10 טיפים למניעת הפחתת הפריון בדוא"ל

למרות היותו כלי פרודוקטיבי, דוא"ל הוא הסחת דעת מרכזית בשעות העבודה ומונע ממך לבצע משימות חשובות יותר. יתכן ואפילו נוהג לבדוק את הודעות הדוא"ל שלך בכל פעם שנכנסת הודעה.

שיטות כאלה פוגעות בביצועים שלך וגורמות למניעות בדרך להשגת היעד שלך. כדי למקסם את הפרודוקטיביות, כדאי לנקוט בגישות הבאות כדי לשלוט על השימוש באימייל.

1. אל תתחיל את היום שלך עם תיבת הדואר הנכנס

במהלך הבוקר, עליך לשקול את סדרי העדיפויות שלך, הכינו רשימת מטלות להיום, ולהתמקד במשימה החשובה ביותר מבלי לדאוג לבקשות של אנשים אחרים. עד כמה שזה יכול להיות מפתה לבדוק את המיילים שלך דבר ראשון בבוקר, זה מפנה את תשומת ליבך.

קָשׁוּר: דיגיטלי לעומת רשימת מטלות נייר: מה עדיף?

המוח שלך עמוס בתשובות האפשריות להודעות הדוא"ל, וכתוצאה מכך העבודה שלך בפועל סובלת. מענה להודעות דוא"ל בשעות הבוקר המוקדמות מאפשר לאנשים לדעת שאתה כבר זמין. לפיכך, עליכם להתחיל את היום ולהתמקד בעבודה, ולא במיילים.

2. רוקן את תיבת הדואר הנכנס באופן קבוע

אין צורך להשיב לכל דוא"ל שתקבל. עם זאת, עליכם לעבד כל דוא"ל בכדי לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלכם מלאה באימיילים שלא נקראו. אחרת, לא תמצא את הדוא"ל הדרוש. אתה יכול לשמור על תיבת הדואר הנכנס ללא הודעות שלא נקראו בכמות גדולה בשיטות הבאות:

• לַעֲשׂוֹת: אם הודעת הדוא"ל מבקשת משימה כלשהי שעשויה להימשך שתארך פחות משתי דקות, בצע זאת מיד.
• נָצִיג: זה לא בהכרח מסר את האחריות למישהו אחר. אז אתה יכול להעביר את המשימה לאנשים הנכונים.
• לִדחוֹת: אם הדוא"ל אינו זקוק לתשובה דחופה, תוכל לדחות את התשובה לשעה טובה יותר.
• לִמְחוֹק: עליך למחוק הודעות דוא"ל שהועברו למישהו אחר או לא קריטי באופן מיידי כדי למנוע גרימת בלבול ובלאגן.

3. הימנע מלהעביר כל דוא"ל לכולם

לפעמים יש צורך בהודעות אימייל מסוג CCing, אבל זה בדרך כלל אומר להפציץ בתשובות שלא קשורות אליך. בעת שליחת דוא"ל, אל תוסיף יותר משני אנשים בשדה CC.

אם עמיתייך מעבירים אותך בדוא"ל המכיל מידע שאינך צריך לדעת, תוכל גם לקבל מיילים מיותרים. במקרה כזה, עליך להודיע ​​לצוות שלך להשיב בנפרד במקום לענות לכולם, אלא אם כן הם משתפים במידע שכולם צריכים לדעת.

4. בדיקת דוא"ל בקבוצות

ישנם שני סוגים של משתמשי דוא"ל: הסוג הראשון תלוי בהודעות ובודק את הדוא"ל מיד עם הגעתו. לסוג השני של השולח יש זמן קבוע לבדוק את כל הודעות הדוא"ל באצווה כדי שיוכלו לשכוח מזה בשאר שעות היום.

אתה צריך להיות הסוג השני בכדי לבצע את המשימות שלך ביעילות. קבעו חוקים משלכם מתי לבדוק את השעה.

אחת השיטות הטובות ביותר למנוע את תיבת הדואר האלקטרוני שלך לצאת משליטה ולחסוך זמן יקר שלך היא להיעזר בסיוע חיצוני לבדיקת ההודעות שלך. אפשרות חכמה לניהול מיילים היא להשתמש בכלים כמו Sanebox אוֹ Unroll.me.

Sanebox עוזר לך למיין ולבטל את תיבת הדואר האלקטרוני שלך ולפנות את מקומם רק למיילים החשובים. כל הודעות דוא"ל אחרות שמגיעות לכתובת הדוא"ל שלך יועברו לאשפה או לארכיון. עם Unroll. אני, אתה יכול לבטל את מנויי הדוא"ל שאינם נחוצים.

