ברוב סביבות העבודה, תהליכי זרימת העבודה שלך בדרך כלל כבר קיימים כדי שתוכל לעקוב אחריהם. כפרילנסר, לעומת זאת, זה משהו שתצטרך לפתח וליישם בעצמך. זה יכול להיות מאיים בהתחלה - אבל אחרי כמה ניסויים, הגמישות לבחור תיעוד זרימת עבודה משלך יכולה להעצים.
למה לטרוח לתעד את תהליך זרימת העבודה שלך?
רגע - אם אף אחד לא מכריח אותך לתעד את זרימת העבודה שלך, למה לטרוח? האם זה לא מה זה "להיות הבוס של עצמך"?
זה נכון: כפרילנסר, אתה יכול להחליט לא לתעד הרבה מכלום אם אתה לא רוצה. אבל מתעד תהליך זרימת העבודה שלך יכול לעזור לך להקציב זמן, לשמור על מערכות יחסים טובות יותר עם לקוחות, ולחייב את העבודה שלך.
אולי תנסה לעשות בלי לתעד לזמן מה. אבל ככל שקריירת הפרילנסרים שלך תימשך, סביר להניח שתמצא את עצמך מתעד יותר ויותר. זה יכול להיות תהליך ארוך וכואב. לקחת קצת זמן כדי להגדיר את התיעוד שלך היא בהחלט הדרך הקלה והרכה יותר.
חזות את תהליך זרימת העבודה שלך
תיעוד תהליך זרימת העבודה שלך יכול להיראות די מופשט ומבולגן אם אתה לא רגיל לזה. יתר על כן, זה יכול להיראות די שונה בהתאם לסוג העבודה שאתה עושה. כדאי לשקול לעקוב אחר מאמר זה באמצעות פרויקט שכבר השלמת. זה יכול לעזור לך להבין איך פרויקט מתקלקל.
1. פרק את המשימה שלך
הצעד הראשון הוא פירוק המשימה שלך לחלקים. ככותב או עורך, זה עשוי להיות המתאר של ספר או מאמר. אם אתה אמן, אלה עשויים להיות מישורים שונים או מרכיבים שונים של היצירה הסופית. לא משנה מה תעשה, המשימה אמורה להתפרק בדרך כלל לשלבים הניתנים לכימות שמתחברים יחד ליצירת פרויקט הגמר.
פירוק המשימה שלך לחלקים חשוב ממספר סיבות. ראשית, זה יהווה את החלקים הנעים הבסיסיים של תיעוד זרימת העבודה שלך. יתר על כן, זה יכול לעזור לך מבחינה פסיכולוגית. גם אם אתה לא גדול בתיעוד, פירוק משימה לחלקים יכול לעזור לפרויקט גדול להרגיש יותר ניהול.
2. צור רשימת תיוג ותרשים זרימה חזותי
לאחר שפירקת את המשימה שלך, הפוך כל אחד מהחלקים לפריט ברשימת בדיקה. כמו פירוק המשימה שלך מלכתחילה, יצירת רשימת בדיקה משרתת שתי מטרות: היא עוזרת לך לעקוב אחר ההתקדמות שלך, והיא עוזרת לך להעביר את ההתקדמות שלך ללקוחות. יתכן ויעזור לך להפוך את רשימת המשימות שלך לתרשים זרימה חזותי.
זה שימושי במיוחד אם לפרויקט שלך יש מספר שלבים. לדוגמה, אם אתה עורך ספר, ייתכן שיהיה צורך לתאר, לנסח, לצטט ולערוך כל פרק. פירוט של משהו כזה ברשימת בדיקה של נייר יהיה מבולגן, במיוחד אם אתה עובד עם מספר משימות בו-זמנית, או שהמשימות יכולות להעביר את השלבים הלוך ושוב.
הפתרון שבו אתה משתמש עבור סוג זה של הגדרה יכול להיות תלוי עד כמה אתה אוטונומי. אם אתה עובד פחות או יותר בוואקום (כפי שעושים פרילנסרים מסוימים), תרשים הזרימה החזותי שלך עשוי להיות הערות דביקות על לוח. אם אתה עובד בשיתוף פעולה הדוק עם הלקוח שלך או עם קבלנים אחרים, ייתכן השתמש בפלטפורמת זרימת עבודה ניתנת לשיתוף כמו Trello.
