כיצד להשתמש במטריצת 4 הרבעים של קובי לניהול זמן יעיל

בין כל הנכסים היקרים שבבעלותך, הזמן הוא היקר מכולם. בעולם המהיר של ימינו, חוסר בניהול זמן הוא הבעיה המשמעותית ביותר שיש לאנשים. עם כל כך הרבה זמן של עבודה, אין זמן לעיסוקים אישיים.

מקובל להרגיש מוצף באחריות ובפעילויות. ככל שאתה עובד יותר, אתה מרגיש יותר מאחור. במקום להחליט מה אתה רוצה לעשות, אתה מגיב למה שקורה סביבך.

המאמר מסביר כיצד ניתן להשתמש באסטרטגיית ארבעת הרבעים של קובי כדי להתמקד במשימות החשובות ביותר ולהיות פרודוקטיבי יותר.

4 הרבעים של קובי

אסטרטגיית ניהול הזמן של ארבע הרבעים נוצרה על ידי סטיבן קובי. הוא מחבר הספר המפורסם שבעת ההרגלים של אנשים יעילים מאוד. המטריצה ​​של Covey עוזרת לתעדף משימות על בסיס הזמן הזמין ליעילות אופטימלית.

הרעיון הבסיסי שעומד מאחורי אסטרטגיה זו הוא לחלק את הפעילויות שלך לארבעה רביעים בהתאם לחשיבותם ולדחיפותם. בואו נדון בשני מונחים אלה לפני שנמשיך לאסטרטגיה עצמה.

1. חָשׁוּב: אלה המשימות או היעדים שהכי ישפיעו על ההצלחה שלך לטווח הארוך.

2. דחוף: משימות דחופות הן אלה הדורשות פעולה מיידית. אתה לא יכול לעכב אותם.

ארבעה רביעיות של מטריקס ניהול זמן

אלה ארבעת הרביעים של מטריקס ניהול הזמן:

1. ש 1: דחוף וחשוב.

2. ש 2: לא דחוף אבל חשוב.

3. ש 3: דחוף אך לא חשוב.

4. ש 4: לא דחוף ולא חשוב.

על ידי עדיפות המשימות שלך על פני ארבעה רביעים, אתה יכול להבדיל בין משימות שעושות שינוי אמיתי בסופו של דבר. להלן סקירה קצרה של מה מכיל כל רביע.

ש 1: דחוף וחשוב:

במטריקס ניהול הזמן של קובי, הרבע הזה ממוקם בפינה השמאלית העליונה. בעיות ומשברים הדורשים התייחסות מיידית שייכים לרבע אחד. הזנחתם, בטווח הארוך, עלולה להיות בעייתית עבורכם.

הכנת מצגת לפגישה חשובה שתחל לאחר זמן קצר היא סוג של משימה שנמצאת ברבע. זה דחוף כי אין לך הרבה זמן לזה וזה חשוב מכיוון שאתה צריך להכין אותו לפני תחילת הפגישה.

משימות הכוללות מועדים, משימות בבית הספר, שליחת מיילים יומיומיים ופעילויות דומות עם השפעה ישירה הן דחופות וחשובות.

ש 2: לא דחוף אבל חשוב:

במטריקס ניהול הזמן של קובי, הרבע הזה נמצא בצד ימין למעלה. ברבע זה תוכלו למצוא משימות המתייחסות ישירות למטרותיכם לטווח הארוך. זה דורש תשומת לב יסודית שלך; עם זאת, זה לא דחוף מכיוון שאין זמן מוגבל לביצוע משימה זו.

אם יש לך מטרה ארוכת טווח לבסס את המוניטין שלך במשרד או בכיתה, יתכן וזה לא יהיה דחוף כל כך; עם זאת, זה עדיין חשוב. פיתוח מערכות יחסים, תכנון ארוך טווח, התפתחות אישית, שיפור הבריאות ופעילויות נלוות נמנים על הרבע הזה.

ש 3: דחוף אך לא חשוב:

הרבע הזה ממוקם בפינה השמאלית התחתונה של מטריצת ניהול הזמן של קובי. כל הפעילויות הללו עשויות להיראות דחופות בעיניך, אך תוכל להסיר אותן מתהליך העבודה מכיוון שיש להן חשיבות מינימלית עבורך.

נניח שאתה עובד על פרויקט חשוב ואתה מקבל טלפון מעמית המבקש ממך להצטרף לפגישה. אם הפגישה אינה מתוכננת ללא סדר יום, תוכל לבחור לדלג עליה. מכיוון שבסך הכל לא תהיה לכך השפעה חיובית על חייך.

