כיצד להוסיף או להסיר חתימה דיגיטלית בקבצי Microsoft Office

כולנו חותמים על מסמכים למטרות שונות כמו מכתבים רשמיים, חוזי שכירות של הדירה שלנו, מסמכים של פרויקטים לשיתוף עם משתפי פעולה, ובקשות להלוואה.

עם זאת, זה פשוט יותר ולעתים קרובות יותר מאובטח לשים את החתימות שלך על מסמכים אם הם נעשים בצורה דיגיטלית. קובצי Microsoft Office כמו Word, Excel ו-PowerPoint מאפשרים לך להוסיף חתימות דיגיטליות בקלות. בוא נראה איך זה נעשה.

מהי חתימה דיגיטלית ומדוע להוסיף אחת?

חתימה דיגיטלית היא סוג של חתימה אלקטרונית המשמשת לאימות האותנטיות והשלמות של מידע דיגיטלי כמו מיילים, עסקאות בכרטיסי אשראי ומסמכים. ניתן לחתום דיגיטלית על קובצי Microsoft Word ו-Excel, ו ישנן דרכים רבות בהן תוכל לחתום על קבצי PDF גַם.

אם אתה חותם דיגיטלית על מסמך, הוא יאשר שהמידע במסמך מקורו ממך ולא השתנה מאז שחתמת עליו. אז זה כמו טביעת אצבע וירטואלית או ייצוג אלקטרוני של החתימה בכתב היד שלך.

למרות שיש הרבה אפליקציות לחתימה על מסמכים באינטרנט, Microsoft Office מאפשר לך ליצור חתימות דיגיטליות בקובצי Word, Excel ו-PowerPoint. אין צורך לקחת תדפיס של מסמך, לחתום בעט, ואז לסרוק ולשלוח אותו. אתה יכול פשוט ליצור חתימה דיגיטלית בקובץ Office ולשלוח אותו באימייל.

הוספת חתימה דיגיטלית עוזרת להפוך את המסמך לאותנטי ורשמי. זה גם מבטיח אי-הדחה, מה שאומר שהוא מוכיח לכל הצדדים את מקור התוכן החתום.

יתרה מכך, לפי מיקרוסופט, חתימות בקבצי Microsoft Word, Microsoft Excel או Microsoft PowerPoint, אשר מוטבעים בזמן על ידי שרת חותמת זמן מאובטח, בנסיבות מסוימות, יש תוקף של א אישור נוטריוני.

כיצד להפוך חתימה דיגיטלית לרשמית

עליך להצטייד בתעודת חתימה דיגיטלית כדי לאשר את זהותך ולהפוך אותה לרשמי. כאשר אתה שולח קובץ Microsoft Office חתום דיגיטלית, האישור הדיגיטלי נכלל בו יחד עם מפתח ציבורי.

תעודות דיגיטליות מונפקות על ידי רשות אישורים (CA). תעודה תקפה לרוב לשנה ולאחריה על החותם לחדש או לקבל תעודת חתימה חדשה כדי לבסס זהות.

אם אינך רוצה לרכוש תעודה, או צריך לחתום על המסמך באופן מיידי, תוכל גם ליצור את התעודה שלך. ב-Windows, תהליך יצירת האישור שלך תלוי באיזו גרסת Windows אתה משתמש - Windows 10, 8, 7, Vista או XP.

למידע נוסף על שירותי אישור דיגיטלי או הנחיות ליצירת האישור שלך, בקר דף התמיכה הזה של Microsoft.

כיצד להוסיף חתימה דיגיטלית לקובץ Microsoft Office

ניתן להוסיף חתימות דיגיטליות לקובצי Word, Excel ו-PowerPoint. כדי להוסיף חתימה דיגיטלית, אתה צריך שיהיה לך קובץ מסמך פתוח של Word או גיליון אקסל. התהליך עבור Word ו-Excel דומה, אז בואו נבדוק כיצד להוסיף חתימה דיגיטלית על קובץ Word.

1. בקובץ ה-Word הפתוח, למשל, בסוף שבו אתה חותם על מסמך, מקם את המצביע במקום שבו אתה רוצה ליצור חתימה דיגיטלית.
2. הקלק על ה לְהַכנִיס לשונית. רשימת שורת החתימה תהיה בקבוצת הטקסט בצד ימין למעלה.
3. נְקִישָׁה חתימת Microsoft Office קַו. כרטיסיית הגדרת חתימה נפתחת למלא כמה שדות.
4. הוסף מידע רלוונטי בתיבת הדו-שיח Signature Setup: חתם מוצע: (זה יהיה השם שלך), כותרת החותם: (הייעוד שלך), ו כתובת האימייל של החותם: (כתובת האימייל שלך אם אתה רוצה לתת אותה).
5. לפי הנחיות לחתום, תהיה הוראת ברירת מחדל: לפני החתימה על מסמך זה, ודא שהתוכן שאתה חותם נכון. ניתן לשנות הוראה זו ולמטה יהיו שתי אפשרויות שתוכל להגדיר על ידי סימון תיבות סימון: אפשר לחתום להוסיף הערות בתיבת הדו-שיח חתום, והצג תאריך חתימה בחתימה קַו.
6. לאחר מילוי הפרטים, לחץ בסדר. כעת תוכל לראות שורת חתימה עם שמך ותואר מתחתיה.

