס שלך על סמך לוח הזמנים שלך! שימו לב שהאופן שבו אתם משלבים את יומן Google עם אפליקציה משתנה בהתאם לאפליקציה.

3. קבל את סדר היום היומי שלך בדוא"ל

אם אתה נוהג להחליק כלאחר יד הודעות מבלי להקדיש להן מחשבה שניה, יש סיכוי טוב שאתה עלול להתעלם מההתראות שלך בלוח השנה. ואם אתה נותן עדיפות למיילים על פני צורות תקשורת אחרות, הנה טריק שימושי: אתה יכול לשלוח את לוח הזמנים היומי שלך ישירות למייל שלך. בדרך זו, לא תפספסו את התזכורות והפגישות החשובות הללו.

כדי לעשות זאת:

1. עבור אל יומן Google ולחץ על סמל גלגל השיניים.
2. בחר הגדרות > הגדרות עבור היומנים שלי.
3. בחר את היומן שממנו ברצונך לקבל אימייל.
4. גלול מטה אל הודעות אחרות.
5. לך ל סדר יום יומי ובחר אימייל מהתפריט הנפתח.

צפו לקבל אימייל על סדר יום בכל בוקר בחמש בבוקר כדי לקבל הצצה לאיך יראה היום שלכם.

4. התחל את השבוע שלך ביום אחר

בין אם העבודה שלך כרוכה בשינוי לוחות זמנים, משימות מחוץ לחוף עם ימי התחלה שבועיים שונים, או שאתה פשוט מעדיף התחלה לא מסורתית של השבוע שלך, יומן Google סיפק אותך. אתה יכול לשנות בקלות את יום ההתחלה של השבוע שלך ביומן Google.

פשוט עבור אל יומן Google שלך הגדרות, בחר כללי, ולאחר מכן גלול מטה אל הצג אפשרויות. נְקִישָׁה מתחילים את השבוע ב ולבחור מתוך יום שבת, יוֹם רִאשׁוֹן, או יוֹם שֵׁנִי.

5. השתמש בקול שלך כדי להגדיר אירוע חדש

אם הידיים שלכם לא פנויות כרגע אבל צריך לתזמן אירוע באופן מיידי, תוכלו להשתמש בקול שלכם כדי ליצור אירוע במקום לפתוח את אפליקציית יומן גוגל ולהקליד את כל הפרטים.

פשוט אמור משהו כמו, "היי, גוגל, צור אירוע ביומן: ארוחת ערב עם ג'יין דו ב-20:00. אצל צ'ילי. מלבד הקלטת כל המידע, גוגל עשויה לבקש מידע נוסף לפני שמירת האירוע.

שים לב שזה לא אפשרי אם אתה משתמש במכשיר אפל. סירי לא יכולה ליצור אירועים עם יומן Google. אם אתה רוצה ש-Siri תוסיף אירועים ליומן Google שלך, עליך להגדיר אותו כיומן ברירת המחדל שלך. עשה זאת על ידי מעבר אל הגדרות > לוּחַ שָׁנָה > לוח שנה ברירת מחדל.

6. הטמע את היומן שלך

הטיפול בלוח הזמנים שלך עשוי להיות קשה, במיוחד אם אנשים רוצים לקבוע איתך לוחות זמנים. אם יש לך אתר אינטרנט, תן לאנשים אחרים לקבוע איתך לוח זמנים על סמך העדפותיהם על ידי הטמעת היומן שלך באתר האינטרנט שלך.

7. השתמש בתוכנת תזמון מקוונת

שיתוף היומן שלך יכול לבוא עם החיסרון של ניצול הזמן הפנוי שלך. אם אתה מחפש שליטה טובה יותר על מתי אחרים יכולים לקבוע איתך פגישות, כדאי לבדוק כלים המפשטים תזמון מקוון, כמו Calendly.

כאשר אתה נרשם ל-Clendly באמצעות כתובת Gmail שלך, הוא מסנכרן בצורה חלקה את היומן שלך עם חשבון Calendly שלך. אבל זה לא הכל. שילוב זה מביא לשורה של יתרונות, כגון תזמון אוטומטי, טיפול באזור זמן והתאמה אישית - מה שהופך את חווית ההזמנה איתך לחוויה אישית יותר.

