נמאס לכם לחפש מסמכים חשובים? למד כיצד לבצע דיגיטציה של הניירות שלך ולארגן את חייך בצורה דיגיטלית.
עומס נייר יכול להיות מעצבן להיפטר ממנו, במיוחד כאשר יש ערימות בכל מקום. לא משנה כמה אתה זהיר, נייר נערם, וארגון כמויות גדולות של נייר יכול להיות מכריע.
עם זאת, אימוץ גישה ידידותית לסביבה לארגון נייר ושימוש במערכת דיגיטלית שומר על המרחב שלך נקי ונוח. להלן כמה שלבים שיעזרו לך להעלים את העומס בנייר ולארגן את חייך בצורה דיגיטלית.
1. העריכו את המצב הנוכחי שלכם
פירוק וארגון החלל שלך יכולים להיות תהליך מכריע ומלחיץ. בתחילה, ייתכן שתרגישו לא בטוחים כיצד והיכן להתחיל את תהליך הניקיון. אבל לקחת כמה דקות כדי להעריך את מצב עומס הנייר הנוכחי שלך לפני הצלילה לתוך מהפך דיגיטלי שלם עוזר מאוד.
אתה יכול להתחיל בסיווג המסמכים שלך לפי חשיבותם. לאחר מכן, קבע היכן יש לך הכי הרבה ניירות, כמו מגירות משרדיות, שולחן עבודה או מדפי ספרים. כמו כן, קבע אילו התקני אחסון ומשאבים תזדקק לארגון דיגיטלי, כמו א פתרון אחסון בענן בחינם, סורק תמונות ויישומים ניידים.
הערכת השטח שלך מקלה על פינוי העומס ומאפשרת לך לתכנן אסטרטגיה יעילה לדיגיטציה. אתה יכול אפילו לדמיין את המערכת הדיגיטלית שלך ואת סביבת העבודה החדשה שלך כדי להניע אותך למשימות הבאות.
2. דיגיטציה של ניירת קיימת
אתה יכול לחפש מסמך ספציפי אבל לא יכול למצוא אותו מכיוון ששולחן העבודה שלך מכוסה בערימות של ניירות, חשבונות ישנים, קבלות ודואר אלקטרוני מודפס. דיגיטציה של הניירת שלך פירושה שאתה כבר לא צריך לשמור או לאחסן ערימות של מסמכים וחשבוניות. לא תצטרך לחפש בארונות תיוק ומגירות כדי למצוא קבצים ספציפיים.
הפוך את הניירת שלך לדיגיטלית על ידי סריקה ואחסון שלהן, מה שמאפשר לך לאחזר מידע בכל עת שצריך. אתה יכול להשתמש בסורק תמונות או אפליקציות סורק בסמארטפון האייפון והאנדרואיד שלך כדי ללכוד את המסמכים שלך. לאחר מכן, תוכל לשמור את הסריקות שלך כ-JPG או PDF. זה יאפשר לך לשתף את הקבצים שלך בקלות עם אחרים, ולבטל את הצורך להרכיב ולשלוח מסמכים באמצעות שליח.
3. אפשר חיוב מקוון והצהרות
תאר לעצמך שאתה מקבל את כל החשבונות, הקבלות והדוחות הכספיים שלך בדוא"ל. לא יהיה צורך לחטט בערימות של קבלות וחשבוניות בחיפוש אחר תלוש מסוים, והמקום שלך יהיה פנוי מנייר.
באמצעות חיוב והצהרות מקוונים, אתה מפחית באופן משמעותי את כמות העומס הנייר סביבך. זה מאפשר לך לתרגל שימור סביבתי על ידי הפחתת ההשפעה הסביבתית של ייצור נייר.
אתה יכול לקבל את כל החשבוניות והקבלות שלך באינטרנט, מה שהופך אותם לנגישים בקלות דרך המכשיר הנייד או המחשב הנייד שלך. חיוב מקוון גם עוזר לך לעקוב אחר היסטוריית התשלומים שלך ולתעד עסקאות והוצאות.
חוץ מזה, רבים אפליקציות למנהל קבלות ו אפליקציות חשבוניות בחינם מציעים תכונות כמו מעקב אחר הוצאות ותזכורות תשלום, המאפשרות לך להישאר מעודכן ולהימנע מתשלומים שהוחמצו.
4. אוטומציה של חתימת מסמכים דיגיטליים
העולם הפך להיות כל כך דיגיטלי שאתה יכול בקלות לתמרן את הטרחה של חתימה על מסמכים עם עט על נייר. עם אפליקציות לחתימת מסמכים מקוונות, תוכל לחסוך זמן ולבטל את עומס הנייר שנוצר על ידי הדפסה וחתימה על עותקים פיזיים של מסמכים.