כעת נראה כיצד להוסיף חתימה על שורת החתימה.

1. מקש ימני שורת החתימה בקובץ. לאחר מכן בחר סִימָן מהתפריט.
2. אתה יכול להוסיף את החתימה שלך בשלוש הדרכים הבאות:
   • אם אתה רוצה להוסיף שלט מודפס שלך, פשוט הקלד את שמך ליד איקס סֵמֶל.
   • אם יש לך תמונה של החתימה שלך, לחץ על בחר תמונה חתימה לשונית ולחץ בחר תמונה— סייר הקבצים ייפתח, ותוכל להוסיף את תמונת החתימה שלך על ידי גלישה דרך המחשב שלך.
   • שלישית, אם יש לך מחשב לוח, אתה יכול גם להוסיף חתימה בכתב יד על ידי חתימה ליד איקס על קו החתימה.
3. אתה יכול גם להוסיף פרטים על החותם (מה יהיה אתה), כמו תפקידך וכתובת מקום הייצור, על ידי לחיצה על פרטים לַחְצָן.
4. ואז בסוף, לחץ על סִימָן בתחתית.
5. תקבל בקשת אישור חתימה. לאחר מכן החתימה שלך תופיע על שורת החתימה במסמך שלך. כעת תוכל לשלוח את המסמך החתום הדיגיטלית שלך.

כיצד להסיר חתימה דיגיטלית

הסרת חתימה דיגיטלית היא עניין של כמה קליקים.

1. פתח את קובץ Microsoft Word או Excel עם חתימה דיגיטלית.
2. לחץ לחיצה ימנית על קו חתימה.
3. נְקִישָׁה הסר חתימה. תופיע הנחיה המבקשת ממך לאשר את מחיקת החתימה.

החתימה הדיגיטלית שלך תוסר מהמסמך. עריכת המסמך גם תסיר ממנו את החתימות.

כיצד להוסיף או להסיר חתימה דיגיטלית בלתי נראית

שלא כמו חתימה גלויה, חתימה דיגיטלית בלתי נראית אינה מוסיפה סימנים או טקסט במסמך. במקום זאת, חתימה בלתי נראית מוסיפה רק מטא נתונים לקובץ המסמך כדי להבטיח את האותנטיות של המסמך מבלי לשנות את תוכנו.

אתה יכול להוסיף חתימה דיגיטלית בלתי נראית לקובץ Microsoft Office באמצעות השלבים הבאים:

1. פתח את מסמך Word, Excel או PowerPoint ולחץ קוֹבֶץ. ה מידע המדור ייפתח.
2. בחר הגן על מסמך.
3. לאחר מכן, מהתפריט הנפתח, בחר הוסף חתימה דיגיטלית.
4. תיבת החתימה הדיגיטלית תיפתח. הקלד את מטרת החתימה על המסמך בתיבת הדו-שיח.
5. לאחר מכן לחץ סִימָן.
6. ה מידע לאחר מכן יראה שהמסמך נחתם וסומן כסופי.

לאחר חתימה דיגיטלית של קובץ, הוא יהפוך למסמך לקריאה בלבד כדי למנוע שינויים נוספים.

קל גם להסיר חתימה דיגיטלית בלתי נראית.

1. פתח את הקובץ עם החתימה הדיגיטלית הבלתי נראית. תראה שתי הודעות למעלה - אחת שהמסמך מסומן כסופי, והשנייה שאומרת שהמסמך מכיל חתימות חוקיות.
2. בשני חתימות שורת הודעה, לחץ על צפה בחתימות. ה חתימות חלונית תיפתח בצד ימין של המסמך.
3. לחץ על חֵץ ליד שם החתימה.
4. לאחר מכן לחץ הסר חתימה מהתפריט הנפתח.
5. לבסוף, לחץ כן בהנחיה שמופיעה. והחתימה הדיגיטלית הבלתי נראית שלך תוסר.

תן למסמכי המשרד שלך אותנטיות ואבטחה עם החתימה הדיגיטלית שלך

חתימות דיגיטליות מוסיפות שכבה של אמון ואותנטיות למסמכים שלך. זה משרה אמון אצל משתפי הפעולה שלך ובמקבלי המסמכים שלך.

יתרה מכך, יש לך שקט נפשי שהמסמכים שלך מאובטחים ולא ניתן להתעסק בהם. אז הפוך את העסקאות הרשמיות והאישיות שלך לקלות יותר ובטוחות על ידי הוספת חתימות דיגיטליות לקבצי Microsoft Office שלך.

כיצד לחתום דיגיטלית על מסמך Microsoft Word

קרא הבא

על הסופר