8. הגדר חסימות זמן

יומן Google יכול לעזור לך עוד יותר להשיג פרודוקטיביות שיא עם בלוקים בזמן. התכונה מאפשרת לך להקצות משבצות ייעודיות כך שתוכל להתמקד בפרויקטים או משימות ספציפיות. פעולה זו מאפשרת לך למקד את האנרגיה שלך ביעדים מסוימים ביעילות, ומונעת ממך לדחות ולבזבז זמן במעבר ממשימה אחת לאחרת.

9. דחייה אוטומטית של אירועים

השימוש ביומן Google לא רק עוזר לך לעקוב אחר הפגישות שלך. אתה יכול גם להשתמש בו כדי להבטיח שתשמור על איזון בין עבודה לחיים. כאשר אתה מגדיר לוח זמנים לעבודה, יומן Google יכול לדחות אוטומטית בקשות לפגישה כשאתה מחוץ למשרד או בחופשה.

אתה יכול גם לשלוח להם הודעה מחוץ למשרד, להודיע ​​להם מה הם יכולים לעשות בינתיים, כמו להפנות אותם לעמית אחר שיוכל לטפל בבקשות או החששות שלהם.

10. החלף עם אזור זמן אחר

עבודה עם אנשים באזורי זמן אחרים יכולה להקשות על תכנון פגישות וקביעת לוחות זמנים. במקום להשקיע יותר מדי זמן בהתייעצות עם א ממיר אזור זמן מקוון, תוכל להשתמש בתכונת אזור הזמן המשנית של יומן Google כדי לעקוב אחר הפרשי זמן ולמנוע תקלות בתזמון.

ב-Google Calendar, לחץ הגדרות > כללי > אזור זמן. תִקתוּק הצג אזור זמן משני תַחַת אזור זמן.תוכל גם להוסיף תוויות לכל אזור זמן לארגון נוסף.

11. צור פגישות חוזרות

אם יש לך פגישות כל שבוע או חודש, תוכל להגדיר פגישות חוזרות במקום ליצור אירועים ידנית בכל פעם. כשאתה יוצר אירוע, בחר בתפריט הנפתח שאומר לא חוזר ובחר באיזו תדירות אתה רוצה שהאירוע יחזור על עצמו.

12. צור קיצור דרך לאירוע

בעוד שיצירת אירוע חדש ביומן גוגל ייקח לך מספר קליקים בלבד, קיצור דרך לאירוע מדלג על רוב השלבים ומביא אותך ישירות לחלון האירוע החדש ביומן גוגל.

פשוט פתח את הדפדפן שלך, הקלד cal.new, והכה להיכנס או לחזור. בנוסף, יש רשימה ארוכה של קיצורי דרך של יומן Google שיכול לעזור לך לנווט ולהשתמש באפליקציה בצורה יעילה יותר.

13. מצא זמן אידיאלי לפגישות

מציאת הזמן האידיאלי היא עוד מאבק בקביעת פגישה או לוח זמנים. זה קשה יותר ככל שיותר אנשים מעורבים, והמצב הופך מבלבל יותר אם זורקים למשוואה אזורי זמן שונים.

למרבה המזל, ל-Google Calendar יש תכונה 'מצא זמן' המאפשרת לך למצוא זמן פנוי לכל אחד בצוות. עם זאת, היא דורשת גישה ליומני Google של הצוות, ואתה יכול להשתמש בו רק דרך אפליקציית האינטרנט, לא באפליקציה לנייד. תכונה זו מאפשרת לך למצוא זמן זמין הדדי שעובד עבור כולם בצוות.

השתמש בלוח השנה שלך לטובתך

יומן Google מציע מגוון תכונות ואינטגרציות לשיפור הפרודוקטיביות. החל מהגדרת תזכורות ברירת מחדל ועד לניהול אזורי זמן ושימוש בפקודות קוליות, שליטה בפריצות אלה יכולה לעזור לך להפיק את המרב מהלוח שנה שלך לניהול זמן יעיל.