6. בחר מודל הפעלה חדש לתקשורת

על ידי הצגת מודל תקשורת חדשני בקרב חברי הצוות שלך, אתה יכול להיות פחות תלוי במיילים. לדוגמה, אתה יכול להשתמש בכלי לניהול פרויקטים לתקשורת קבוצתית או לתאם פגישה קצרה. בעזרת כלים לניהול פרויקטים, אתה יכול לרשום את כל המצביעים הדרושים עם פרויקט.

כמו כן, אתה יכול לתזמן שיחה אישית על גבי הטלפון כדי להימנע משרשור דוא"ל ארוך. לצורך שיתוף פעולה ותקשורת בזמן אמת, תוכלו להשתמש בשירותי העברת הודעות כמו רָפוּי, עֵדֶר, יאמרוכו ', כדי להתחבר במהירות לצוות שלך לכל צורך.

קָשׁוּר: מה זה רפוי ואיך זה עובד?

7. שפר את נימוסי הדוא"ל שלך

כדי להצליח להשיג דברים נוספים ללא הפרעה, כוונן את נימוסי הדוא"ל שלך בעזרת הטיפים הבאים:

• כתוב תמיד שורת נושא ברורה המציינת את נושא הדוא"ל. לפיכך, הנמען לא יתעלם מהודעות הדוא"ל, ואינך צריך לשלוח דוא"ל נוסף המבקש לקבל תשובה.
• לעולם אל תדלג הגהת המיילים שלך לפני שפגע ב- לִשְׁלוֹחַ לַחְצָן. זה יבטיח כי אין סיכוי לאי הבנה בגלל שגיאות הקלדה.
• ודא שחתימת הדוא"ל שלך מכילה את פרטי הקשר שלך, כמו מספר הטלפון. לפיכך, הנמען יכול ליצור איתך קשר ישירות אם יתעורר הצורך.

8. עבור לתגובה מושהית

לעתים קרובות אתה בסופו של דבר מגיב להודעות דוא"ל ברגע שהן מגיעות. עם זאת, הדבר רק מוריד את הריכוז שלך מהמשימה העיקרית שלך. הפסיקו למהר להשיב להודעת דוא"ל. במקום זאת, קח שעה ואפילו יותר וענה על פי לוח הזמנים שלך לניהול תיבת הדואר הנכנס שלך.

אם אתה חושש להחמיץ דוא"ל דחוף, לא תקבל דוא"ל במקרה זה. בכל מקרה חירום, תקבל שיחת טלפון ולא דוא"ל.

9. נסה את שיטת "Yesterbox"

נוצר על ידי טוני הסיה, שיטה זו מקדמת תגובה רק לדוא"ל שהגיע אתמול - אלא אם כן הם דחופים. הכלל הבסיסי של טכניקה זו הוא לעבד את תיבת הדואר הנכנס של אתמול במקום את היום. כמובן שתקרא דוא"ל דחוף שדורש פעולה מיידית, אך לא הרבה דוא"ל ייכנסו לקטגוריה זו.

10. אמור שלום לניוזלטרים

כל דוא"ל שמגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך שווה ערך ל- רגע אחד של הסחת דעת. חלק גדול מהדואר האלקטרוני שאתה מקבל מדי יום הם עלוני מידע. ברוב המקרים, אפילו לא תזכרו מתי נרשמתם לניוזלטר ומדוע.

כדי לשמור על ניקיון תיבת הדואר הנכנס שלך ולהימנע מקבלת התראות מיותרות בשעות מוזרות, בטל את הרישום לניוזלטרים שאינך זקוק להם. ביטול המנוי הזה עשוי להימשך זמן מה, אך אתה תהיה חופשי לנצח מדוא"ל לא רצוי. אתה תמיד יכול להשתמש בפיד RSS במקום בדוא"ל אם אתה לא רוצה לפספס שום פוסט.

הפריון שלך חשוב יותר מהדוא"ל שלך

די בערימת האימיילים הבלתי נגמרת כדי לגרום לך להיות לחוצה ומוסחת. על ידי שינוי הרגלי הדוא"ל שלך בשיטות אלה, אתה יכול למנוע מכתובת דוא"ל לגרום להיסח הדעת ולהיות פרודוקטיבי ביותר.

10 דרכים להגברת הפרודוקטיביות על ידי החלפת תחנת העבודה שלך

גלה כיצד תחנת עבודה ללא עומס עוזרת לך לעבוד בקשב ולבצע את המשימות בזמן.

קרא הבא

על הסופר

הרחב לקריאת הסיפור המלא