במילים אחרות, כל הפעילות שמבזבזת זמן נופלת ברבע הזה. לא משנה אם מדובר בשיחות לא חשובות או בשליחת מיילים שלא מוסיפים ערך כלשהו.

ש 4: לא דחוף ולא חשוב:

במטריקס ניהול הזמן של קובי, הרבע הזה נמצא בצד ימין למטה. כל הפעילויות שלוקחות זמן מבלי לייצר ערך כלשהו נופלות ברבע הזה. אתה יכול לחסוך זמן יקר על ידי הימנעות ממטלות אלה והוצאתו על פעילויות יקרות יותר.

המשימות שאתה עושה לבידור בלבד, כמו צפייה בטלוויזיה, גלישה באינטרנט שעות, רכילות על אנשים, אינן דחופות ולא חשובות עבורך.

קָשׁוּר: דרכים לבצע את יעדי ניהול הזמן שלך

היתרונות במעקב אחר מטריקס ניהול הזמן של קובי:

1. פריצת פרודוקטיביות: בעקבות מטריצת ניהול הזמן משתנה האופן שבו אתה מתמודד עם המשימות, ועוזר לך לתעדף אותם טוב יותר. אם אתה מצמצם את משך הזמן שאתה מקדיש למשימות, תוכל להגדיל משמעותית את התפוקה שלך.

2. איזון בין עבודה לחיים: על ידי תכנון טוב, אתה יכול להיפטר מהשגרה הקדחתנית שלך ביעילות. בדרך זו תוכלו לבלות יותר זמן עם החברים והמשפחה.

3. רודף אחרי יעדים: על ידי הפניית תשומת לבך למשימות חשובות, תוכל להאיץ את תהליך רדיפת המטרות.

4. נמנע ממבוכה: על ידי זיהוי המשימות הדחופות, אתה יכול להבדיל אותן מאלה פחות דחופות כדי לעמוד טוב יותר במועדים. בדרך זו תוכלו להימנע ממבוכה ולחסוך את המוניטין שלכם.

החשיבות של הצבת משימות ברבע הימני:

גם ברגע שאתה מבין אסטרטגיה זו, נותר חובה להקצות משימות לרביעים הנכונים. הכי טוב יהיה אם תקבע את החשיבות והדחיפות של המשימה לפני שתכניס אותה לרבע כלשהו. הקפד להשקיע זמן טוב בסידור המשימות שלך ברבעים שונים כדי להקל על ביצוען.

קָשׁוּר: טיפים לפריון המניבים תוצאות מסיביות

הבנה טובה של מטריצת ניהול הזמן היא תנאי מוקדם ליישומה כראוי. השתמש באסטרטגיה זו כדי לעבוד על המשימה היומיומית שלך כדי לראות אם זה משנה. על ידי ניהול זמן והצבת עצמך במקום הנכון, אתה יכול להגביר את הפרודוקטיביות שלך באופן משמעותי.

היו מאורגנים יותר עם אסטרטגיית ניהול הזמן של קובי

מטריצת ארבע הרבעים של קובי היא אחד הדגמים החשובים והמפורסמים ביותר בעולם ניהול הזמן. ביצוע נכון של אסטרטגיה זו יעזור לך להיות פרודוקטיבי יותר ולהישאר פעיל יותר.

ארגון מושלם ותעדוף נכון של משימות מאפשרים לך להשיג יותר בפחות זמן. אתה יכול גם לקבוע אילו משימות דורשות יותר תשומת לב ולהקצות אותן בהתאם.

עם זאת, אתה יכול להקצות מחדש זמן מפעילויות בעלות ערך נמוך יותר לפעילויות בעלות ערך גבוה יותר גם כאשר הזמן הזה אינו ניתן להחלפה. אם אתה עדיין מתקשה לארגן את היום שלך, אתה יכול לחפש אסטרטגיות אחרות לניהול זמן כמו כלל 80/20 כדי להפוך את עצמך לאדם מאורגן יותר.

השתמש בכללי ניהול זמן 80/20 כדי לתעדף את המשימות שלך

איך ממקסמים את הזמן שלך? אם אתה כבר מתעדף, מאציל ועדיין מתקשה לעשות הכל, עליך לנסות את כלל 80/20, המכונה גם עקרון פארטו.

קרא הבא

על הסופר