3. הגדר יעדים ויעדים
שלב זה עשוי להיראות מעט מיותר. למה אתה צריך יעדים ויעדים אם כבר יש לך רשימת בדיקה?
אפילו עם רשימת בדיקה, אתה לא יכול לעשות את כל הפרויקט בבת אחת. אתה עדיין צריך להחליט כמה מהפרויקט שלך אתה רוצה להסתיים ביום או בשבוע, או רק בין הצ'ק אין עם הלקוחות שלך.
כדי לחזור לדוגמה של הספר, האם אתה רוצה לשרטט את כל הפרקים לפני ניסוח אחד מהפרקים? האם אתה רוצה להתחיל לנסח פרק אחד כשהפרק הקודם טרם נערך? אלו שאלות שרק אתה יכול לענות עליהן. עם זאת, מענה מראש יכול לעזור לך להישאר מאורגן.
שוב, יעדים ויעדים ברורים יכולים להשאיר אותך בטופ של הפרויקט שלך אבל יכול גם לעזור לך תקשר עם הלקוח שלך לגבי איך הפרויקט מתקדם - ואיך אתה מצפה שהוא יגיע לְאוֹרֶך.
4. תקציב וזמן מעקב
כשמחליטים על היעדים והיעדים שלך, זה הזמן להתחיל לתקצב את הזמן שלך.
כמה זמן יש לך להשלים את כל הפרויקט? כמה זמן יש לך להקדיש לפרויקט הזה במסגרת הזמן הזו? כמה מהזמן הזה יהיה צורך להקצות לכל מטרה? האם יש לך את כל הזמן שבעולם, או שאתה צריך לתעדף ואולי ללכת בלי כמה תוספות לעמוד בזמנים?
אם אתה מקבל תשלום לפי שעה, אתה כמובן תעקוב אחר הזמן שלך. רק זכרו לציין כמה מהזמן הזה נכנס לכל שלב של הפרויקט. כך, יהיה לך מושג טוב יותר כמה זמן תזדקק, גם בהמשך הפרויקט הזה וגם בעת תקצוב זמן לפרויקטים עתידיים.
אם אתה מקבל תשלום לפי פרויקט או תוצר, כפי שעושים פרילנסרים מסוימים, זה יכול להיות מפתה לא לעקוב אחר זמן בכלל. עם זאת, שוב, הבנה כיצד אתה מנצל את הזמן שלך יכולה לעזור לך להפוך לפרילנסר טוב ויעיל יותר. לכן, שקול לעקוב ולקצוב את הזמן שלך - גם כשאף אחד לא מייצר אותך.
סקירה, מעקב ואופטימיזציה
לאורך פרויקטים בודדים ולאחר כל פרויקט, הקדישו זמן להרהר בתיעוד תהליך זרימת העבודה שלכם. האם היו דברים שמצאת את עצמך מתפרקים עוד יותר ככל שהלכת? האם חלק מהמשימות לקחו לך יותר או פחות זמן ממה שציפית? האם המטרות שלך היו גדולות מכדי להיות מציאותיות או קטנות מכדי להועיל?
ביצוע עבודה מסוג זה במהלך פרויקט יכול לעזור לך לעבוד בצורה יעילה ככל האפשר למשך שאר הפרויקט. ביצוע עבודה מסוג זה בין פרויקטים יכול לעזור לך לתת הצעות מחיר מדויקות יותר ללקוחות עתידיים, יחד עם תקצוב זמן משלך בדרכים ניתנות לניהול ויעילות.
אתה שווה את העבודה
רוב הלקוחות אינם מבקשים במפורש תיעוד זרימת עבודה. זה יכול להיות קל לקבל "ראיית מנהרה עצמאית", שהיא האילוץ לא לעשות שום דבר מעבר למה שהלקוח דורש במפורש. אבל לעשות קצת עבודה נוספת כדי לכוונן את התזמון שלך יכול לעזור לך להפוך לפרילנסר יעיל יותר. וזה טוב לכולם.