כמה פלטפורמות חתימה על מסמכים דיגיטליים מציעות גם הצפנת נתונים כאמצעי אבטחה, צמצום הסיכון לשיבוש מסמכים.
אימוץ תרגול חתימה על מסמכים דיגיטלי עוזר לך לטפח חשיבה נטולת נייר, לאן אתה מגיע פתוח יותר לאימוץ שיטות אחרות של ניקיון נייר וארגון אורח החיים שלך בצורה דיגיטלית.
5. אחסן מסמכים בענן
אחסון בענן הפך לאחת הדרכים החדשניות ביותר בעולם לאחסון ושימור נתונים רגישים. זוהי דרך מצוינת לשמור על נייר השטח שלך נקי ומאורגן. לא תצטרך יותר לאחסן או לשמר עותקים פיזיים רבים של ניירות, מה שמבטל את הצורך לשמור מסמכים בארונות, קלסרים ומדפים.
אחסון הקבצים שלך בענן גם עוזר לך לנהל ולארגן את המסמכים שלך טוב יותר. פלטפורמות אחסון ענן רבות מספקות כלים לארגון קל, המבטיחות שליפה קלה של קבצים. טכנולוגיית אחסון בענן מציעה גם שירותי אבטחה מתקדמים ששומרים על המסמך שלך, ומאפשרים לך לשתף קבצים עם אחרים בבטחה.
כאשר אינם מאוחסנים כראוי, מסמכים פיזיים מועדים יותר לנזק, אובדן וגניבה. עם זאת, אחסון הקבצים שלך בענן מבטיח שימור לטווח ארוך, הגנה על המסמכים שלך מפני נזק ומיקום שגוי.
יתר על כן, אחסון בענן מציע מקום רב לאחסון מסמכים רבים ככל שתרצה ולהעבירם לאחרים באמצעות המכשיר הנייד או המחשב הנייד שלך.
6. הגדר את ברירת המחדל של מדפסת לדו צדדית
הדפסה דו-צדדית כוללת התאמה אישית של המדפסת שלך להדפסה משני צידי הנייר באופן אוטומטי. זה עוזר להפחית את כמות העומס הנייר בחלל שלך.
הדפסת פחות נייר פירושה צמצום מספר המסמכים שאתה מאחסן פיזית בארונות ובמדפים שלך. זה גם מעודד אותך למזער את השימוש בנייר ולכוון לסביבה ואורח חיים נקיים מבלגן.
הדפסה דו-צדדית לא רק עוזרת לך לחתוך את נפח העומס בנייר בחצי; זה גם מאפשר לך לחסוך בעלויות נייר ומקדם שימור סביבתי על ידי הפחתת מספר העצים המשמשים לייצור נייר.
7. בטל מגשי נייר/מכתבים בשולחן העבודה
מגשי נייר שולחניים הופכים לעתים קרובות למקום נוח לערום ניירות נכנסים, מה שגורם לעומס בנייר. אתה יכול להתחיל לארגן את חייך בצורה דיגיטלית על ידי ביטול מגשי הנייר שלך. כן, שמירה על מגשי נייר יכולה להיות מפתה, במיוחד כאשר אתה רוצה גישה נוחה לקבצים שלך.
עם זאת, אם אתם רוצים סביבת עבודה נקייה ומאורגנת, כדאי שתבחרו בגישה דיגיטלית לארגון נייר. עם מגשי נייר מחוץ לדרך, אתה יכול לעבד ולנהל מסמכים נכנסים מהר יותר ולשמור על שולחן מסודר.
בנוסף, תבזבז פחות זמן בארגון וניקוי מגשי נייר לשולחן כאשר אתה מאחסן ומנהל את המסמכים שלך בצורה דיגיטלית. ביטול מגשי נייר גם עוזר לך לפתח חשיבה נטולת עומס, ומשפיע עליך לאמץ אורח חיים מאורגן יותר.
מעבר לחלל נטול נייר
זה נורמלי שנייר מצטבר עם הזמן בזמן העבודה. עם זאת, אימוץ גישה דיגיטלית לארגון המסמכים שלך ושמירה על שטח נטול נייר היא דרך יעילה ובת קיימא יותר לנהל את העסק והחיים שלך.
תגלה שדיגיטציה של הנייר שלך עוזרת לך לארגן את חייך האישיים והעבודה ביעילות. זה גם נותן עדיפות למסמכים חיוניים, מה שהופך אותם לנגישים בקלות ומאוחסנים טוב יותר.